Риск – это возможность изменения плановых показателей проекта в худшую сторону в процессе его реализации по причинам, не зависящим от менеджера проекта. Примерами рисков могут быть болезнь или увольнение ценного сотрудника, задействованного в важных задачах, задержка поставки материалов, задержка финансирования и т.п.
К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее "узких", с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.
Риски проекта можно разделить на три основные группы:
риски в расписании – возможность ошибочной оценки длительности задачи менеджером проекта,
ресурсные риски – потенциальная возможность превышения ресурсом запланированных трудозатрат, необходимых для выполнения задачи, или возможность задержки задачи из-за внезапной недоступности ресурса,
бюджетные риски – возможность превышения запланированного бюджета проекта.
К рискам в расписании относятся следующие виды рисков:
наличие задач с предварительными длительностями;
наличие задач со слишком короткой длительностью;
наличие слишком длинных задач, в которых задействовано большое количество ресурсов;
наличие задач с календарными ограничениями.
Задачи с предварительными длительностями встречаются в тех случаях, когда менеджер проекта по ошибке забыл ввести точную оценку длительности. Предварительная длительность отмечается знаком "?". Для всех новых задач система автоматически устанавливает предварительную длительность в 1 день: "1 день?". Менеджер сам может отметить длительность как предварительную, включив флаг Предв. оценка в окне Сведения о задаче.
Рисунок 1 Установка флага предварительной длительности
Чтобы найти подобные задачи используется предопределенный фильтр Задачи с оценкой длительности.
Задачи со слишком короткой длительностью могут появиться в проекте по двум причинам. Во-первых, менеджер может переоценить возможности исполнителей или недооценить объем трудозатрат и сложность задачи. Такая ситуация возможна, если он принимает решение о продолжительности задачи без консультации с опытными исполнителями. Во-вторых, сами исполнители, не имеющие достаточного опыта работы, могут ошибиться в оценке.
Для выявления рискованных задач требуется принять решение о пороге риска, т.е. выработать значение длительности задачи, ниже которого она будет считаться рискованной.
Предположим, что рискованными считаются все задачи с длительностью меньше либо равной 2 дням, не являющиеся вехами. Для нахождения таких задач требуется определить фильтр Короткая задача, изображенный на рис.2. Применение его в диаграмме Ганта позволит отобразить все короткие задачи, после чего менеджеру предстоит провести дополнительный анализ их продолжительности.
Для создания фильтра необходимо:
Проект/Фильтр/Другие фильтры…
В окне Другие фильтры нажать на кнопку Создать.
В поле Имя ввести имя создаваемого фильтра.
Задать условия отбора.
Включить флажок Показывать в меню.
Нажать на кнопку Ok.
Рисунок 2 Задание фильтра
Во втором условии можно задать Длительность равно 0.
Слишком длинные задачи с большим количеством ресурсов относятся к рискованным задачам, поскольку наличие значительного количества исполнителей делает трудным процесс правильной оценки длительности. Для упрощения оценки подобную задачу целесообразно разбить на несколько задач и преобразовать в фазу: чем проще задача, тем легче ее оценить.
Для поиска рискованных задач в этом случае понадобится вычисляемое поле КоличествоРесурсов, созданное на основе поля Число2. Его значение вычисляется по формуле (рис. 3). Поскольку в системе отсутствуют средства для подсчета количества ресурсов задачи, в качестве такового используется функция подсчета длины текстового поля Названия ресурсов.
Рисунок 3 Задание формулы для настраиваемого поля КоличествоРесурсов
Далее в представлении диаграмма Ганта отобразим таблицу Ввод и добавим в нее столбец КоличествоРесурсов. Для просмотра ресурсов задачи отобразим форму (Окно/ Разделить) и выберем форму Ресурсы и последователи из ее контекстного меню. Левая часть этой формы отображает перечень назначенных задаче ресурсов.
Отсортируем таблицу диаграммы Ганта сначала по убыванию длительности задач, а затем по убыванию поля КоличествоРесурсов в соответствии с изображением на рис. 4.
Рисунок 4 Сортировка задач на диаграмме Ганта
Результат сортировки и окончательный вид представления изображен на рис. 5. К наиболее рискованным задачам могут быть отнесены Постановка задачи, Разработка структуры базы данных и Разработка интерфейса. Однако вторая и третья используют только один трудовой ресурс. Поэтому их нельзя отнести к рискованным задачам. В задаче Постановка задачи задействованы все три работника проекта в связи с чем, ее отнести к рискованным задачам можно.
Рисунок 5 Диаграмма Ганта после сортировки
Задачи с календарными ограничениями представляют собой фактор риска в том случае, если установленные ограничения могут быть нарушены. Примером таких задач являются задачи с ограничением Окончание не позднее и задачи с установленными крайними сроками.
Для выполнения анализа создадим настраиваемые поля, вычисляемые по формулам в соответствии с табл.1.
Создадим фильтр ОграниченияПоВремени, при помощи которого отображаются только задачи с ограничением Окончание не позднее или с ненулевым значением крайнего срока. Окно создания фильтра изображено на рис. 6. В таблицу Ввод диаграммы Ганта добавим созданные настраиваемые поля ЗапасДоОграничения, ЗапасДоКрайнегоСрока и Запас. После использования фильтра ОграниченияПоВремени таблица имеет вид, изображенный на рис. 7. Анализ значений поля Запас позволяет сделать вывод о рискованности задачи Тестирование и исправление ошибок, поскольку ее запас между датами окончания и ограничения составляет всего два дня.
Рисунок 6 Создание фильтра ОграниченияПоВремени
Рисунок 7 Результат использования фильтра ОграниченияПоВремени
К ресурсным рискам относятся следующие виды рисков:
привлечение к работам неопытных сотрудников;
трудовые ресурсы с большим объемом трудозатрат;
ресурсы со сверхурочной работой.
Привлечение к работам неопытных сотрудников чревато тем, что недостаток опыта может сказаться на скорости выполнения задачи. Неопытному сотруднику требуется больше времени, чтобы войти в курс дела. Особенно рискованной является ситуация, когда такой сотрудник сам выполняет задачу, без помощи более опытных коллег.
Для целей анализа данного вида риска настроим поле Флаг1 и переименуем его в ОпытныйСотрудник. Создадим свое представление с именем АнализРисков (Вид/Другие представления/Создать/Комбинированное представление). Окно настройки представления изображено на рис. 8. Представление будет совмещать в себе Лист ресурсов в верхней части и Использование задач в нижней.
Рисунок 8 Создание представления АнализРисков
Откроем созданное представление, в верхней части добавим столбец ОпытныйСотрудник, установим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы, и для них заполним значениями этот столбец. Выбрав неопытного сотрудника, в нижней таблице представления анализируем все назначенные задачи (рис. 9).
Рисунок 9 Анализ задач, назначенных неопытному сотруднику
Анализ показывает, что задачи Разработка структуры базы данных и Разработка интерфейса являются рискованными, поскольку их выполняет только неопытный сотрудник Программист Елена.
Трудовые ресурсы с большим объемом трудозатрат также представляют определенный фактор риска. Если некоторый работник участвует в большом количестве задач, особенно критических, и несет повышенную ответственность в проекте, то его непредвиденная недоступность (болезнь, увольнение) может нанести значительный ущерб проекту на этапе выполнения.
Для анализа риска используем представлениеАнализРисков, созданное в предыдущем случае. В верхней его части в Лист ресурсов добавим столбец Трудозатраты и назначим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы. Отсортируем таблицу по убыванию трудозатрат. В нижней части представления выберем диаграмму Ганта. Результат изображен на рис. 10. Из анализа делаем вывод, что распределение трудозатрат по работникам примерно одинаково, но Программист Елена имеет наивысшие трудозатраты и занята исключительно в критических задачах. Поэтому её участие в проекте наиболее ценно и имеет наивысший риск.
Рисунок 10 Анализ использования сотрудников с большими трудозатратами
Ресурсы со сверхурочной работой создают риск невыполнения плановых показателей по причине усталости и меньшей производительности труда. Для анализа риска следует воспользоваться представлением АнализРисков, добавить в Лист ресурсов столбец Сверхурочные трудозатраты и отсортировать сотрудников по их убыванию.
Для уменьшения рисков существуют следующие подходы:
разработка плана сдерживания рисков, который предполагает вставку в проект задач, выполнение которых уменьшает тот или иной вид риска (например, обучение неопытного сотрудника приведет к уменьшению соответствующего вида риска);
разработка плана реакции на риски, который включает совокупность мероприятий, которые будут выполнены при возникновении той или иной неблагоприятной ситуации (например, болезнь ценного сотрудника);
вставка в план проекта временных резервов – фиктивных работ, создающих временной буфер между реальными работами (особенно критическими).
