Ввод данных и их редактирование

Вопрос 3. Технология разработки электронной таблицы

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

Технологию разработки электронной таблицы рассмотрим на примере создания таблиц 5.1 и 5.2.

Таблица 5.1.

Таблица 5.2.

После запуска Excel указатель ячейки, как правило, находится в ячейке А1 рабочего листа с именем Лист1. Данная ячейка является активной, в которую пользователь может вводить данные. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - Е ( ) . , % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.

Ввод константы

Константы в активную ячейку вводятся с клавиатуры. По мере ввода символов, они отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.

Зафиксировать ввод данных в ячейку можно следующими способами:

1) нажатием клавиши [Enter], после чего курсор переместится в следующую ячейку. Направление перехода к другой ячейке после ввода можно задать на вкладке Правка диалогового окна Параметры,открыв его по команде Сервис►Параметры;

2) с помощью клавиш управления курсором [¬], [­], [®], [¯] клавиатуры;

3) щелком левой клавишей мыши на другой ячейке рабочего листа.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

· Если длина вводимого текста превышает ширину ячейки, то он будет выступать за правый край ячейки, как показано на рис. 5.2, и располагаться поверх соседней ячейки, пока последняя свободна. Но текст при этом хранится в одной ячейке (в данном примере – в ячейке А1).

· Чтобы отобразить длинный текст в одной ячейке можно увеличить ширину столбца, в котором находится эта ячейка. Для этого можно воспользоваться одним из способов: выделить ячейку и выполнить команду Формат►Столбец► Автоподбор ширины(рис. 5.3). То же сделает двойной щелчок мыши на правой границе заголовка столбца; или вручную, переместив мышью правую границу заголовка столбца, когда курсор приобрел вид двунаправленной стрелки.

Примечание. Для изменения высоты строк можно воспользоваться командой Формат►Строка►Автоподбор высотыили увеличить высоту строки вручную, аналогично изменению ширины столбца.

· разместить текст в несколько строк. Для этого нужно выделить ячейку, выполнить команду Формат► Ячейки►вкладка Выравнивание►флажок Переносить по словам, затем нажать [ОК]. На рис.5.4. показано, как будет выглядеть ячейка после такого преобразования. Также на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек можно из открывающихся списков выбрать способ выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вертикалии ориентацию текста в ячейке.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

· Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями. Если в ячейку вводится длинное числовое значение, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Например, если ввести в ячейку стандартной ширины число 1238567890123, то оно отобразится в виде 1,24Е+12.

· Значения, которые появляются в ячейке в соответствии с формулами, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна, то Excel отображает строку символов #. В этом случае надо просто увеличить ширину столбца.

Редактирование данных

· Для удаления содержимого одной или нескольких ячеек необходимо выделить ячейку (или блок ячеек) и выполнить команду Правка►Очистить► Содержимое или нажать [Delete] на клавиатуре.

· Для исправления ошибок, можно выделить ячейку, нажать клавишу F2 и корректировать отдельные символы, перемещая точку вставки.

Рассмотрим порядок создания и сохранения табл. 5.1 (исходные данные пока вводить не будем).

1. Загрузите Excel командой Пуск►Программы►Microsoft Excel.

2. Переименуйте Лист1. Для этого выполните команду Формат►Лист► Переименовать и измените имя листа Лист1 на Товары.

3. Введите заголовок таблицы Учет движения материалов на складах в ячейку с адресом А1. Для расположения заголовка по центру таблицы (рис. 5.5) выделите диапазон ячеек А1:F1 (т.к. таблица будет содержать 6 столбцов от А до F) и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание. В поле по горизонтали выберите из списка – по центру выделения,в полепо вертикали – по центруинажмите [ОК].

4. Введите названия столбцов таблицы. Для этого:

· Объедините ячейки А2иА3, для чего выделите их, и выполните команду Формат►Ячейки►вкладкаВыравнивание,установите флажкиобъединение ячеекипереносить по словам. В списках по вертикали и по горизонтали установите выравнивание для заголовка первого столбца таблицы – по центру. Нажмите [ОК]. Затем в объединенные ячейки введите название № склада.

· Аналогичные действия выполните для ввода названия второго столбца таблицы – Код материала, объединив ячейки В2 и В3.

· Введите в ячейку С2заголовок Количество, шт. и расположите его по центру четырех столбцов. Для этого выделите диапазон С2:F2 и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установите в поле по горизонтали – по центру выделения, в поле по вертикали – по центру.

Примечание. Команда Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установка в поле Выравнивание по горизонтали варианта по центру выделенияможет быть заменена использованием кнопки [Объединить и поместить в центре]

· В ячейки С3, D3, Е3, F3 введите соответствующие названия столбцов. Для ячеек C3 и F3 выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установите по горизонтали и по вертикали – по центру, а также флажок переносить по словам, чтобы текст распределился внутри выделенного диапазона в несколько строк.

6. В ячейку А9 введите – ИТОГО.

7. Выполните шрифтовое оформление ячеек для заголовка и «шапки» таблицы. Выделите ячейки А1:F3 и выполните Формат►Ячейки►вкладка Шрифт. Выберите в поле Шрифт – Arial, Начертание – курсив, Размер шрифта – 12 пт. Для ячеек А4:F9 выберите Шрифт Arial, Начертание – обычный, Размер шрифта – 12 пт.

8. Для задания обрамления таблицы выделите диапазон ячеек А2:F9 и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Граница. Выберите из списков тип и цвет линии, для указания расположения границ выполните щелчок на кнопках [Внешние] и [Внутренние] и нажмите [ОК].

9. Активизируйте Лист2, переименуйте его на Цены и создайте табл.5.2. Вид спроектированной таблицы представлен на рис. 5.6. Обратите внимание, что шапка таблицы размещена в одной строке.