Основные объекты СУБД Access

Лекция 2. Технология создания и заполнения таблиц в базе данных

Выводы

Кратко сформулируем свойства отношений реляционной БД:

· каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя;

· строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множествен­ные поля и повторяющиеся группы недопустимы), иначе говоря, в каждой по­зиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или NULL;

· строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку;

· столбцам таблицы присваиваются уникальные имена, и в каждом из них разме­щаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денеж­ные суммы);

· полное информационное содержание базы данных представляется в виде яв­ных значений данных, и такой метод представления является единственным, в частности не существует каких-либо специальных «связей» или указателей, соединяющих одну таблицу с другой;

· при выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обраба­тывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержа­нию — этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также воз­можность выделения любой строки или любого набора строк с указанными признаками.

Проще всего представить себе базу данных в виде таблицы с некоторым фиксированным числом столбцов и достаточно большим неопределенным числом строк. Столбцы в базе данных называются полями, а строки — записями. Простейший пример базы данных — телефонный справочник. Его поля фиксированы: Фамилия, Имя, Отчество, Номер телефона.

Набор записей телефонного справочника не является постоянным. Телефонный справочник может непрерывно пополняться, записи в нем могут изменяться при смене телефонного номера, а в некоторых случаях они могут из него и удаляться. Таким образом, создание базы данных состоит из двух этапов: создания ее структуры и наполнения структуры данными.

Основное назначение СУБД — дать пользователю простое и доступное средство, которое позволит ему создавать на рабочем месте такие базы данных, которые ему нужны. Самой распространенной системой управления базами данных реляционного типа является СУБД Microsoft Access. Она входит в состав пакета прикладных программ Microsoft Office в качестве одного из основных приложений. Для того чтобы воспользоваться этой программой не обязательно знать языки программирования. Замечательной особенностью этой программы является относительная простота ее использования. Несмотря на простоту, программа Access позволяет создавать базы данных достаточно сложной структуры, а в случае необходимости их возможности можно увеличить применением программирования на языке Visual Basic for Applications (VBA). Удобство системы Access состоит также и в том, что это приложение можно интегрировать с другими приложениями Microsoft Office. Так, например, если в базе данных хранятся имена и адреса клиентов фирмы, то в текстовом процессоре Word можно подготовить такое стандартное письмо к клиентам, что при печати на принтере в качестве адреса и личного обращения будет использоваться информация из полей базы данных. Это позволяет за один рабочий день, используя технологию слияния, распечатать тысячи писем и сделать каждое письмо «персональным». Такая технология в несколько раз повышает эффективность прямой почтовой рекламы и дает весьма ощутимый доход, покрывающий небольшие затраты на содержание базы данных, созданной с помощью Access.

Знание основных понятий и приемов работы с системой Access полезно руководителю любого ранга. Даже если он сам и не намерен разрабатывать систему управления базой данных для своего предприятия, простейшие эксперименты, которые можно поставить за считанные минуты, позволят ему точно сформулировать техническое задание и получить систему, которая действительно будет полезна.

Система управления базами данных сразу после ее включения предоставляет в распоряжение пользователя следующие объекты (рис. 9):

· Таблицы