При открытии книги, созданной в Excel более ранних версий, она будет открыта в режиме совместимости.
Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, открытыми в отдельных окнах. Кнопки группы Окно (рис. 3.1.) вкладки Вид помогают упростить работу пользователя.
Рис. 3.1. Группа Окно вкладки Вид
При этом:
Новое окно – создает новое окно для рабочей книги;
Упорядочить все – позволяет разместить (упорядочить) окна всех открытых книг;
Сохранить рабочую область – сохранение положения всех открытых книг (в виде файла с расширением .xlw);
Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых книг.
Для более удобной работы с частями одной книги, используются команды:
Закрепить области – позволяет оставить на месте во время прокрутки определенные строки и столбцы;
Разделить – разделение одного окна на несколько частей (левее и выше текущей ячейки);
Рядом – располагает окна открытых книг рядом;
Синхронная прокрутка– становится активной, при нажатой кнопки Рядом и позволяет синхронно прокручивать книги.
Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций, в Excel 2010 существуют способы защиты файлов книг. Защита может быть задана:
Ø паролем для открытия книги;
Ø запретом манипулирования с ее листами;
Ø запретом изменения положения и размера окна рабочей книги.
Пароль на открытие книги можно задать командой Файл→Сведения→Защитить книгу→Зашифровать паролем, либо при сохранении файла выбрать Файл→Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис→Общие параметры→Пароль для открытия. В этом же диалоговом окне можно задать Пароль для изменения и установить опцию Рекомендовать доступ только для чтения
Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование→Изменения→Защитить книгу→Структуру.
Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование→Изменения→Защитить книгу→Окно.
Также для защиты от изменений книге может быть присвоен статус «окончательная» рабочая книга (Файл→Сведения→Защитить книгу→Пометить как окончательный), тогда книга сможет быть открыта только для чтения без возможности внесения изменений даже при сохранении под новым именем.
Для удаления из книги личных данных, сведений об организации и проч. при демонстрации другим пользователям нужно применить команду Файл→Сведения→Поиск проблем→ Инспектор документов и удалить лишние сведения.
При необходимости работы с одной книгой нескольких пользователей можно определить совместный доступ к «общей» книге через команду Рецензирование→Изменения→Доступ к книге и установку необходимых параметров. Для отслеживания внесенных исправлений можно применять команду Рецензирование → Изменения →Исправления.