Мастер нахождения повторяющихся записей

Мастер перекрестных запросов

Мастер простых запросов

Использование мастеров для создания запросов

По сути, запроспредставляет собой обычный вопрос. Пользователь задает вопрос, a Access возвращает ответ в виде определенных данных.

Мастер простых запросов позволяет нам выполнить следующие действия по созданию запроса в диалоговом режиме (рис. 27):

1) выбрать поля таблиц и/или запросов для включения в запрос;

2) выполнить группировку результатов запроса (итоговый запрос);

3) сохранить запрос.

Рисунок 27. Диалоговое окно мастера простых запросов

Мастер простых запросов, рассмотренный выше, не единственный. Кроме него, в нашем распоряжении есть еще три ма­стера запросов:

· мастер нахождения повторяющихся записей;

· мастер нахождения записей без подчиненных;

· мастер перекрестных запросов.

Эти три мастера позволяют выполнять самые разнообразные, подчас довольно сложные, задачи.

Перекрестные запросы служат для более компактного отображения информации (схожего с изображением в электронных таблицах). Перекрестный запрос распределяет данные по категориям. Основная задача это запроса состоит в отображении большого объема данных в сравнительно маленькой области просмотра, но в читабельном формате. Например, с его помощью можно определить количество экзаменов, сданных каждым студентом. Каждый перекрестный запрос должен включать в себя следующие компоненты:

· заголовок столбца;

· итоговое поле;

· заголовок строки.

Если перекрестный запрос включает в себя данные из нескольких таблиц, то сначала следует создать запрос на выборку, содержащий все требуемые данные, а затем на его основе перекрестный запрос (рис. 28).

Рисунок 28. Диалоговое окно для создания перекрестных запросов

Результат работы мастера перекрестных запросов показан на рис. 29.

Под повторяющимися записями понимаются записи, которые имеют одинаковое значение в заданных полях (рис. 30). Примеры:

1. Студент может сдавать один экзамен несколько раз (пересдача). Тогда в таблице Успеваемость поля №_студенческого_билета и Предмет будут повторяться. Мастер нахождения повторяющихся записей позволяет найти записи с повторяющимися полями.

2. При вводе данных в таблицу Студенты можно допустить ошибку и ввести данные об одном студенте несколько раз. Если ключевое поле формируется автоматически (счетчик), то при вводе данных в таблицу эта ошибка замечена не будет, но при этом целостность данных будет нарушена.

Рисунок 29. Таблица перекрестного запроса

Рисунок 30. Диалоговое окно мастера поиска повторяющихся записей