Информационная база анализа и оценки результатов деятельности хозяйственных субъектов включает в себя совокупность входящей информации, результаты ее промежуточной обработки, выходные данные и конечные результаты анализа, поступающие в систему управления. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для построения моделей в соответствии с задачами анализа. Формирование системы информационного обеспечения анализа результатов деятельности организации – это процесс целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей для использования в процессе анализа, прогнозирования и принятия управленческих решений.
Информационной базой для анализа хозяйственной деятельности (АХД) являются:
1. Планово-нормативные источники анализа (данные планов, нормы расходов топлива, электроэнергии, материалов, сырья, обеспеченности и использования торговых и складских площадей, другие нормативные материалы, проектно-сметные документы, технические паспорта).
2. Данные бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.
Наиболее подробные сведения приводятся в годовых отчетах, к которым обязательно прилагается обязательная записка. По данным первичных документов можно установить причины перерасходов, уплаты штрафов, виновных лиц, изучить законность и целесообразность совершаемых хозяйственных операций.
3. Данные документальных ревизий, проверок, приказов и распоряжений предприятий, вышестоящих органов, хозяйственно-правовые материалы (договоры, спецификации, наряды, заявки и заказы на поставку товаров, решения арбитража), протоколы заседаний балансовых комиссий, экономических советов, производственных совещаний и т. п.
4. Личные наблюдения, материалы хронометража, фотографирования рабочего дня.
К исходной информации в экономическом анализе предъявляются определенные требования.
Главное из них – удовлетворение потребностям широкого круга пользователей. Требования к учетной информации:
1. Аналитичность информации, т. е. поступающая информация должна быть именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая нужна аналитику.
2. Объективность информации необходима для того, чтобы выводы после проведения анализа соответствовали действительности.
3. Единство информации, т. е. сопоставление одних и тех же показателей из разных источников и т. п.
7. Оперативность информации (с помощью ПЭВМ).
8. Рациональность информации, т. е. минимум затрат на ее сбор, хранение и пользование.
Эффективность экономического анализа и оценки во многом зависят от правильности его организации. Экономический анализ состоит из трех этапов:
1. Подготовительный этап, в который входят: составление плана проведения анализа, подбор, проверка и предварительная обработка изучаемой информации.
В планах анализа предусматривают: цель, программу, объекты анализа, сроки его проведения, исполнителей и распределение функций между ними, оформление и использование результатов анализа.
2. Основной этап предполагает аналитическую обработку материалов, составление таблиц, графиков, диаграмм, установление основных факторов, влияющих на изучаемые показатели.
3. Заключительный этап, во время которого обобщают результаты проведенного анализа, разрабатывают меры по устранению выявленных недостатков и использованию имеющихся резервов, а также осуществляют контроль за выполнением разработанных мероприятий.
При проведении экономического анализа за длительный период его результаты оформляют в виде докладной или объяснительной записки, справки, заключения, приказа и т. п., состоящих из двух частей: выводов и предложений.
В выводах дается общая оценка степени выполнения планов и динамики хозяйствования, отмечаются положительные и отрицательные моменты в работе, их причины, указываются пути и возможности улучшения хозяйственной деятельности.
Предложения основываются на результатах анализа и содержат комплекс конкретных мер, направленных на выявление резервов повышения эффективности хозяйствования.
