Проверка данных при вводе

Использование средств, ускоряющих ввод данных

При вводе данных на листы таблицы могут быть использованы некоторые приемы, позволяющие ускорить их ввод.

1. Автозаполнение при вводе.

При вводе одинаковых значений в несколько ячеек с помощью маркера автозаполнения (крестика в нижнем правом углу активной ячейки) можно скопировать значения в смежные ячейки. С помощью открывающегося контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши после перетаскивания, можно задать дополнительные параметры автозаполнения (например, введя в ячейки числа 1 и 3, можно получить последовательность чисел с шагом 2 для выделенного диапазона ячеек).

2. Использование прогрессии.

Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения (получается арифметическая или геометрическая прогрессия, список дат). Чтобы задать прогрессию, нужно выбрать кнопку Заполнить группы Редактированиевкладки Главнаяи в появившемся диалоговом окне Прогрессиязадать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

3. Автозавершение при вводе.

При помощи этой функции можно выполнять автоматический ввод повторяющихся текстовых данных. После ввода в ячейку текста Excel запоминает его и при следующем введении после набора первых букв слова предлагает вариант для завершения ввода. Для завершения ввода необходимо нажать Enter. Доступ к этой команде можно также получить выбрав из контекстного меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Функция автозавершения работает только с непрерывной последовательностью ячеек.

4. Использование автозамены при вводе.

Автозамена предназначена для автоматической замены одних заданных сочетаний символов на другие при вводе. Например, можно задать ввод одного символа вместо ввода нескольких слов. Команда доступна из вкладки Файл→Параметры→Правописание→Параметры автозамены, где нужно задать текст и его сокращение.

5. Использование сочетания клавиш Ctrl+Enter для ввода повторяющихся значений.

Для введения одних и тех же значений в несколько ячеек можно выделить их, ввести значение в одну ячейку и нажать Ctrl+Enter.В результате одни и те же данные будут введены во все выделенные ячейки.

Если необходимо быть уверенным в том, что на лист введены правильные данные, можно указать критерии, которые являются допустимыми для отдельных ячеек или диапазонов ячеек.

Для задания проверки нужно выполнить команду

Данные →Работа с данными→Проверка данных →в появившемся окне (рис. 6.2) задать:

Ø на вкладке Параметры – критерии проверки,

Ø на вкладке Сообщение для ввода – текст сообщения-подсказки пользователю для ввода,

Ø на вкладкеСообщение об ошибке – текст сообщения об ошибке

Рис. 5.2. Окно задания параметров проверки данных

После применения команды Данные →Работа с данным →Обвести неверные данныевсе неверные данные будут обведены красными кружками.