Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т. д.
Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).
Весьма удобной возможностью является то, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления, в частности, формат FoxPro, Paradox т.д. Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать БД, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности, весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.
При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.
Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Internet, используя режим обработки данных "клиент – сервер".
Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visuai Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных.
Несложные базы данных, как правило, состоящие из одной таблицы, можно создавать и в MS Excel. Так как это тоже компонент пакета MS Office, в дальнейшем при необходимости их легко импортировать в СУБД Access. Чем отличается работа с данными в MS Access и MS Excel?
С электронными таблицами удобно работать, если число записей невелико (не более 500 – 1000). При увеличении числа записей работать становится неудобно, главным образом из – за плохой структурированности данных. Кроме того, быстро возрастает нагрузка на оперативную память. Если хранить данные в разных файлах, по мере накопления информации будет все труднее в них ориентироваться. MS Access хранит данные в одном файле, но доступ к ним организован так, чтобы не использовать лишние ресурсы памяти. Однако некоторые другие СУБД хранят информацию в разных файлах, но работе с ними это никак не мешает.
СУБД имеет более развитую систему защиты от несанкционированного доступа, а также возможности одновременной работы многих пользователей с одним файлом также позволяют это делать, но их возможности существеннопроще. Так, защиту информации при совместной работе над одним файлом в MS Excel организовать нельзя.
В MS Access возможно создание связи между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. Это экономит память, увеличивает скорость обработки данных, позволяет избежать ненужного дублирования и лишних ошибок. Именно это, прежде всего, и отличает СУБД от электронных таблиц.
СУБД MS Access обычно применяют втех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Тем не менее, даже для хранения не очень большого объема данных в некоторых случаях лучше использовать пакет MS Access просто потому, что в нем заранее предусмотрена защита данных не только от несанкционированного доступа, но и от не вполне корректного обращения, то есть выше сохранность данных. Электронные таблицы являются удобным средством хранения ограниченного количества записей, но все-таки их основное назначение – расчеты и анализ данных.
