1. В зависимости от издавшего документ автора и сферы его использования:
1) официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
2) персональный (личный) документ – документ, удостоверяющий личность человека, его права и обязанности.
3) документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
2. По способу фиксации информации:
1) изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
2) графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
3) аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
4) кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
5) фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
6) иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
7) текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
8) фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
9) письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
10) рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
11) машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
12) документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно - вычислительной машиной.
3. В зависимости от организационно-распорядительной деятельности:
1) организационно-правовые документы (Устав, Положение, Инструкция);
2) распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, указы, приказы);
3) коммуникативные документы (объяснение, деловое письмо);
5) кадровая документация. Конкретный перечень документов по кадровому делопроизводству установлен Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Например, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу, Личная карточка работника, N Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу и др.
4. В зависимости от источника поступления:
1) входящие (поступившие в организацию):
А) правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов ГД ФС РФ и др.);
Б) ведомственные (поступающие из министерств, агентств, служб, региональных органов исполнительной власти);
В) обращения граждан.
2) исходящие (отправляемые из организации);
3) внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях (приказы, распоряжения и т.д.).
5. По срокам хранения:
1) документы постоянного хранения (свыше 10 лет);
2) документы временного хранения (до 10 лет).
6. По форме представления:
1) подлинник - первый или единичный экземпляр официального документа;
2) оригинал – является синонимом «подлинника». Составленный в нескольких экземлпярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).
3) копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
4) дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
7. По способу получения копии:
1) факсимильная копия – воспроизводит все детали подлинника (например, фотокопия или ксерокопия);
2) свободная копия – воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра на пишущей машинке или с использованием иных технических средств без графического соответствия подлиннику.
Свойства документов:
а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления (Н. С. Ларьков).
Функции документа можно разделить:
1. На общие (сущностные) и специальные (прикладные). К общим функциям относятся:
1) информационная: любой документ является носителем информации, его цель – сохранить эту информацию во времени пространстве. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.
2) социальная: всякий документ является выражением той или иной социальной потребности.
3) коммуникативная: документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными учреждениями, должностными лицами. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
o документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
o документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы)[3].
4) культурная: документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.
2.
3. Функции первичного и второго порядка,
4. На явные и скрытие (латетные).
Контрольные вопросы:
1. Что понимают под документом?
2. Назовите признаки документа?
3. Дайте понятие способам документирования.
4. Как соотносятся понятия «способ документирования» и «средство документирования»?
5. В каком нормативном документе закреплены состав реквизитов и требования по их оформлению?
Задания для самостоятельной работы:
1. Найти и выписать из нормативных актов, научной и периодической литературы различные трактовки понятия «документ», а также выявить достоинства и недостатки каждого понятия.
2. Используя приложения к данному пособию, выписать на примере конкретного процессуального документа реквизиты, используемые при его оформлении.
