Колонтитул — верхняя или нижняя часть страницы, на которой размещена справочная информация. Могут использоваться и сразу два колонтитула: верхний и нижний. Для создания и редактирования колонтитулов в редакторе Word существует специальная панель инструментов Колонтитулы (рис. 5.27).
С помощью кнопок, расположенных на этой панели, можно:
- вставлять фрагменты автотекста, используя список Вставить автотекст;
- осуществлять автоматическую нумерацию и выбор формата номеров страниц (кнопки Номер страницы, Число страниц, Формат номера страницы);
Рис. 5.26. Вкладка Размер бумаги окна параметры стр.
Рис 5.27. Панель инструментов Колонтитулы
- поддерживать связь с окном Параметры страницы (одноименная кнопка на панели Колонтитулы) и управлять установкой различных колонтитулов, например для четных и нечетных страниц во вкладке Макет этого окна;
- делать активным поле верхнего или нижнего колонтитула (кнопка Верхний/ нижний колонтитул);
- выполнять другие операции с колонтитулами.
Для работы с полями колонтитулов (вызова панели инструментов Колонтитулы) используется пункт Колонтитулы в меню Вид.
После выполнения необходимых работ с документом на этапах 1-4 можно переходить к завершающему, пятому, этапу работы над документом (файлом документа): выводу на печать содержания данного документа (его файла). При этом оказывается, что редактор позволяет еще до печати документа:
- автоматически проверить выполнение правил орфографии и грамматики в тексте данного документа с использованием специальной программы, встроенной в редактор Word;
- в режиме предварительного просмотра увидеть, как содержание данного документа будет выглядеть после распечатки.
Средства проверки орфографии и грамматики в редакторе Word позволяют проверить и исправить написание слов в документе путем сравнения вариантов слов в документе и в словаре (отсутствующие в словаре слова отмечаются подчеркиванием в тексте документа). Далее, можно пропустить слово, откорректировать его, занести в словарь (тезаурус).
Перед проверкой орфографии текста документа необходимо определить, для какой его части будет проводиться проверка:
- всего документа - переместите курсор в начало документа, нажав клавиши Ctrl+Home;
- части документа - следует выделить этот текст;
- не выделять текст в том случае, если проверке подлежит часть документа, начиная с позиции, где находится курсор, и до конца документа.
Далее необходимо выполнить следующие действия.
1. Выбрать команду Правописание в меню Сервис, нажать клавишу F7 или щелкнуть на кнопке Правописание на стандартной панели инструментов.
2. Появится окно Правописание. Полная проверка правильности написания выбранного текста зависит от того, установлен ли флажок в области Грамматика окна Правописание.
3. Если программа найдет орфографическую ошибку в слове, оно будет выделено в области Нет в словаре красным цветом. В области Варианты будут отображены варианты правильного написания этого слова. Для замены выделенного слова одним из вариантов выделите его (вариант) и щелкните на кнопке Заменить (рис. 5.28).
Рис. 5.28. Окно Правописание.
Замена одного варианта написания слова, другим
- если вариантов нет — область варианты пуста.в этом случае можно исправить ошибку вручную. для этого отредактируйте слово в области нет в словаре и щелкните мышью на кнопке заменить.
- для замены всех вхождений слова на вариант, исправленный вручную или выбранный из предложенного списка, щелкните на кнопке заменить все.
- в том случае, если вы уверены в правильности написания этого слова и хотите пропустить его, щелкните на кнопке пропустить.
- в том случае, если вы хотите пропустить все вхождения этого слова, щелкните на кнопке пропустить все.
- для того чтобы добавить выделенное слово в словарь, щелкните на кнопке добавить.
- при необходимости прервать проверку щелкните на кнопке закрыть.
- в случае обнаружение грамматической ошибки слово, после которого должен быть поставлен знак препинания, словосочетание, ошибочный знак препинания или все предложение будут выделены цветом в области Нет в словаре. В области Варианты будет предложен вариант возможного исправления найденной ошибки (рис. 5.29).
- в случае согласия с предложением программы выделите вариант и щелкните на кнопке Заменить, в противном случае — на кнопке Пропустить.
Главная особенность программы Word — проверка текста документа и при его вводе (по мере набора). При этом слова с ошибками будут подчеркнуты красной волнистой линией, а предполагаемые грамматические ошибки — зеленой волнистой линией (эти параметры установлены по умолчанию, цвет можно изменить). Обнаруженные ошибки можно исправить, щелкнув правой клавишей мыши на выделенном тексте и выбрав в контекстном меню (рис. 5.30):
- слово из предложенных вариантов;
- пункт Пропустить все;
- пункт Добавить.
Для того чтобы установить или убрать автоматическую проверку правописания и грамматики, необходимо выполнить следующие действия.
1. Выбрать команду Параметры в меню Сервис.
2. В открывшемся окне Параметры щелкнуть мышью на вкладке Правописание.
Рис 5.30 Окно Правописание при вводе нового текста
3. Установить или снять флажки автоматически проверять орфографию и автоматически проверять грамматику и щелкнуть на кнопке ОК.
Средство Word под названием Предварительный просмотр позволяет увидеть на экране монитора, как документ будет выглядеть при распечатке. Для того чтобы запустить режим предварительного просмотра, сделайте следующее:
1. Выберите команду Предварительный просмотр в меню Файл или щелкните мышью на кнопке Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов. Текущая страница появится в окне Предварительный просмотр (рис. 5.31).
2. Нажмите клавишу PageUp или PageDown либо используйте полосу прокрутки для просмотра остальных страниц документа.
3. Щелкните на кнопке Несколько страниц и, не отпуская клавишу мыши, перетащите ее указатель, выделив столько пиктограмм страниц, сколько необходимо видеть на экране одновременно.
4. Для просмотра одной страницы щелкните на кнопке Одна страница.
5. Щелкните мышью на стрелке Масштаб и выберите из раскрывшегося списка необходимое увеличение.
6. Щелкните на кнопке Линейка, чтобы появилась линейка.
7. Щелкните мышью на кнопке Увеличение, а затем на документе, чтобы увеличить часть документа.
8. Щелкните мышью на кнопке Подгонка страниц, если на последней странице документа несколько строк текста. Word попытается так отформатировать текст, чтобы количество страниц в документе уменьшилось на одну.
9. Щелкните на кнопке Закрыть или нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима Предварительного просмотра.
Примените режим предварительного просмотра к вашему документу, который вы будете создавать в ходе выполнения практических работ.
