Щёлкнуть на ярлычке нужного листа, чтобы вывести его на передний план.
Использовать для перемещения полосы прокрутки справа и внизу рабочего листа.
Использовать клавиши перемещения (<PageUp>, <PageDown> и т.д.).
Для перехода к конкретным местам использовать команду Перейти из меню Правка.
Использовать кнопку Выделить в диалоговом окне Переход, чтобы найти конкретные элементы (записи, формулы и т.д.).
Абсолютные ($F$1) и относительные (F1) ссылки. Из одной ячейки возможна (является нормой для работы с электронной таблицей) ссылка на другую ячейку (результат вычислений в другой ячейке), при этом как правило должен использоваться знак равенства (в Excel знак равенства нужен, а в CALC ― не нужен) А1 (5) А2 (=А1+2) ― в результате в ячейке А2 результат вычислений станет равен 7.
Понятие "база данных" шире понятия "электронная таблица".
База данных (греч ― основание) ― это организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения (обычно во внешней памяти ЭВМ) и постоянного применения. Слово "база" подчеркивает не случайность собрания сведений.
База данных ― это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.
Компьютерная база данных в своей работе опирается на ту или иную файловую систему, которая обеспечивает хранение данных, их поиск во внешней памяти и выдачу на внешние устройства ЭВМ. Посредником между базой данных и пользователем является специальная система управления (особая программа), которая воспринимает запрос пользователя, отдает необходимые команды файловой системе и формирует информационное сообщение в удобной пользователю форме.
Единицей хранения и доступа к базам данных является запись, каждая из которых имеет в своем составе заголовок или ключ, по которому она может быть найдена. Заголовки записей объединяются в справочные таблицы ― как бы оглавление.
Администраторы базы данных ― пользователи, которые имеют право вносить изменения в базу данных.
Основные функции базы данных: 1. Обеспечение хранения сгруппированной информации. 2. Обеспечение удобного доступа к сгруппированной информации как для пользователя, так и для программ, работающих непосредственно с базой данных. 3. Автоматизация процессов поиска, сортировки, ввода и редактирования информации.
Основные возможности баз данных: 1. Ввод, редактирование и удаление данных. 2. Вывод данных на печать, пересылка по сети, сохранение на внешних ЗУ. 3. Длительное хранение данных, в том числе в индексированной форме. 4. Сортировка, поиск и автоматическая подстановка данных.
Основные приемы работы с базами данных заключаются в изучении пользовательского интерфейса (а для администраторов необходимо изучить и интерфейс программирования), установление соответствия командного интерфейса базы данных и ее возможностей, при этом необходимо помнить, что базы данных различных производителей несмотря на различный пользовательский интерфейс имеют как правило одни и те же основные (перечисленные выше) функциональные возможности.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по―разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.
Язык описания данных (ЯОД) ― Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.
Язык манипулирования данными (ЯМД) ― язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение.
Для различных СУБД реализация этих уровней языков может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью "вручную", в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. "Кирпичиками" (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы ― генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.
Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все―таки есть ― это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший "некомпьютерный" вариант базы данных ― деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.
Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.
Свойства полей базы данных.
Поля базы данных не просто определяют структуру базы ― они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
Имя поля ― определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля ― определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля ― определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля ― определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода ― определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).
Подпись ― определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию ― то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие на значение ― ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
Сообщение об ошибке ― текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
Обязательное поле ― свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы. Пустые строки ― свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
Индексированное поле ― если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.
