Все результаты действий, выполняемых в Excel, хранятся в файле рабочей книги (WorkBook), который открывается в отдельном окне. Можно открыть сколько угодно рабочих книг. Другое дело будет ли при этом нормально функционировать ваш компьютер.
По умолчанию файлы рабочих книг до Excel 2003 включительно имели расширение XLS. Начиная с Excel 2007 файлы рабочих книг Excel по умолчанию имеют расширение XLSX.
Каждая рабочая книга состоит из одного или нескольких рабочих листов (WorkSheet), а каждый рабочий лист, в свою очередь, состоит из отдельных ячеек (Cell). В каждой ячейке может храниться число, формула или текст. Рабочий лист также имеет скрытый уровень (скрытый слой), на котором хранятся графики, диаграммы (Chart), изображения и т.п. Чтобы перейти из одного листа в другой, нужно щелкнуть на соответствующем ярлычке листа, который находится в нижней части окна рабочей книги. Кроме того, рабочие книги могут содержать листы диаграмм, на каждом из которых может находиться по одной диаграмме. Чтобы перейти на лист диаграммы, нужно щелкнуть на ее ярлычке.
Таблица 1. Основные элементы Excel, которые необходимо знать всем
Элемент
Описание
Строка заголовка
Все программы в Windows имеют строку заголовка, которая показывает имя программы и содержит основные кнопки, которые можно использовать для модификации окна
Кнопка закрытия приложения
Щелкание по этой кнопке закрывает приложение
Кнопка минимизации приложения
Щелкание по этой кнопке сворачивает (минимизирует) приложение на экране дисплея
Кнопка максимизации/восстановления
приложения
Щелкание по этой кнопке увеличивает размер приложения так, чтобы оно заполняло весь экран. Если приложе-ния уже имело максимальный размер, то оно сворачивается так, чтобы было не больше полного окна
Кнопка закрытия окна
Щелкание по этой кнопке закрывает окно рабочей книги
Кнопка минимизации окна
Щелкание по этой кнопке сворачивает (минимизирует) окно рабочей книги на экране дисплея
Кнопка максимизации/восстановления
окна
Щелкание по этой кнопке увеличивает размер окна рабочей книги так, чтобы оно заполняло всю рабочую область Excel. Если окно уже имело максимальный размер, то оно сворачивается так, чтобы было не больше полной рабочей области
Строка главного меню
Это главное меню Excel. При щелкании по слову в главном меню выпа-дает список пунктов, выбор одного из которых является одним из способов исполнения необходимой команды Excel
Инструментальные панели
Инструментальные панели содержат кнопки, щелкание по которым приводит к исполнению команд Excel. Некоторые кнопки имеют расширения, показывающие дополнительные кнопки или команды.
Строка состояния
В этой строке отображаются различные сообщения, также как и состояние кнопок NumLock, CapsLock и Scroll Lock на клавиатуре пользователя.
Рабочая область
Область окна рабочей книги, в кото-рой отображаются листы рабочей книги
Поле Имя
Показывает адрес активной ячейки или имя ячейки, диапазона или объекта.
Строка формул
В этой строке появляется информация или формула, которые вводятся в активную ячейку активного рабочего листа Excel
Заголовки столбцов
Диапазон символов от A до IV, по одному символу для каждого из 256 столбцов листа. После столбца Z следует столбец AA, за которым идет AB, AC и т.д. После столбца AZ следует столбец BA, за которым идет BB, BC и т.д. до тех пор пока не появится последний столбец с именем IV. Щелчок по заголовку столбца приводит к выделению всего столбца.
Горизонтальная полоса прокрутки
Позволяет прокручивать рабочий лист по горизонтали.
Заголовки строк
Диапазон чисел от 1 до 65536, по одному числу для каждой строки листа. Щелчок по заголовку строки приводит к выделению всей строки.
Вертикальная полоса прокрутки
Позволяет прокручивать рабочий лист по вертикали.
Указатель активной ячейки или табличный курсор
Черная жирная граница, оконтуривающая текущую активную ячейку (одну из 16777216 ячеек на каждом рабочем листе)
Ярлыки листов
Каждый из этих ярлыков, напоминающих ярлычки записной книжки, представляет отдельный лист рабочей книги. Рабочая книга может иметь произвольное число рабочих листов, каждый из которых имеет имя, отобра-жаемое на ярлыке листа. По умолчанию каждая новая рабочая книга содержит три рабочих листа.
Кнопки прокрутки ярлыков листов
Эти кнопки позволяют прокручивать ярлыки листов для их просмотра и выбора
Панель задач
Эта панель отображает опции, соответ-ствующие выполняемой задаче
Выбор панели задач
Щелчок здесь позволяет сделать выбор из различных панелей задач, чтобы открыть рабочую книгу, использовать Office Clipboard или работать с XML данными.
Каждый рабочий лист состоит из строк, пронумерованных в Excel 2007/2010 от 1 до 1 048 576, а в предыдущих версиях от 1 до 65 536, и столбцов, обозначенных в Excel 2007/2010 буквами от A до XFD, а в предыдущих версиях от A до IV (а в цифровом виде от 1 до 16384 и от 1 до 256 соответственно). После столбца Z идет столбец AA, затем AB, AC и т.д. После столбца AZ следуют столбцы BA, BB и т.д.
На пересечении строки и столбца расположена отдельная ячейка. В любой момент времени только одна ячейка может быть активной. Активная ячейка выделяется темным контуром. Ее адрес, т.е. буква столбца и номер строки, указывается в поле Имя. В зависимости от выбранного способа перемещения по рабочей книге активная ячейка может перемещаться или оставаться неизменной.
Заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится активная ячейка, выделены темным цветом. По этому признаку легко определить активную ячейку.
Для передвижения по рабочему листу можно использовать клавиши управления курсором. Эти клавиши работают именно так, как можно было бы и ожидать:
Нажатие клавиши <â> перемещает табличный курсор вниз на одну строку, нажатие клавиши <à> - на один столбец вправо и т.д. Клавиши <PgUp> и <PgDn> служат для перемещения табличного курсора вверх или вниз на одно полное окно (количество строк, на которое перемещается курсор, зависит от количества строк, отображаемых в окне).
Перемещение по рабочему листу с помощью мыши тоже происходит так, как того можно ожидать. Для того чтобы изменить активную ячейку, надо щелкнуть на нужной ячейке, и она станет активной. Если та ячейка, которую надо активизировать, не видна в окне рабочей книги, можно использовать полосы прокрутки для прокручивания окна в любом направлении. Для прокрутки на одну ячейку надо щелкнуть на одной из стрелок, расположенных на полосах прокрутки. Для прокрутки на целый экран, надо щелкнуть в любом месте полосы прокрутки (там, где нет бегунка). Для ускорения прокручивания можно также перетаскивать бегунок.
Для вертикальной прокрутки можно также использовать колесико мыши. Кроме того, если щелкнуть колесиком и переместить указатель мыши в любом направлении, то рабочий лист будет автоматически прокручен в этом направлении. Чем дальше перемещен указатель мыши, тем быстрее будет выполняться прокрутка.
При нажатой клавише <Ctrl> с помощью колесика мыши можно изменять масштаб отображения на экране активного рабочего листа. Если необходимо, чтобы с помощью колесика мыши можно было увеличивать или уменьшать масштаб отображения рабочего листа без участия клавиши <Ctrl>, то надо выбрать команду Office=> «Параметры Excel», в открывшемся окне «Параметры Excel» надо перейти на вкладку «Дополнительно» и активизировать опцию «Панорамирование с помощью IntelliMouse» (в более ранних версиях Excel надо войти в пункт меню «Сервис», затем «Параметры», затем выбрать закладку «Общие» и установить флажок в строке «Панорамирование с помощью IntelliMouse»).
При использовании полос прокрутки или прокручивании с помощью мыши активная ячейка не изменяется, прокручивается только рабочий лист. Для изменения активной ячейки следует после прокручивания щелкнуть на новой ячейке.
3 Ленты команд в MS Excel 2007/2010
Наиболее существенные изменения в Office 2007 касаются нового пользовательского интерфейса, где традиционные строки меню и панели инструментов заменены лентами. Office 2007 стал первым в истории программного обеспечения программным продуктом с новым интерфейсом, где найдена удачная замена традиционным меню и панелям инструментов.
