Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и нажать на панели кнопку:
– для сортировки в возрастающем порядке
– для сортировки в убывающем порядке.
или выполнить команду Записи/Сортировка.
Поиск и замена данных
Access позволяет находить данные в таблице по заданному критерию, а также производить поиск и замену. Для выполнения поиска нажмите кнопку на панели инструментов. В диалоговом окне введите необходимую информацию. Чтобы произвести замену данных, нужно выполнить команду Правка\Замена.
Применение фильтра
Записи в таблице можно отфильтровать, т.е. выбрать из записей только те, которые будут удовлетворять заданным условиям.
В Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.
Фильтр по выделенному фрагменту позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Для применения фильтра по выделенному фрагменту необходимо:
1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2. Применить команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному
Поле Фильтр дляиспользуется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо:
1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр дляв контекстном меню.
Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:
1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
2. Выполнить команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения фильтра.
3. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по ИЛИ, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку Или в нижней части формы. При вводе условий отбора в поля формы можно использовать любые выражения, которые возможны в Access.
Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра. Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:
1. Откройте таблицу в режиме таблицы.
2. Выберите команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр.
3. Добавьте в бланк поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.
4. Чтобы указать порядок сортировки, выберите ячейку Сортировканужного поля, щелкните стрелку и выберите порядок сортировки.
5. В ячейке Условие отбораполей, включенных в бланк, укажите искомое значение или введите выражение для отбора.
Чтобы применить фильтр, выполните команду Записи/Применить фильтр,чтобы отменить фильтр, выполните команду Записи/Удалить фильтр.
Внедрение применяют для добавления в документ (в данном случае – в поле записи) информации, которая не подлежит в будущем частым изменениям.
Связывание, напротив, употребляется для присоединения к документу какого-либо файла, данные в котором часто изменяются. При загрузке документа, содержащего связанные объекты, связи обновляются, и вам всегда доступна свежая информация. К примеру, фото сотрудников вашей фирмы можно просто внедрить в БД, так как вряд ли они часто изменяют свою внешность до неузнаваемости. А файл, содержащий информацию о ситуации на бирже, обновляющийся каждые 4 часа по электронной почте, конечно же, необходимо связывать с базой данных. Ну и следует помнить о лимите размера полей типа объект OLE в Access (128 Мб): если этот лимит превышен, без связывания не обойтись. Внедрение объекта происходит по знакомой вам схеме:
в приложении-сервере выделить подлежащие переносу данные
скопировать (или вырезать) данные в Буфер обмена
в Access установить курсор в ячейку таблицы, в которую нужно поместить информацию из Буфера обмена
правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню
выбрать из контекстного меню пункт Вставить
Чтобы связать данные:
создайте документ, с которым будет установлена связь, и сохраните его
в таблице БД установите курсор в нужную ячейку и вызовите контекстное меню
из контекстного меню выберите пункт Добавить
в появившемся диалоговом окне переключитесь на опцию Создать из файла
с помощью кнопки Обзор найдите связываемый документ и поместите его имя в поле Файл
– для сортировки в возрастающем порядке
– для сортировки в убывающем порядке.
на панели инструментов. В диалоговом окне введите необходимую информацию. Чтобы произвести замену данных, нужно выполнить команду Правка\Замена.