Основные этапы разработки базы данных в среде MS Access
Архитектура Microsoft Access
Обобщенная технология работы
Основы технологии работы в СУБД
Основные возможности.
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных.
Определение данных и их хранение. Во время работы с документом или электронной таблицей вы обычно полностью свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. На одной странице документа вы можете разместить несколько абзацев текста, таблицу, схему или несколько колонок данных, используя при этом различные шрифты. В шапке столбца электронной таблицы вы можете в качестве его заголовка ввести некоторый текст. Вы можете также в одном и том же столбце задать различные числовые форматы, зависящие от назначения строк. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице вы должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде.
Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных вы можете обнаружить, что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной системы. Если вы разрабатываете документ или электронную таблицу, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна храниться дата, а в другой — денежное поступление, пользователь чисто случайно может их перепутать.
Некоторые программы для работы с электронными таблицами позволяют определить внутри электронной таблицы область «базы данных», которая может помочь вам частично решить эти проблемы. Вы, однако, по-прежнему будете связаны с ограничениями данной программы на объем памяти и к тому же все равно не получите достаточного контроля над вводом информации в ячейки области «базы данных». Кроме того, если вам понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, вы можете обнаружить, что ваша электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука.
СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Вы также можете задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие Microsoft Access предоставляет вам максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Вы можете задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.
Среди причин такой популярности следует отметить:
• высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
• глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;
• богатый набор визуальных средств разработки.
Нельзя не отметить, что существенной причиной такого широкого распространения MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft, В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) стали Access 2.0, Access 7.0 (он впервые был включен в состав программного комплекса MS Office 95). Позже появились версии Access 97 (в составе MS Office 97) и Access 2000 (в составе MS Office 2000).
Очевидно, что отправной точкой в процессе работы с любой СУБД является создание файла (или группы файлов) базы данных.
Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Access. Это Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файла базы данных.
Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:
• Создать — этот режим предназначен для создания структуры объектов;
• Конструктор — этот режим предназначен для изменения структуры объектов;
• Открыть (Просмотр, Запуск) — этот режим предназначен для работы с объектами базы данных.
Важным средством, облегчающим работу с Access для начинающих пользователей, являются мастера:
Мастер— специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.
Специфической особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mdb-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.
