(основной объект Access) – набор данных, структурированных в виде набора строк и столбцов.
Из всех типов объектов только таблицы предназначены для хранения информации. БД может содержать тысячи таблиц, размеры которых ограничиваются только доступным пространством на жестком диске ПК.
Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.
Cуществует три режима работы с таблицами:
· Режим Таблицы. Осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п.
· Режим Конструктора. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.
· Режим Сводной таблицы и Сводной диаграммы. Режим Сводной таблицы позволяет представлять данные в более удобном и обозримом виде. Позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.
Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.
Можно создать сводную таблицу для обычной таблицы, но эффективнее этот режим для запросов и форм. Запросы и формы собирают информацию из разных таблиц. И поэтому для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.
Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид на панелях инструментов.
Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.
Если эти ярлыки не видны, нужно открыть окно Параметры(Сервис, Параметры) затем раскрыть вкладку Вид и установить флажок новые ярлыки объектов.
Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне БД, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицына панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать.Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.
1. Создание таблиц путем ввода данных. Используется когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены.
Мастера таблиц используется, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит.
Наиболее универсальным способом создания таблиц является Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства
Выполнить команду Таблицы/Создать/Конструктор или Создание таблицы в режиме Конструктора в окне базы данных.
Определить имя первого поля таблицы, задать его тип и определить свойства. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя. Затем перейти на вторую строку и определить второе поле таблицы и т.д.
Определить ключевое поле (поля) таблицы (выделить его (их) и применить команду Правка/Ключевое поле или инструмент).
Сохранить таблицу командой Файл/Сохранить.
Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы. Можно создавать таблицы путем импорта из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами.
Данные вводятся в режиме таблицы. Перейти в режим таблицы можно при помощи команды Вид/Режим таблицы (если таблица открыта) или открыть ее двойным щелчком мыши (если таблица закрыта). Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. Возврат в предыдущую ячейку осуществляется нажатием клавиш Shift+Tab.
Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной их заменой, подведя курсор к редактируемой ячейке так, чтобы всё содержимое было высвечено контрастным цветом, так и с частичной их заменой, щелкнув мышкой в нужной ячейке или, используя клавиши, переместиться в нужную ячейку и нажать F2.
Для удаления записи её необходимо выделить, щелкнув на маркере выделения записи, и нажать клавишу Delete.
).