Реализация межтабличных связей

Работа с данными в таблицах

Создание таблицы с использованием конструктора

Индексированные поля

При разработке базы данных особое внимание следует уделять именно выбору полей для индексации. Индексация базы данных подобна созданию обычного индекса (он же предметный указатель) книги. Предположим, вам необходимо найти в книге сведения по определенной теме. Вы можете перелистывать все страницы подряд, пытаясь найти нужные данные, или же, что более разумно, заглянуть в предметный указатель узнать номер страницы, содержащей требуемую информацию.

В Access индексы используются ради удобства не столько пользователей, сколько самой базы данных. Хотя это и не очевидно, но Access очень часто приходится искать нужные сведения во введенных пользователем данных. Для того, чтобы задать поле, по которому будет строиться индекс, используется свойство Индексированное поле.

Пользователю не рекомендуется снабжать индексами каждое поле или таблицу, потому что они несколько замедляют процесс обработки данных, так как на обновление индексов Access тратит много времени. Рассмотрим несколько рекомендаций относительно того, когда имеет смысл добавлять индексы к полям.

- Добавляйте индекс к любому полю, используемому для связи двух таблиц (индексы такого рода обычно создаются самой Access).

- Добавляйте индекс к любому полю, которое содержит часто используемые, следовательно, часто искомые данные.

- Добавляйте индекс к любому часто сортируемому полю.

- Укажите для свойства Индексированное поле значение Да (Совпадения не допускаются) для любого поля, каждая запись таблицы которого будет содержать уникальное значение. При этом Access автоматически добавляет индекс к полю первичного ключа (ключевому полю).

Чтобы создать таблицу Студенты, используя конструктор, необходимо выполнить следующие действия: (см. рис.12).

1. В разделе Таблицы дважды щелкните на ссылке Создание таблицы в режиме кон­структора для открытия нового окна.

2. Введите название каждого поля в первой строке столбца Имя поля и в раскрывающемся списке выберите нужный тип поля.

3. В свойствах полей установить требуемые значения (см. табл. 8).

Таблица 8. Типы полей таблицы Студенты

4. Выбрать ключевое поле (могут быть несколько полей).

5. В результате этих действий вы должны получить структуру таблицы Студенты.

6. Сохраните таблицу и закройте ее.

После создания структуры таблиц и установки связей между ними, можно переходить к работе с со­держащимися в них данными. Для непосредственной работы с данными требуется выбрать режим таблицы.

Для открытия таблицы в данном режиме достаточно дважды щелкнуть на ее име­ни в окне База данных. Также можно использовать кнопку Открыть диалогового окна БД или контекстное меню таблицы (рис.15). Запись данных может быть осуществлена непосредственно в строку таблицы. Если при вводе данных была допущена ошибка, нажмите комбинацию клавиши Ctrl+Z или клавишу Esc. Для отмены всех изменений, внесенных в текущую запись, сле­дует дважды нажать комбинацию клавиш Ctrl+Z. Изменения не будут сохранены Access, пока вы не перейдете к следующей строке базы таблицы. При необходимости добавить в таблицу новую запись щелкните на строке, отме­ченной звездочкой (*), – она называется индикатором новой записи. Затем введите данные, которые будут сохранены в этой записи. Для сохранения добавленных дан­ных щелкните на любой другой строке. Кроме того, их можно сохранить, нажав ком­бинацию клавиш Ctrl+Enter или выбрав команду Записи, Сохранить записи.

Кнопки навигационной панели, располагаемой в нижней области таблицы мож­но использовать для перехода между записями одной таблицы. Эти кнопки позволяют перейти к первой, предыдущей (расположенной до текущей записи), сле­дующей (расположенной после текущей записи), по­следней и новой строкам записи. Кроме того, можно щелкнуть на поле ввода текущей записи и указать номер строки таблицы, к которой требуется перейти.

Можно изменить внешний вид таблицы. Если щелкнуть на вертикальной линии, разделяющей имена полей в верхней области таблицы, и перетащить ее на новое место, то можно изменить таким способом размер столбца. Аналогичным образом изменяется размер строк таблицы при перетаскивании горизонтальной линии разделяющей записи. Также имеется возможность изменить местоположение столбцов в таблице. Для этого щелкните на заголовке столбца (область с именем поля) и перетащите его в новую область таблицы. Когда вы отпустите кнопку мыши, стол­бец разместится на новом месте.

Если выполнить команду Формат/Режим таблицы, то откроется диалоговое окно Формат таблицы. С его помощью можно задать трехмерный режим отображения ячеек, решить, нужно ли отображать линии сетки, выбрать цвет фона и линий сетки, а также стиль границ и линий.

Рисунок 15. Таблица базы данных в режиме просмотра