Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
- положением о службе ДОУ;
- инструкцией по делопроизводству;
- должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем отделе и др.
Инструкция по делопроизводству — основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.
Согласно ГОСТ Р 51141 -98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом»
Правильная организация документооборота способствует быстрому прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузке подразделений и должностных лиц, своевременному получению информации и оперативному регулированию.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
- входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
- исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
- внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов.
Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
- прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
- доставка документов по назначению;
- рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
- регистрация документов;
- информационно-справочная работа;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией правленческого труда:
- движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически, исключать возвратные маршруты;
- документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
- документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизуются.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.
В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за исполнением, копированием и размножением. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
Обрабатывая все потоки документов, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и индекса (номера) с последующей записью необходимых сведений об этом документе в регистрационных формах (журнале или карточке).
Целями регистрации являются:
– учет документов
– контроль за их исполнением;
Создание общей системной информации о документах.
Регистрации подлежат все документы. Требующие специального учета, исполнения использования.
Формы регистрации могут быть трех видов:
– журнальная;
– карточная;
– автоматизированная или электронная.
В силу традиции наиболее распространенной формой является журнальная. Примерные формы журналов регистрации приводятся далее.
…..
Второй экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр поступившего подшивается в дело.
Каждой организации необходимо иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения (таких, например, как каталоги, журналы, брошюры, извещения, приглашения, программы и т.п.). Перечень утверждается руководителем организации или структурного подразделения.
При регистрации документов руководствуются следующими основными справочными материалами:
– перечнем документов, не подлежащих регистрации служебной документации;
