Microsoft Access - первая СУБД для персональных компьютеров, созданная для работы в среде Windows и несущая в себе многие черты новых инструментальных средств для разработки файл-серверных приложений. Эта система ориентирована как на конечных пользователей, так и на профессиональных программистов, облегчая и тем, и другим разработку и доступ к БД, быстрое создание информационных приложений с графическим интерфейсом. Система может работать в следующих версиях операционных систем: Windows 3.1, Windows 95 и Windows NT. Пакет Microsoft Access 2.0 полностью поддерживает кириллицу, в частности, сортировку данных в соответствии с русским алфавитом. Microsoft Access является составной частью семейства программ Microsoft Office. Все семейство основано на IntelliSense - интеллектуальной технологии, которая "чувствует", что нужно пользователю, и дает требуемый результат, автоматически выполняя рутинные операции и упрощая сложные задачи. Например, наличие десятков мастеров (Wizards), помогает автоматизировать массу операций от создания форм до написания программ. От пользователя требуется ответить лишь на несколько простых вопросов. Ниже приводится перечень некоторых необходимых мастеров:
мастер Table Wizards;
мастер Command Button Wizards;
мастер Form Wizards;
мастер Report Wizards;
мастер Mail Merge Wizards.
Мастер Table Wizards создает структуры базы данных и таблиц таким образом, что пользователи могут сразу же получать результаты.
Мастер Command Button Wizards создает функциональные кнопки, что избавляет пользователя от потребностей в программировании.
Мастера Form Wizards и Report Wizards используются при создании сложных форм и отчетов. Для создания более простых форм и отчетов можно использовать такие функции как Автоформа (AutoForm) и Автоотчет (AutoReport).
Мастер Mail Merge Wizard работает совместно с Microsoft Word, облегчая подготовку почтовых рассылок - необходимо только выделить данные для слияния или документ, который необходимо отослать.
MS Word можно также использовать для непосредственной работы с данными в Microsoft Access. В Microsoft Access имеются службы Графического конструктора связей (Graphical System Relationships Builder) и Графического запроса (Graphical query). Эти средства позволяют не только создать базу данных, но и наглядно сконструировать ее, что приближает Microsoft Access к CASE-средствам. Графический конструктор связей позволяет интуитивно конструировать базу данных, используя мышь для организации связи между таблицами, а функция Графического запроса упрощает создание даже очень сложных запросов - все что нужно, это мышью соединить поля, которые нужно включить в запрос. В Microsoft Access существуют функции и технологии, увеличивающие скорость и упрощающие использование конечных средств. К ним относятся:
технология Rushmore;
быстрая сортировка (QuickSort);
средство наиболее часто выполняемых запросов (Top Value queries).
Технология Rashmore ускоряет выполнение запросов в 100 раз по сравнению с версией 1.0 Microsoft Access. Быстрая сортировка мгновенно сортирует данные пользователя. Средство поддержки наиболее часто выполняемых запросов позволяет быстро выбрать наиболее важные для пользователя данные (например, 10 основных заказчиков, 15 основных адресатов и т.д.).
В Microsoft Access имеется ряд средств для совместного использования информации с другими приложениями. OfficeLinks с применением технологии OLE 2.0 позволяет передавать информацию из одной программы в другую. С помощью кнопок Analyze It и Publish It пользователь может перенести данные в Excel или Word для анализа, включения в отчет или слияния с другими данными для отправки почты. Наличие кнопки Mail It облегчает обмен информацией с другими членами рабочей группы - пользователь может послать информацию через Microsoft Mail или другую программу электронной почты.
Microsoft Access может работать с большинством форматов файлов (напрямую или через импорт/экспорт) - это позволяет пользователю максимально использовать имеющиеся наработки, поскольку Microsoft Access обеспечивает полную поддержку Btriеve, dBASE III PLUS и dBASE IV, Microsoft FoxPro 2.x, Paradox, Miсrosoft SQL Server, SYBASE SQL Server. Кроме того, возможно использование драйверов ODBC для доступа к другим базам данных.
Microsoft Access представляет мощный инструментарий для разработчика. Универсальная среда разработчика со встроенным отладчиком обеспечивает возможности программирования на уровне Microsoft Visual Basic. Управление событиями позволяет настраивать приложение в процессе исполнения, облегчая создание надежных приложений. Каскадные обновления и удаления помогают поддерживать целостность данных. Проверка правильности ввода на уровне процессора данных сохраняет целостность данных приложения - если разработчик создает правило ввода данных, пользователи могут его обойти.
Конструктор Меню (Menu Builder) предоставляет графический инструментарий для создания меню без программирования. Скорость разработки в Microsoft Access можно повысить с помощью двух отдельно поставляемых пакетов: Microsoft Access Solutions Pack и Microsoft Access Developer's Toolkit. Microsoft Access Solutions Pack содержит четыре готовых универсальных приложения для информационного обеспечения бизнеса:
Sales Manager - облегчает хранение, отслеживание и нахождение информации о контактах с заказчиками и деловых возможностях;
Asset Tracker - помогает при учете и управлении активами;
Registration Desk - упрощает рутинную, но необходимую работу по регистрации событий;
Service Desk - повышает качество услуг, помогая обрабатывать заявки на обслуживание, от регистрации до завершения обработки и проверки.
Microsoft Access Developer's Toolkit содержит инструменты, необходимые для создания приложений для Microsoft Access, такие как компилятор справок, исполняемая версия Microsoft Access, Microsoft Graph, Setup Wizard, документацию и пример программ создания объектов, обеспечивающих доступ к данным, мастеров и кнопок управления OLE 2.0, справочник по Microsoft Access (Microsoft Access Language Reference) и Руководство для опытного пользователя (Advanced Topics).
