Что такое алгоритм?

Использование Мастера подстановок при вводе данных в таблицы

Работа с данными таблицы.

Создание новой БД.

После выполнения команды Файл ® Создать новую БД и ввода имени БД MS Access откроет окно для создания БД.

Создание таблицы происходит в два этапа: определение структуры БД и ввод данных.

Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также с помощью Мастера таблиц.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Уникальность строк и препятствие вводу повторяющихся блоков данных обеспечивает первичный ключ. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных. В MS Access выделяют три типа ключа: счетчик, простой ключ и составной ключ.

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы. Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных числового или текстового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы на панели инструментов или с помощью команды Вид®Режим таблицы. На панели состояние внизу экрана появиться описание каждого поля.

Просмотр данных в виде формы позволяет видеть только одну запись. С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть по кнопке Новая запись и ввести данные в пустые поля формы.

С данными можно производить:

1. поиск и замену (Правка);

2. сортировку (команды для этого находятся в пункте меню Записи);

3. фильтрацию (фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию);

4. удаление лишних данных (команды для этого находятся в пункте меню Формат).

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстано­вок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.

Например, в базе данных Студенты-Экзамены поле Номер за­четки является общим для обеих таблиц. При заполнении этого поля в неключе­вой таблице Экзамены важно, чтобы его значения для каждого студента точно соответствовали значениям в ключевой таблице. Для этого значения поля Номер зачетки в таблице Экзамены лучше всего представить в виде списка. Это изба­вит от необходимости печатать данные при заполнении этой таблицы, предотвра­тит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным.

Комбинированный список для поля Номер зачетки формируется на ос­нове данных связанной таблицы Студенты. Для создания комбинированного спи­ска нужно войти в режим конструктора таблицы Экзамены, перейти в колонку Тип данных для поля Номер зачетки. Из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок.

Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источ­ник формирования списка: на основе данных таблицы\запроса или фиксирован­ный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант.

В следующем окне из приведенного списка таблиц\запросов следует вы­брать таблицу\запрос, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Студенты, т.к. она послужит источни­ком данных для списка номеров зачеток.

В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке . В данном случае можно выбрать поля Фамилия и Имя , которые сделают список более информативным. После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса проектиро­вания комбинированного списка. Сохранив проект таблицы, можно открыть таб­лицу Экзамены и просмотреть результат работы.

Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Он используется в тех случаях, когда на­бор значений в поле строго ограничен. Например, поле Факультет в таблице Студенты может иметь ограниченный набор значений (все факультеты, имею­щиеся в данном ВУЗе). Никаких других значений в этом поле быть не может. Чтобы ввести единообразие в записях и избежать ошибок при вводе, это поле также можно представить в виде списка, формируемого Мастером подстановок. Процесс создания списка похож на описанный выше, но на первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию Фиксированный набор значений. На сле­дующем шаге нужно создать список этих значений (в данном примере записать в список все факультеты данного ВУЗа). После чего можно завершить процесс соз­дания списка и сохранить изменения в структуре. Теперь при вводе данных в поле Факультет нет необходимости печатать значения, а достаточно просто вы­брать из предлагаемого списка нужное.

Название "алгоритм" произошло от латинской формы имени среднеазиатского математика аль-Хорезми — Algorithmi. Алгоритм — одно из основных понятий информатики и математики.