Підкреслюючи важливість комунікацій, ми розуміємо, що це звучить банально. На жаль, керівники багатьох компаній не просто не вміють вибудовувати спілкування - вони зовсім цього не роблять. Успішна компанія розквітає завдяки комунікацій. Успішні керівники заохочують постійні й стабільні комунікації: вгору, вниз і по горизонталі, на рівні компанії, в групі і індивідуально, письмово, усно, формально і неформально. Керівники в організації забезпечують стабільність і безперервність комунікацій.
Використовуйте образи і аналогії. Використовуйте живі образи, щоб пояснити, чого компанія намагається досягти. Використовуйте конкретні приклади для ілюстрації сходження компанії до високих цілей. Розповідайте, які ілюструють цінності і дух організації.
Аналогії, метафори, притчі, особливо втілені в графічні зображення, - все це потужні способи комунікації. Використовуйте їх. Не намагайтеся пояснити все буквально. Робіть малюнки. Розповідайте історії. Використовуйте аналогії. Не турбуйтеся про те, коректні чи ваші аналогії з точки зору логіки: у спілкуванні головне - ефективність впливу, а не логічність.
Додайте особисту нотку до формальних комунікацій. Ділові листи й мови здебільшого нудні, бундючні і безликі. У них немає життя, ні вогню. Їм не вистачає якоїсь особистої нотки. Прагнучи відповідати канонам бізнес-листування, деякі менеджери повністю зводять нанівець які б то не було надії на ефективне спілкування.
Ви коли-небудь помічали, що гарні книги створюють відчуття, ніби письменник розмовляє особисто з вами? Або що хороший оратор захоплює вас своєю мовою, створюючи відчуття якоїсь близькості, навіть якщо аудиторія повна людей? Ось такий ефект ви і повинні намагатися відтворити. Існують два основних способи досягти цього.
По-перше, розкрийте себе. Не бійтеся поділитися власними спостереженнями та історіями. Розповідаючи кому-то про себе, власному досвіді або вашій точці зору на світ, ви налагоджуєте зв'язок зі співрозмовником, навіть за відсутності особистого контакту між вами.
По-друге, говорите прямо, просто, у властивій особисто вам манері. Використовуйте займенники «ми», «ви», «я», а не безособові «хтось», «деякі». Вживайте теплі слова: «друзі», «товариші», «колеги».
Говоріть і пишіть, звертаючись прямо до адресата, як ніби він знаходиться перед вами. Вживайте короткі пропозиції. Будьте виразні. Використовуйте ясний мову, точні слова.
Називайте речі своїми іменами і нічого не приховуйте. Велику помилку робить той, хто намагається піднести неприємні новини в позитивному світлі. І ще гірше, коли керівники намагаються ухилитися від відповідальності за повідомлення неприємних фактів. Краще говорити чесно і прямо. Люди не люблять, коли їх вводять в оману. Вони терпіти не можуть, коли їх тримають за недостойних. Керівники, які не можуть бути чесними і відкритими з підлеглими, швидко втрачають повагу.
Заохочуйте спілкування між співробітниками. Напрямок комунікацій не повинно бути тільки зверху вниз - спілкування повинно мати місце на всіх рівнях і в усіх напрямках. Майте на увазі, що ваш стиль спілкування може пригнічувати інших - а може і сприяти встановленню прекрасних комунікацій всередині організації. Пам'ятайте, що ви задаєте тон.
Ось кілька порад.
ü Задавайте питання і давайте людям час обміркувати відповіді.
ü Регулярно проводьте збори для всього персоналу, підготувавши як мінімум одне важливе повідомлення, яке мають почути всі.
ü Якщо хтось не погоджується з групою, зробіть так, щоб цю людину уважно вислухали.
ü Іноді корисно діяти не за планом. Зберіть людей, щоб вирішити несподівано виниклу проблему. Імпровізовані неформальні зібрання - один з найкращих способів налагодити комунікації.
ü Мінімізуйте всі формальності. Нехай люди відчують себе комфортно. Розстебніть гудзик на сорочці, ослабте краватку.
ü Якщо в колективі відчувається напруженість або виникли розбіжності, не заохочуйте інтриги. Нехай члени протиборчих угрупувань, замість того щоб використовувати вас як арбітр, зберуться всі разом і обговорять проблему одна з одною. Люди в організації іноді поводяться як діти, які біжать скаржитися батькам, замість того, щоб вирішити проблему самостійно. Не заохочуйте такої поведінки.
ü Спонукуйте людей відкрито виражати почуття і думки. У кожного з нас є теми, які нас глибоко хвилюють. Коли почуття пригнічені, повноцінне спілкування неможливо. Почуття і справа? А як же! Справа адже робиться людьми, а людям властиво відчувати емоції.
ü Не дозволяйте одному-двом працівникам домінувати протягом всієї дискусії. Залучайте в розмову інших, більш мовчазних співробітників, цікавлячись їх думкою.
ü Дякуйте співробітників, що торкнулися якісь важливі теми, навіть якщо це теми не найприємніші.
Повторимо:рада приділяти увагу комунікацій може здатися банальним. Тим не менше комунікації - вкрай важливий аспект, і багато керівників зовсім не вміють їх вибудовувати. Якщо вже помилятись, то краще в бік занадто активних комунікацій. Тут неможливо перегнути палицю.
