Null. Значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. В Visual Basic ключевое слово Null указывает значение Null. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null.
Пустая строка. Строковое значение, не содержащее символов. Пустая строка используется для указания того, что значение для этого поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела ("").). В некоторых случаях пустое значение показывает, что могут существовать данные, которые в настоящий момент неизвестны. В других ситуациях пустое значение указывает, что поле не относится к конкретной записи.
Например, если таблица «Клиенты» содержит поле «Факс», это поле может остаться пустым, когда неизвестен точный номер факса заказчика или сам факт наличия факса у этого заказчика. В этом случае пустое поле имеет значение Null, указывающее, что точное значение неизвестно. Если в дальнейшем выяснится, что у клиента нет факса, можно будет ввести в поле пустую строку, указывающую, что значение отсутствует.
Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки.
Индекс – это упорядоченный список значений со ссылками на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые (из одного поля) и составные (из нескольких полей). Применение индексов имеет и недостатки: при модификации таблицы каждый раз обновляется индекс, что замедляет работу. Поэтому индексы надо создавать только для тех полей, по которым часто производится поиск.
Создание простого индекса: для поля выбрать свойство Индексированное поле и установить значение Да (Допускаются совпадения).
Создание составного индекса осуществляется в специальном диалоговом окне:
· в режиме Конструктора на панели нажать кнопку Индексы;
· в появившемся окне «Индексы» в первой пустой строке поля Индекс ввести имя индекса;
· в поле Имя индекса по стрелке раскрыть список полей и выбрать первое поле, входящее в составной индекс;
· в следующей строке поля Имя поля указать следующее индексируемое поле, при этом для данной строки поле Индекс остается пустым;
· повторить до тех пор, пока все необходимые поля будут включены в индекс (можно до 10 полей);
· установить в нижней части окна свойства индекса: ключевое поле (да/нет)
Свойство Сжатие Юникод для поля – для хранения информации полей типа "текстовый", "мемо", "гиперссылка" используется кодировка "Юникод", в которой каждый символ представлен двумя байтами, а не одним (для решения проблемы национальных языков). В результате для данных указанного типа требуется больше места, поэтому надо установить для этого свойства опцию "да".
Свойство «режим IME» - позволяет задать параметры, управляющие работой Input Method Editor - программа, обеспечивающая ввод текста на восточноазиатских языках в приложениях путем преобразования нажатий клавиш в сложные знаки этих языков. IME рассматривается как дополнительный вид раскладки клавиатуры.) для поля таблицы или элемента управления формы.
Для данных типа Счетчик есть свойство Новые значения. Принимает одно из значений – последовательные и случайные. Значение по умолчанию – последовательные.
После определения полей таблицы и их свойств необходимо определить первичный ключ таблицы,если он еще не определен.
В данной СУБД можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ, составной ключ.
Для определения ключа выделяются поля таблицы (для выделения нескольких полей используют одновременно клавишу Ctrl) и на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле или выполняется команда Правка - Ключевое поле. Поля, образующие первичный ключ, слева отмечаются знаком ключа обычного замка. Для ключевого поля (состоящего из одного или нескольких полей таблицы) автоматически создается индекс. В этом можно убедиться, если посмотреть информацию об индексах, нажав на панели инструментов кнопку Индексы или выполнив команду Вид – Индексы. В появляющемся окне индекс первичного ключа имеет имя Primary Key. В столбце Поле перечисляются имена полей, составляющих индекс и, следовательно, первичный ключ. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записи.
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При согласии будет создано ключевое поле с именем Код типа Счетчик.
После задания полей таблицы и их свойств целесообразно кнопкой Свойства на панели инструментов или командой Вид – Свойства вызвать окно
Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в запись таблицы (условие на значение для поля задается в свойствах поля). Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
Свойство Фильтр определяет подмножество записей, выводящихся после применения фильтра таблице (или к форме, запросу). Свойство Фильтр используется для сохранения фильтра, который предполагается применять в дальнейшем. Фильтры сохранятся вместе с объектами, в которых они созданы. Сохраненные фильтры автоматически загружаются вместе с объектами, но при этом не применяются автоматически. Для применения сохраненного фильтра к таблице следует нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Кнопка Применить фильтр служит индикатором состояния свойств Фильтр. Пока отсутствует фильтр, который можно применить, эта кнопка является недоступной. Если существующий фильтр уже применен, кнопка Применить фильтр выводится нажатой.
Свойство Порядок сортировки (OrderBy) определяет порядок сортировки записей в таблице. Значение свойства Порядок сортировки задается с помощью списка имен полей, по которым проводится сортировка записей. Если указано несколько имен, необходимо разделять их запятой (,).По умолчанию сортировка выполняется по возрастанию. Для сортировки записей по убыванию следует ввести через пробел ключевое слово DESC в конце списка полей. Например, для сортировки записей о клиентах по убыванию укажите для свойства Порядок сортировки значение "Название DESC".
Для окончания работы с конструктором нужно закрыть его окно. При этом пользователю первый раз предлагается задать имя таблицы (по умолчанию таблицам присваиваются имена Таблица1, Таблица2 и т.д.), а при повторных работах с таблицей подтвердить необходимость сохранения изменений в таблице.
Переход в режим Конструктора может быть выполнен на любой стадии разработки и эксплуатации информационной технологии, но обычно работа с Конструктором таблицы является завершающей стадией в создании таблицы.
Любая задача обработки информации и принятия решений может быть представлена в виде схемы, показанной на рис. 1.11.
В качестве составных частей схемы выделяются информация (входная и выходная) и правила ее преобразования. Правила могут быть в виде алгоритмов, процедур и эвристических последовательностей.
Алгоритм — последовательность правил перехода от исходных данных к результату. Правила могут выполняться компьютером или человеком.
Данные — совокупность объективных сведений.
Информация — сведения, неизвестные ранее получателю информации, пополняющие его знания, подтверждающие или опровергающие положения и соответствующие убеждения. Информация носит субъективный характер и определяется уровнем знаний субъекта и степенью его восприятия. Информация извлекается субъектом из соответствующих данных.
Знания — совокупность фактов, закономерностей и эвристических правил, с помощью которых решается поставленная задача.
Последовательность операций обработки данных называют информационной технологией (ИТ). В силу значительного количества информации в современных задачах она должна быть упорядочена. Существует два подхода к упорядочению.
1. Данные связаны с конкретной задачей (технология массивов) — упорядочение по использованию. Вместе с тем алгоритмы более подвижны (могут чаще меняться), чем данные. Это вызывает необходимость переупорядочения данных, которые к тому же могут повторяться в различных задачах.
2. Другая, более широко используемая технология баз данных, — упорядочение по хранению.
Под базой данных (БД) понимают совокупность хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование для одного или нескольких приложений.
Существует две информационные технологии организации данных: технология массивов и технология баз данных.
В технологии массивов для каждого алгоритма приложения формируется своя система таблиц. Покажем это на простейшем примере.
Для вычисления по алгоритму у = ах + Ь, где а и b — константы, потребуются входная и выходная таблицы (табл. 1.9 и 1.10).
Таблица 1.9
Входная
Порядковый номер
а
b
X
Таблица 1.10
Выходная
Порядковый номер
а
b
X
У
Для приложения с алгоритмом у = ах формируются новые таблицы (без столбца b), для функции у = {ах + b)2 снова нужны дополнительные входная и выходная таблицы, хотя данные для вычислений уже имеются. Следовательно, существует избыточная информация.
Если использовать технологию баз данных, то для всех названных алгоритмов достаточно двух приведенных таблиц. Все необходимые преобразования данных осуществляются с помощью алгоритмов (программ) СУБД.
Таким образом, требуется минимальное количество данных, которые можно использовать для различных приложений (в данном примере — функций). Дублирование данных может проводиться лишь с позиций повышения надежности хранения данных в сверхбольших БД с объемом более 10 Гбайт.
Целью создания баз данных, как разновидности информационной технологии и формы хранения данных, является построение системы данных, не зависящих от принятых алгоритмов (программного обеспечения), применяемых технических средств и физического расположения данных в компьютере; обеспечивающих непротиворечивую и целостную информацию при нерегламентируемых запросах. БД предполагает многоцелевое ее использование (несколько пользователей, множество форм документов и запросов одного пользователя).
База знаний (БЗ) представляет собой совокупность БД и используемых правил, полученных от лиц, принимающих решения (ЛПР).
Наряду с понятием «база данных» существует термин «банк данных», который имеет две трактовки.
1.В настоящее время данные обрабатываются децентрализован но (на рабочих местах) с помощью персональных компьютеров (ПК). Первоначально же использовалась централизованная обработка на больших ЭВМ, размещенных, как правило, в отдельном помещении — вычислительном центре (ВЦ). В ВЦ стекалась вся информация с периферийных устройств. В силу централизации базу данных называли банком данных и потому часто не делают различия между базами и банками данных.
2.Банк данных — база данных и система управления ею (СУБД). СУБД (например, Access) представляет собой приложение для создания баз данных, как совокупности двумерных таблиц.
Приложение — программа или группа программ, предназначенных для выполнения стандартных работ. К таким приложениям относятся текстовые (например, Word), графические (CorelDraw) редакторы, электронные таблицы (Excel).
Из-за достаточной универсальности алгоритмов работы БД их стали называть алгоритмами приложений.
В силу большого разнообразия баз данных следует привести их классификацию. Для лучшего ее понимания введем необходимые основные термины. Остальные определения даны в последующих разделах.
