Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.
Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц.
Основными объектами базы данных: таблицы; формы; запросы; отчеты; макросы; модули.
Для создания этих объектов и их редактирования имеются специальные средства конструирования. Каждый объект имеет свои свойства, определяя которые можно его настроить.
Таблицы являются главным хранилищем данных в базе данных.
Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц по заданному в нем условию. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы, можно также создать новые таблицы.
Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных на экране дисплея в удобном для пользователя виде. Форму можно также вывести на печать.
Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Предварительно отчет можно просмотреть на экране.
Макрос - это описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. С помощью макросов можно выполнять такие действия, например, как открытие какой либо формы, таблицы или отчета, выход из Aсcess и др.
Установка связей между таблицами.
Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения. Связь устанавливается на схеме данных. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.
Access позволяет устанавливать связи следующих типов:
Связь один-к-одному, при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.
Связь один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.
Связь многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.
Фильтрация записей
Фильтрация – это способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Установить критерий отбора можно с помощью следующих команд: фильтр по выделенному; исключить выделение; изменить фильтр; расширенный фильтр.
Фильтр по выделенному отбирает записи в таблице на основании текущего выделения (выделяется значение поля). Фильтр обладает свойством накопления условий отбора. Условия добавляются одно к другому и образуют итоговый критерий, связывающий условия отбора логической функцией «И». Функция «Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.
Команда Изменить фильтр позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ».
Команда Расширенный фильтр позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». В результате выполнения команды появится окно расширенного фильтра для формирования условия отбора (фактически запроса).
Команда Применить фильтр позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.
