Інколи різниця між організаціями полягає в тому, яке середовище оточує ту чи іншу організацію.
Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:
1) загальне оточення;
2) безпосереднє оточення.
Інститути зовнішнього середовища, які безпосередньо контактують з даною організацією, є чи організаціями, чи індивідуумами (приватними особами). Вони виконують роль посередників між силами загального оточення та частинами чи підрозділами організації, формуючи через задачі, які вони вирішують, попит на будь-яку функцію організації.
Виявлення цих інститутів є першим кроком у проектуванні організації, тому що допомагає визначити в першому наближенні основні функціональні частини чи підрозділи організації, які здійснюють прямий контакт з ними. Другим кроком є оцінка характеристик цих інститутів та їх важливості для організації. Зовнішнє середовище характеризується:
1. Складністю.Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації, та наскільки вони схожі між собою.
2. Динамізмом.Динамізм зовнішнього середовища характеризується тим, як швидко змінюються фактори, які впливають на проектування організації. Чи залишаються вони сталими, стабільними, чи змінюються, нестабільні.
У теперішній час переходу до ринкової економіки на підприємства з боку споживачів, постачальників впливають нові вимоги, які змінюються. Тому багато підприємств переглядає свою структуру, створюються нові підрозділи, скорочуються ті підрозділи, які втратили контакт із зовнішнім середовищем.
Така двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, які впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких відповідає певному виду бізнесу.
1. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю,є найбільш сприятливою для керівництва організації.
Чинників мало, вони схожі та не змінюються. Приклад: виробництво гравію.
2. Ситуація помірної невизначеностіє більш напруженою для керівництва. Висока ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент ризику в процес прийняття рішень. Потрібна підготовка, досвід.
Чинників багато, вони не схожі та не змінюються. Приклад: переробка сировини.
3. Ситуація помірно високої невизначеностівимагає від керівництва гнучкості, тому що змінюється характер взаємодії з факторами зовнішнього середовища. Схожість полегшує за допомогою комп´ютерної техніки приймати вірні рішення.
Чинників мало, вони схожі, але постійно змінюються. Приклад: товари народного споживання широкого вжитку.
4. Ситуація високої невизначеності- найбільша складність для прийняття рішень. Зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.
Чинників багато, вони не схожі та постійно змінюються.
Приклад: виробництво ЕОМ.
Кожна з розглянутих вище ситуацій потребує свого специфічного підходу до проектування організацій і їх частин. Очевидно, виробництво електронної техніки високої якості можливе тільки для складних організаційних структур. З іншого боку, така складність навряд чи знадобиться солеварному виробництву.
