Ввод данных в список.

Работа со списками.

Список – это упорядоченный набор данных. Список состоит из строки заголовков (наименование столбцов) и строк данных, которые могут быть текстовыми и числовыми. Список можно считать табличной базой данных.

При работе с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Столбцы списков становятся полями базы данных, заголовки столбцов становятся именами полей базы данных, каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Списки используются для хранения наборов данных, поиска данных, сортировки данных, подведения промежуточных итогов.

Рекомендации по созданию списка на листе книги.

1. Размер и расположение списка.

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

2. Заголовки столбцов

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.

Шрифт, выравнивание, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

3. Содержание строк и столбцов

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Данные можно ввести непосредственно в список или при помощи специальной формы. Когда Вы начинаете вводить данные в таблицу, то начинает работать автозаполнение, т.е. программа находит закономерность и заполняет остаток ячейки.

Пример списка базы данных по кадрам приведен на рис. 51.

Рис. 51. Список сотрудников организации

Форма ввода и просмотра данных вызывается при помощи команды Форма меню Данные.Когда появится форма, в ней будет показана первая запись списка (рис. 52).

Рис. 52. Первая запись списка

Для ввода новой записи надо выбрать Добавить, после чего очистятся все поля, далее вводятся данные в соответствующие поля и выбирается Добавить.

Форма используется также для поиска данных в списке. Чтобы задать условия поиска или условия сравнения, нажмите кнопку Критерии. Введите условия критериев в соответствующие поля формы. Чтобы найти совпадающие с условиями критериев записи, нажмите кнопки Далее или Назад. Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку Добавить.

Предположим, нам надо найти в списке сотрудника с окладом более 12000 руб. Для этого нажимаем на кнопку Критерии, вводим в поле формы Оклад >12000 и нажимаем кнопку Далее.

Ввод условия критерия и результаты поиска показаны на рис. 53.

а)

б)

Рис. 53. Ввод условий поиска (а) и результаты поиска (б)