Ведение списка с помощью формы данных

Чтобы упростить процедуру ввода и редактирования записей списка, Excel позволяет использовать форму данных, которая организует просмотр данных, делая ввод записей безошибочным и легким. С помощью формы данных можно добавлять, искать, редактировать или удалять данные. Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором поочередно выводятся отдельные полные записи списка. Она содержит поля ввода, в качестве названий которых используются имена полей списка. Для работы с формой данных необходимо, чтобы столбцы списка имели метки. Прежде чем ввести первую запись в форму данных, нужно ввести метки столбцов.

Форму данных можно использовать при работе со списком или базой данных, а также с любым интервалом данных, организованным в виде столбцов с метками. При выделении в списке отдельной ячейки и выборе в меню Данныекоманды Форма Excel выводит на экран диалоговое окно, содержащее первую запись списка. При вводе и редактировании данных в окне формы данных вносимые изменения отображаются в соответствующих ячейках рабочего листа. В окне формы данных можно вывести до 32 полей.

Основными компонентами диалогового окна формы данных являются названия, имена полей, поля ввода и кнопки команд.

Название формы данных.В строке названия расположенной вверху диалогового окна, выводится имя рабочего листа, содержащего список.

Имена полей. Имена полей задаются соответствующими метками столбцов списка.

Поля формы данных. В диалоговом окне формы данных поля выводятся одним из следующих двух способов:

· Поля, содержащие значения констант, которые можно отредактировать, появляются в поле ввода.

· Вычисляемые поля, не подлежащие редактированию, не выводятся в поле ввода. Эти поля содержат результаты вычислений по формулам. Не выводятся в поле ввода и защищенные поля.

Поля появляются в окне ввода в том порядке, в котором они следуют в рабочем листе, начиная с левого края.

Полоса прокрутки. Позволяет Вам прокручивать записи в списке и показывает примерную позицию выводимой записи списка.

Указатель количества записей.Расположенный в верхнем правом углу диалогового окна указатель количества записей показывает, сколько записей содержит список и какая именно запись выведена на экран.

Кнопки команд. Позволяют удалить запись, добавить новую запись, отменить изменения в выведенной на экран записи, перейти к предыдущей или последующей записи, найти записи по заданным критериям.

Перемещение в окне формы данных. Для перемещения по полям и кнопкам можно использовать клавиши Tab(перемещение вперед) и Shift+Tab (перемещение назад).