Microsoft Access является СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения основных функций баз данных. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
Еще одним преимуществом Access является то, что, в отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам.
Структура интерфейса СУБД Access
Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access (окно приложения) и окно базы данных (окно документа).
Окно приложения и окна документов могут перемещаться по экрану монитора, имеют изменяемые размеры и могут быть свернуты, развернуты или развернуты до максимальных размеров.
В Access широко используется еще один вид окон – диалоговые окна. Их также можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры и их нельзя свернуть или развернуть.
Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office. В верхней части окна размещаются его заголовок, меню и панели инструментов, а в нижней части – строка состояния.
Наиболее важным элементом интерфейса является окно базы данных. Оно содержит все объекты базы данных. Доступ к данным объектам возможен только через это окно.
Окна рабочей среды Access (Окно базы данных)
Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы – выводятся в окне документа Access. Исключение составляют программные модули – для их представления используется специальная среда программирования.
Access поддерживает интерфейс множественных документов, который позволяет открыть в рабочем поле окна приложения несколько окно документов одновременно.
Понятия активного и неактивного окна не чем не отличаются от этих понятий в других приложениях Windows.
Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна (в верхней части окна) находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access 2000: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.
Выбрав объект в левой части окна, в правой части отобразится список соответствующих объектов.
С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах:
Первый режим – режим Выполнения. Он несколько различается для разных типов объектов:
- Для Таблиц, Запросов, Форм и Страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Форм и режим Страниц;
- Для Отчета – это режим предварительного просмотра;
- Для Макроса – это действительно режим выполнения;
- Для Модуля этот режим отключен.
Второй режим – это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.
Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид или с помощью кнопок на панели инструментов приложения Access.
На панели объектов, кроме выше перечисленных объектов, пользователь может размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в Группы. По умолчанию в этой части панели размещается только одна папка – Избранное.
Обобщенная технология работы с базами данных
Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако, имея представления о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде.
В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД можно выделить следующие:
- Создание структуры таблиц базы данных;
- Ввод и редактирование данных в таблицах (с использованием Форм, без использования Форм);
- Обработка данных содержащихся в таблицах (на основе запросов, на основе программы);
- Вывод информации из базы данных (с использованием Отчетов, без использования Отчетов).
