При проектировании автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости, стандартизации и унификации.
Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.
Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.
Принцип надежности характеризует надежность работы автоматизированных систем, которая обеспечивается с помощью различных способов, например дублирования структурных элементов системы или их избыточности.
Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений. Предусматривается, что автоматизированные системы должны наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.
Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новых автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита не должны превышать расходы на их создание.
Принцип совместимости предполагает, что проектируемые информационные системы будут учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, анализ и аудит при условии подготовленности их к работе в этой системе. Реализация принципа совместимости позволяет обеспечить нормальное функционирование экономических объектов, повысить эффективность управления народным хозяйством и его звеньями.
Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования автоматизированных информационных систем. Внедрение в практику создания и развития автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита позволяет сократить временные, трудовые и стоимостные затраты на их создание при максимально возможном использовании накопленного опыта в формировании проектных решений и внедрении автоматизации проектировочных работ.
Для автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита свойственны и специфические черты. Так, в рассматриваемых информационных системах осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.
Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, анализа и аудита, можно осуществить обратную связь. Автоматизированные системы бухгалтерского учета, анализа и аудита - единственные источники достоверной информации для обработки связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.
Кроме того, для рассматриваемых АИС характерным принципом является принцип автоматизации информационных потоков и документооборота, который предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результативных показателей и формирования управленческих решений.
Соблюдение приведенных принципов необходимо при выполнении работ на всех стадиях создания и использования АИС в течение всего их жизненного цикла.
