Базовыми информационными процессами ИТ называют процессы обработки и накопления данных, обмена данными и представления знаний, то есть те процессы, что поддаются формализации, а, следовательно, и автоматизации с помощью ЭВМ и средств связи.
АИТ оперируют машинным представлением информации – данными, и, как ИТ в целом, могут быть представлены 3 уровнями:
§ концептуальным
§ логическим
§ физическим.
Однако прежде чем превращаться в данные, информация должна быть сначала собрана, соответствующим образом подготовлена, и только после этого введена в ЭВМ и представлена в виде данных на машинных носителях.
Процесс перевода информации в данные в технологических системах управления может быть полностью автоматизирован, так как для сбора информации о состоянии производственно линии применяются разнообразные электрические датчики, которые уже по своей природе проводят преобразование физических параметров вплоть до превращения их в данных, записываемые на машинных носителях без выхода на пользовательский уровень представления. Это оказывается возможным благодаря относительной простоте и однозначности информации, снимаемой датчиками (давление, температура, скорость и т.д.).
В организационных экономических системах управления, осведомляющая о состоянии объекта управления информация семантически сложна, разнообразна и её сбор не удаётся автоматизировать, поэтому в таких системах ИТ на этапе превращения исходной информации в данные в своей основе остаётся ручной.
Рис. 15. Процесс преобразования информации в данные
На рисунке 15 приведена последовательность фаз процесса преобразования информации в данные в ИТ в организационной экономической системе управления.
Сбор информации состоит в том, что поток осведомляющей информации, поступающий от ОУ, воспринимается человеком и переводится в документ (записывается на бумажный носитель). Составляющими этого потока могут быть показатели приборов (например, пробег автомобиля по спидометру, ордера, ведомости, журналы, описи т.п.)
Для перевода потока осведомляющей информации в автоматизированный конут ИТ необходимо собранную информацию передать в места её ввода в компьютер. Передача осуществляется, как правило, традиционно (с помощью курьера, телефона). Собранная информация для ввода должна быть предварительно подготовлена, поскольку модеь предметной области, заложенной в компьютер, накладывает свои ограничения на состав и организацию вводимой информации.
В современных ИС ввод информации осуществляется по запросам программы, отображаемым на экране дисплея, и часто дальнейший ввод приостанавливается, если оператором проигнорирован какой-либо важный запрос.
Очень важными на этапе подготовки информации и ввода являются процедуры контроля. Контроль подготовленной и вводимой информации направлен на предупреждение, выявление и устранение ошибок, которые неизбежны в первую очередь из-за так называемого «человеческого фактора». Человек устаёт, его внимание может ослабнуть, кто-то может его отвлечь. В результате возникают ошибки. Ошибки при сборе и подготовке информации могут быть и преднамеренными. Любые ошибки приводят к искажению вводимой информации, её недостоверности, а, следовательно, неверного результата обработки, и, в конечном итоге, к ошибкам при управлении системы. При контроле собранной и обработанной информации применяется совокупность приёмов, как ручных, так и формализованных, направленных на обнаружение ошибки.
Вообще, процедуры контроля полноты и достоверности информации и данных используются при реализации информационных процессов повсеместно, и могут быть подразделены на визуальные, логические и арифметические. Визуальный метод широко используется на этапе сбора и подготовки информации и является ручным. Логический и арифметический, являясь автоматизированными методами, применяются на следующем этапе преобразования данных.
При визуальном сборе производится зрительный просмотр документов в целях проверки полноты, актуальности подписей ответственных лиц, юридической значимости и т.д.
Логический метод контроля предполагает сопоставление фактических данных с нормативными или с данными предыдущих периодов обработки, проверку логической непротиворечивости функционально – зависимых показателей и их групп и т.д.
Арифметический метод контроля включается подсчёт контрольных суммарных строк и столбцов документов, имеющих табличную форму, контроль по формам, признакам делимости или чётности, балансовый метод, повторный ввод и т.п.
Для предотвращения случайного или намеренного искажения информации служат и организационные, и специальные мероприятия. Это чёткое распределение прав и обязанностей лиц, ответственных за сбор, передачу и ввод информации в системе ИТ. Это и автоматизированное протоколирование ввода, и обеспечение санкционированного доступа в контур АИТ.
В настоящее время ПК всё шире применяется на рабочих местах служащих, ответственных за сбор, обработку и предварительный контроль первичной информации. В этом случае используется автоматизированная подготовка и контроль собранной информации, таким образом, фазы подготовки и ввода объединяются.
Ввод информации при создании ИТ в организационно-экономической системе в конечном итоге является ручным, то есть пользователь ЭВМ «набирает» алфавитно-цифровую информацию на клавиатуре, визуально контролируя правильный ввод символов. Этап ввода – заключительный этап процесса преобразования исходной информации в данные. Помимо клавиатуры, существуют и другие устройства ввода, позволяющие ускорить и упростить этот трудоёмкий этап, например сканеры и устройства ввода в голоса.
Для решения задач ИТ помимо ввода осведомляющей информации об объекте управления необходимо также подготовить и ввести информацию о структуре и содержании предметной области (модель ОУ), а также информацию о последовательности и содержании процедур технологических преобразований для решения поставленной задачи (алгоритмическая модель). Суть подготовки информации такого вида состоит в написании программ и описаний структуры данных на специальных формальных языках программирования.
Этап разработки и ввода программ в настоящее время автоматизирован благодаря использованию развивающихся многофункциональных систем программирования. С их помощью существенно облегчается процесс создания программ, их отладка и ввод. Тем не менее, сам процесс моделирования, то есть разработки моделей предметной области решаемых задач и их алгоритмической реализации остаётся творческим, и в своей основе практически не автоматизируемым.
Таким образом, после сбора, подготовки, контроля и ввода исходная информация (документы, модели, программы) превращаются в данные, представленные машинными кодами, которые хранятся на машинных носителях и обрабатываются техническими средствами информационных технологий.
