Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре ответственным за это лицом, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В заголовке РКО указывается название организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк.
«Коды» выбираются из справки Госкомстата России.
«Номер документа» указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.
«Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами:
ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату I февраля 2011 г. следует записывать так:
01.02.2011.
РКО составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. Пример заполнения РКО приведен на с. 170.
Записи в 1рафах «Дебет» и «Кредит» заносит бухгалтер, который обрабатывает этот первичный документ.
В графе «Дебет, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, в котором выдаются денежные средства (если таковое имеется), например отдел магазина, конкретная торговая точка.
В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которою отражается выбытие денежных средств из кассы организации.
В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации.
В графу «Кредит» заносится номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.
В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), выдаваемую из кассы организации.
В графе «Код целевого назначения» записывается код назначения использования выбывших средств. Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.
В строке «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются денежные средства в дательном падеже. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
В строке «Основание» указывается содержание финансовой операции.
В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек — цифрами.
Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
При заполнении РКО следует соблюдать тот же принцип при записи даты, что и в ПКО. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
Например, в графе «Сумма» указано 1400-00. Следовательно, в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. 00 коп.»
Если же в графе «Сумма» указано 1400 —. то в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. — коп.». Перед словом «коп.» следует поставить прочерк.
По строке «Приложение» указывают прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если денежные средства выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к РКО или ведомости.
Все РКО до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графы 1—4), другая — для регистрации расходных (графы 5-8).
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.
РКО может не быть подписан руководителем предприятия, если его разрешительная резолюция имеется на прилагаемых к документах (заявлениях, счетах и т.п.).
При получении РКО кассир обязан проверить:
· наличие и подлинность на документе подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
· правильность оформления документов;
· наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований РКО оформляют заново.
Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а копейки (если они указаны) — цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой.
При выдаче денег по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке РКО кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это могут быть паспорт, военный билет, водительские права, пропуск в организацию, т.е. любой документ при наличии в нем фотографии и подписи владельца.
Следует заметить, что реквизиты документа указываются независимо от того, является получатель денег представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.
Если документ, заменяющий РКО, составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, не производится.
После выдачи денег по РКО кассир заполняет строку «Выдал кассир», где расписывается и указывает фамилию и инициалы.
Документы, приложенные к РКО, кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. РКО остается в кассе. Выдача РКО или заменяющих их документов на руки лицам, получившим деньги, запрещается.
