Этот способ позволяет воспользоваться готовыми шаблонами для быстрого создания таблиц.
Таблица создается путем простого ввода данных, так же как и в ЭТ. При этом ACCESS пытается самостоятельно определить типы полей. Названия полей можно изменять в самой таблице: дважды щелкнуть на имени поля и записать новое имя.
Типы данных и их свойства
Тип данных:
ü Текстовый – любой текст до 255 символов.
ü МЕМО – текст до 65535 символов.
ü Числовой – любые числовые данные.
ü Дата/время – дата и время до 8 байт.
ü Денежный – округленные числовые данные, для денежных значений.
ü Счетчик – уникальное числовое значение, используемое для автоматической нумерации каждой вводимой записи.
ü Логический – логическое значение ДА НЕТ.
ü После объекта OLE – поле для вставки данных из разных файлов (графика, звук).
ü Гиперссылка – путь к документу, странице в Интернете.
ü Мастер подстановок – мастер, создающий поле со списком допустимых значений из другой связанной таблицы.
Описание - в этом столбце хранится информация о поле – не обязательно.
Свойства поля - здесь задаются свойства выделенного поля. Они зависят от типа данных в этом поле:
ü Размер поля – задает максимальное число символов в текстовом поле и ограничивает диапазон значений для числового поля.
ü Формат поля – задает формат отображаемых данных, например дат и чисел.
ü Число десятичных знаков – задает это число.
ü Маска ввода – используется для установки шаблонов текстовых данных (например, для записи номеров телефонов) и данных типа Дата/время.
ü Надпись – позволяет ввести дополнительное имя для поля. Которое будет использовано в отчетах и формах.
ü Значение по умолчанию – задает стандартное значение, автоматически вводимое в это поле.
ü Условие на значение – ограничивает вводимые данные значениями, удовлетворяющими некоторому критерию достоверности (максимально возможное значение, достоверная дата и т.д.).
ü Пустые строки – разрешает вводить пустые строки в поля типа текст, МЕМО и OLE и гиперссылка.
Ключевое поле
Каждая запись должна отличаться от другой значением хотя бы одного поля, которое называется ключом. Ключевое поле – это поле или группа полей, которые однозначно определяют запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.
По ключевому полю можно однозначно идентифицировать запись – его значение не повторяется у разных записей. Это поле используется для связи записей из разных таблиц. Значения в ключевом поле по умолчанию не могут повторяться и быть пустыми.
Этапы проектирования БД:
1. На этапе концептуального проектирования следует выделить все объекты, информацию о которых необходимо сохранять в базе данных, указать их свойстваи установить связи между ними.
2. На этапе логического проектирования производится анализ требований к производительности базы данных и строится логическая модель, которая является прототипом базы данных. Из существующих реализаций баз данных наиболее распространена реляционная модель, основой которой являются таблицы и отношения между ними. В каждой таблице хранятся данные о конкретном объекте.
3. На этапе физического проектирования выбирается СУБД, удовлетворяющая требованиям проекта. Логическая схема преобразуется в объекты БД. Создание таблицы – это определение имени и типа данных для каждого из полей.
Виды связей:
1.Связь «один к одному».Наиболее простой способ указать связь между данными – поместить данные совместно, например, в одной строке ведомости. Тогда сразу ясно, что такой-то (фамилия) работает тем-то (должность) и получает столько-то (зарплата). Все строки ведомости имеют один шаблон, в столбцах находятся данные одного типа. Каждая строка, как элемент ведомости и как сведения об одном работнике, представляет собой одно целое и может быть помещена в файл как одна запись. В виде одной записи файла можно хранить большое количество сведений, касающихся одного человека, какого-либо другого объекта или явления.
2.Связь «один ко многим».Любому элементу, рассматриваемому как объект, свойство или атрибут в информационной системе, может соответствовать несколько других объектов, свойств или атрибутов. Подобная структура имеет несколько уровней. Каждый ее элемент может быть связан с несколькими другими, находящимися на нижнем уровне, и только с одним из более верхнего уровня. Такая структура называется древовидной или деревом. Каталоги, подкаталоги и содержащиеся в них файлы образуют древовидную структуру. Такую же структуру имеют практически все предприятия, министерства, ведомства и армия. Все, где есть единоначалие, может быть представлено в виде древовидной модели.
3. Связь «многие ко многим».Производственные отношения между предприятиями часто имеют сложный характер, отражающийся в сетевых структурах. Сеть –многоуровневая структура, каждый элемент которой может быть связан как с несколькими элементами нижнего уровня, так и с несколькими элементами верхнего уровня. Например, магазин получает товары от нескольких поставщиков. Бывает, что один и тот же товар поставляется разными поставщиками и в то же время один поставщик обеспечивает несколькими товарами. Если рассмотреть связи «товар–поставщик», то они представляют собой сеть. Также сетевая модель получится и при рассмотрении связей «учитель – класс».
Вопросы к экзамену
1. Определение информационных ресурсов;
2. Определение информационных технологий;
3. Определение информационной системы (ИС);
4. Классы информационных технологий (ИТ);
5. Обеспечивающие подсистемы структуры ИС;
6. Определение географической информационной системы (ГИС);
7. Определение базы данных (БД);
8. Определение системы управления базами данных (СУБД);
9. Виды БД;
10. Структура БД;
11. Режимы работы с БД, формой, отчётом;
12. Типы полей;
13. Ключевые поля;
14. Создание и редактирование формы;
15. Создание и редактирование отчёта;
16. Создание фильтра;
17. Создание запросов с групповыми функциями и без них;
