Понятие делового документа. Основные функции документов и их классификации.
Замечания.
Решение.
t(L1) = 3 + 4 +2 = 9, t(L2) = 5 + 6 = 11,
t(L3) = 1 + 2 +2 + 3 = 8.
Определение 51. Путь, имеющий наибольшую продолжительность, называется критическим путем.
В примере выше, критический путь L2.
В сети м. б. несколько критических путей.
Определение 52. Работы, лежащие на критическом пути, называются критическими работами.
Обозримость сетевого графика или его частей значительно облегчает восприятие существа всей системы, взаимосвязей всех работ, упрощает весь последующий процесс по руководству системой при ее реализации.
1. Для отыскания критического пути используются деревья. Например, в генетике они применяются для наглядного описания вероятностей независимых и равновозможных событий, составляющих полную группу.
2. Сети оказываются естественным и удобным средством для описания и анализа сложных проектов. Сетевые модели сложных комплексов работ были разработаны, и начали люди ими пользоваться лишь в 50-ых годах 20 века.
Сетевая модель была применена в США при создании баллистических ракет «Поларис». Сетевой график включал в себя более 10000 событий.
Первая и наиболее распространенная система планирования и управления в США носит название «ПСРТ». Американские специалисты подсчитали, что сети позволяют на треть сократить продолжительность работ.
Знакомясь с различными стилями современного русского литературного языка, мы говорили о том, что каждый стиль имеет разновидности, т.е. делится на подстили. Вспомним основные подстили официально-делового стиляи соответствующие им жанры:
– дипломатический(конвенция, нота, меморандум и т.д.);
– законодательный (закон, конституция, устав, акты и т.д.);
– управленческий, или административно-канцелярский (собственно официально-деловой) (заявление, приказ, доверенность, справка и т.д.).
Понятно, что наиболее востребованным будет умение составлять документы третьего типа, так как с ними мы постоянно сталкиваемся в своей трудовой и учебной деятельности. Отношения физических лиц с администрацией учреждений, в которых они работают или учатся, с предприятиями и службами сервиса по месту жительства, обращения в органы охраны порядка и паспортные столы – все это требует умения составлять определенного вида документы: заявления, справки, деловые письма, служебные записки и т.д.
В основе отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, которая может быть представлена в устной и письменной форме. Преобладающая в официально-деловом стиле письменная форма отношений называется также документированной формой, потому что в ее основе лежит составление документа.
Поскольку мы будем говорить о различного вида документах, остановимся на определении понятия «документ».Термин «документ» используется в России с XVIII века. Это слово восходит к латинскому documentum, что означает «доказательство, свидетельство», и имеет три основных значения:
1) письменное свидетельство (например, исторический документ);
2) письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер;
3) паспорт, удостоверение личности.
В рамках официально-делового стиля речи можно определить документкак зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документ отображает информацию о лицах, предметах, фактах и событиях.
Выделим основные функции документов:
1) информационная (предоставление и хранение информации);
2) коммуникативная (обмен информацией);
3) правовая (возможность использования в суде в качестве письменного доказательства).
Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц, или частных граждан.
Классификации документов:
1. По происхождению документы делятся на две группы:
· служебные (официальные);
· личные.
Служебные документы составляются в определенном порядке юридическим или физическим лицом и затрагивают интересы организации.
Личные документы касаются интересов конкретного лица.
2. По фактору адресации документы разделяют на
ü внутреннюю деловую переписку (ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения);
ü внешнюю деловую переписку (ведётся между разными организациями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами).
3. По содержанию и назначению выделяют
· организационно-распорядительные документы (закон, постановление, приказ, положение, устав, распоряжение, указание и т.д.);
· информационно-справочные документы (план, акт, отчёт, протокол, справка, служебная записка, деловое письмо и т.д.);
· дубликат (второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником).
Поскольку официальные отношения физических и юридических лиц носят формализованный характер, необходима систематизация документационного потока. Достижению этой цели способствует унификация и стандартизациядокументов.
Унификация – это приведение потока документов к единообразию. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов и удобства работы с ними.
Стандартизация – форма юридического закрепления принятых образцов. Единые правила и требования к составу и форме документов закреплены в ГОСТах. Современная документация должна быть составлена в соответствии со следующими стандартами:
· ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов. Термины, установленные этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации.
· ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Этот стандарт ввел новые реквизиты документов и изменения в их расположении. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.
Что включают в себя требования к оформлению документов?
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи) и др., которые называются реквизитами.
Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа.
Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но определено правилами составления данного документа. При подготовке документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа.
Обязательными реквизитами, которые обеспечивают юридическое значение документов, являются:
· наименование организации (должностного лица) – автора документа;
· наименование вида документа (заявление; доверенность и т.п.);
· дата документа;
· регистрационный номер;
· гриф утверждения документа;
· текст;
· подпись;
· печать.
Правила оформления реквизитов подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Остановимся на правилах оформления даты документа (реквизит 11).
Дата – один из наиболее важных реквизитов любого документа, так как ее отсутствие делает документ недействительным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2012 года нужно написать так: 01.09.2012. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2012 г.
Подписьявляется обязательным реквизитом любого документа. Если документ представлен в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата закрытого ключа подписи и гарантирует подлинность документа.
Документы требуют определенного формата. Необходимо знать, что официальные документы должны быть представлены на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Изучая особенности письменной речи, мы говорили, что ее основой является текст. Деловая корреспонденция – один из видов письменной речи. Рассмотрим особенности текстов официально-делового стиля.
Требования к составлению деловых текстов весьма строги.
1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать неясности и возможность неправильного истолкования.
2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.
3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной-двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.
4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и аргументированной.
5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового стиля.
Структура делового документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
