Типы и способы адресации ячеек в табличном процессоре Excel.

Задание формул, копирование формул, мастер функций, назначение и возможности в табличном процессоре Excel.

Ввод данных в таблицу и их корректировка, выделение ячеек и их областей в табличном процессоре Excel.

Ввод информации в ячейки, виды информации в табличном процессоре Excel. Редактирование таблиц.

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

После запуска Excel указатель ячейки, как правило, находится в ячейке А1 рабочего листа с именем Лист1. Данная ячейка является активной, в которую пользователь может вводить данные. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - Е ( ) . , % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.

Ввод константы

Константы в активную ячейку вводятся с клавиатуры. По мере ввода символов, они отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.

Зафиксировать ввод данных в ячейку можно следующими способами:

1) нажатием клавиши [Enter], после чего курсор переместится в следующую ячейку. Направление перехода к другой ячейке после ввода можно задать на вкладке Правка диалогового окна Параметры,открыв его по команде Сервис►Параметры;

2) с помощью клавиш управления курсором [¬], [­], [®], [¯] клавиатуры;

3) щелком левой клавишей мыши на другой ячейке рабочего листа.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

 Если длина вводимого текста превышает ширину ячейки, то он будет выступать за правый край ячейки, как показано на рис. 5.2, и располагаться поверх соседней ячейки, пока последняя свободна. Но текст при этом хранится в одной ячейке (в данном примере – в ячейке А1).

 Чтобы отобразить длинный текст в одной ячейке можно увеличить ширину столбца, в котором находится эта ячейка. Для этого можно воспользоваться одним из способов: выделить ячейку и выполнить команду Формат►Столбец► Автоподбор ширины(рис. 5.3). То же сделает двойной щелчок мыши на правой границе заголовка столбца; или вручную, переместив мышью правую границу заголовка столбца, когда курсор приобрел вид двунаправленной стрелки.

Примечание. Для изменения высоты строк можно воспользоваться командой Формат►Строка►Автоподбор высотыили увеличить высоту строки вручную, аналогично изменению ширины столбца.

 разместить текст в несколько строк. Для этого нужно выделить ячейку, выполнить команду Формат► Ячейки►вкладка Выравнивание►флажок Переносить по словам, затем нажать [ОК]. На рис.5.4. показано, как будет выглядеть ячейка после такого преобразования. Также на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек можно из открывающихся списков выбрать способ выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вертикалии ориентацию текста в ячейке.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

 Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями. Если в ячейку вводится длинное числовое значение, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Например, если ввести в ячейку стандартной ширины число 1238567890123, то оно отобразится в виде 1,24Е+12.

 Значения, которые появляются в ячейке в соответствии с формулами, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна, то Excel отображает строку символов #. В этом случае надо просто увеличить ширину столбца.

Форматирование числовых данных в ячейках ЭТ. В одной и той же электронной таблице можно использовать различные форматы представления числовых данных. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю.

Наиболее распространенные форматы представления числовых данных:

Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.

Числовой формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью.

Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков).

Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены определенным разделителем. Добавляется также знак валюты страны - р.

Форматирование символьных данных в ячейках ЭТ. По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изменить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.

- Выравнивание к левому краю ячейки.

- Выравнивание к правому краю.

- Выравнивание по центру ячейки.

Изменение ширины колонки. Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Если ширина вводимого числа превышает ширину ячейки (колонки), ячейка заполняется #, сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.

Редактирование данных

 Для удаления содержимого одной или нескольких ячеек необходимо выделить ячейку (или блок ячеек) и выполнить команду Правка►Очистить► Содержимое или нажать [Delete] на клавиатуре.

 Для исправления ошибок, можно выделить ячейку, нажать клавишу F2 и корректировать отдельные символы, перемещая точку вставки.

Рассмотрим порядок создания и сохранения табл. 5.1 (исходные данные пока вводить не будем).

1. Загрузите Excel командой Пуск►Программы►Microsoft Excel.

2. Переименуйте Лист1. Для этого выполните команду Формат►Лист► Переименовать и измените имя листа Лист1 на Товары.

3. Введите заголовок таблицы Учет движения материалов на складах в ячейку с адресом А1. Для расположения заголовка по центру таблицы (рис. 5.5) выделите диапазон ячеек А1:F1 (т.к. таблица будет содержать 6 столбцов от А до F) и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание. В поле по горизонтали выберите из списка – по центру выделения,в полепо вертикали – по центруинажмите [ОК].

4. Введите названия столбцов таблицы. Для этого:

 Объедините ячейки А2иА3, для чего выделите их, и выполните команду Формат►Ячейки►вкладкаВыравнивание,установите флажкиобъединение ячеекипереносить по словам. В списках по вертикали и по горизонтали установите выравнивание для заголовка первого столбца таблицы – по центру. Нажмите [ОК]. Затем в объединенные ячейки введите название № склада.

 Аналогичные действия выполните для ввода названия второго столбца таблицы – Код материала, объединив ячейки В2 и В3.

 Введите в ячейку С2заголовок Количество, шт. и расположите его по центру четырех столбцов. Для этого выделите диапазон С2:F2 и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установите в поле по горизонтали – по центру выделения, в поле по вертикали – по центру.

Примечание. Команда Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установка в поле Выравнивание по горизонтали варианта по центру выделенияможет быть заменена использованием кнопки [Объединить и поместить в центре]

 В ячейки С3, D3, Е3, F3 введите соответствующие названия столбцов. Для ячеек C3 и F3 выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установите по горизонтали и по вертикали – по центру, а также флажок переносить по словам, чтобы текст распределился внутри выделенного диапазона в несколько строк.

6. В ячейку А9 введите – ИТОГО.

7. Выполните шрифтовое оформление ячеек для заголовка и «шапки» таблицы. Выделите ячейки А1:F3 и выполните Формат►Ячейки►вкладка Шрифт. Выберите в поле Шрифт – Arial, Начертание – курсив, Размер шрифта – 12 пт. Для ячеек А4:F9 выберите Шрифт Arial, Начертание – обычный, Размер шрифта – 12 пт.

8. Для задания обрамления таблицы выделите диапазон ячеек А2:F9 и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Граница. Выберите из списков тип и цвет линии, для указания расположения границ выполните щелчок на кнопках [Внешние] и [Внутренние] и нажмите [ОК].

9. Активизируйте Лист2, переименуйте его на Цены и создайте табл.5.2. Вид спроектированной таблицы представлен на рис. 5.6. Обратите внимание, что шапка таблицы размещена в одной строке.

Третьим типом данных, которые могут быть введены в ячейки рабочего листа, являются формулы. Excel распознает в ячейке формулу, если значение в ячейке начинается со знака равенства (=), знака плюс (+) или знака минус (-).

При вводе формулы необходимо учитывать, что:

формуле всегда должен предшествовать знак «=». Можно начать ввод формулы со знака плюс или минус, тогда Excel преобразует введенное выражение в соответствующую формулу, например, если ввести +А1+А2, то оно преобразуется в формулу вида =+А1+А2;

в формуле нельзя использовать символы русского алфавита

необходимо учитывать последовательность выполнения математических операций.

В формуле могут использоваться арифметические, текстовые операторы, операторы сравнения и связи.

Арифметические операции можно осуществлять только над числами и результатом всегда является число. Рассмотрим арифметические операторы, используемые Excel.

Операторы сравнения используются для сравнения как числовых, так и текстовых значений, а результатом операций сравнения всегда являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. В Excel используется шесть операторов сравнения.

Текстовый оператор объединяет числовые или текстовые значения в одну строку символов. Независимо от того текстовые или числовые значения вы объединяете, результатом всегда будет текстовая строка.

И, наконец, адресные операторы или операторы связи предназначены для того, чтобы сделать ссылку на нужный диапазон ячеек. Выделяют оператор диапазона, объединения и пересечения.

Если в формуле используются несколько операторов различного типа, необходимо учитывать, что при обработке данных Excel использует их в определенной последовательности. В данной таблице отражена иерархия операторов: операторы расположены в порядке убывания их приоритетов.

При необходимости нарушить общепринятую иерархию операций можно воспользоваться скобками, поскольку операторы, заключенные в скобки, имеют преимущество перед остальными, т.е. выполняются первыми.

Помимо формул MS Excel предоставляет возможность оперировать целым набором встроенных функций, которые называются функциями рабочего листа. Функциями в Excel называется предопределенные формулы, предназначенные для вычислений, носящие специфический характер, соответствующие различным областям применения.

Всего в Excel используется более 200 функций различных категорий: математические, тригонометрические, инженерные, логические, финансовые, информационные, статистические, а также текстовые для обработки текстовых строк и значений, даты и времени для обработки числовых значений даты и времени, функции ссылок и массивов, функции для работы с базами данных и проверки свойств и значений ячеек рабочего листа.

Функция по аналогии с формулой может быть введена в любую ячейку рабочего листа. Она всегда состоит из знака равенства, имени и операнда, т.е. списка аргументов или, проще говоря, диапазона ячеек, значения которых используются для вычисления функции.

Аргументами функций могут быть числовые и текстовые значения, логические значения, массивы, значения ошибок, или они могут вовсе отсутствовать для некоторых функций. Например, функция СУММ(А1:А10) суммирует значения диапазона ячеек А1:А10; ЧИСТРАБДНИ("10.05.1999";"20.05.1999") вычисляет количество рабочих дней между двумя датами, а функция СЕГОДНЯ() – текущую дату.

Обязательным при вводе функции является:

1.предшествующий ей знак =;

2.круглые скобки, в которые заключаются аргументы функции, причем скобки нужны даже в том случае, если для функции не требуется задавать список аргументов, как для функции СЕГОДНЯ();

3.отсутствие пробела между именем функции и списком аргументов;

4.использование латинского режима клавиатуры при вводе ссылок на адреса ячеек в формулах.

При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул наряду с введенным ранее понятием ссылки используются понятия относительной и абсолютной ссылок.

Абсолютная ссылка — это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд).

Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.

Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки.

$В$5; $D$12 — полные абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором — перед наименованием столбца.

В$5, DS12 — частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $В5, S$12 — частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.

Относительная ссылка — это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами. Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.