Загальний вигляд життєвого циклу управління портфелем проектів наведено на рис. 6.1.
Рисунок 6.1 – Фази життєвого циклу управління портфелем проектів
Фаза створення портфеля проектів
Основною метою фази створення портфеля проектів є формування сукупності проектів, які потенційно потім можуть бути ініційованими та прийнятими до реалізації. На даній фазі здійснюється збір проектних (інвестиційних) ініціатив і заявок без урахування фінансових і інших обмежень компанії.
У різних компаніях дана фаза може бути організована по-різному – залежно від масштабу компанії й обсягу проектних заявок. В основному, все це зводиться до двох-крокової структури:
1) спочатку проектна ідея проробляється в загальному вигляді (у різних компаніях можуть використатися різні форми – проектна заявка, інвестиційна заявка, запит на реалізацію проекту тощо). Ціль цього пророблення – одержання оцінки того, наскільки дана ідея відповідає стратегічним цілям компанії та чи є реалізація даної ідеї доцільною і актуальною;
2) після узгодження й затвердження проектної ідеї (інвестиційної заявки) проводяться технологічні, економічні й інші аналітичні розрахунки (у формі техніко-економічного обґрунтування, бізнес-плану тощо). Метою даних розрахунків є оцінка того, наскільки ефективна реалізація проекту, що відповідає конкретній проектній ідеї.
Після узгодження й затвердження бізнес-плану, кожен проект попадає в сукупність проектів, потенційно цікавих для реалізації в складі портфеля проектів.
Фаза відбору портфеля проектів
Метою фази відбору портфеля проектів є відбір проектів у портфель з урахуванням фінансових і інших обмежень портфеля. Тобто на даній фазі з отриманої на попередній фазі сукупності потенційних проектів створюється той портфель, що буде прийнятий до реалізації.
Типовий процес на даній фазі також складається із двох етапів, які можуть модифікуватися залежно від специфіки бізнесу й організаційної структури компанії:
1) ранжирування проектів. Оскільки в умовах обмеженості фінансових ресурсів для компанії надто важливо реалізовувати найбільш ефективні й стратегічно значимі проекти, то на першому етапі необхідно розташувати проекти в порядку убування їхньої значимості для того, щоб на наступному етапі провадити відбір. Ранжирування може провадитися за різними критеріями: NPV, строк окупності, технологічна ефективність, соціальна ефективність);
2) відбір проектів. Після того, як проекти відранжировані, починається етап відбору – які з них прийняти до реалізації, а які – ні. Найбільш пріоритетні відбираються в першу чергу, найменш - в останню.
Фаза планування портфеля проектів
На фазі планування портфеля проектів здійснюються:
– запуск проектів (призначення менеджерів проектів, формування організаційних структур, випуск статутів проектів)
– допланування (деталізація всіх видів планів, наведених у бізнес-плані, до ступеня, необхідного для успішної реалізації проекту);
– виділення ресурсів (виділення конкретних людей, виробничих потужностей тощо).
Специфікою даної фази, на відміну від фаз ініціації й планування окремих проектів, є те, що при плануванні портфеля проектів повинні враховуватися поділювані ресурси (тобто ті ресурси, які будуть споживатися декількома проектами) – і ресурсні конфлікти повинні вирішуватися вже на цій фазі.
Фаза управління реалізацією
На фазі управління реалізацією виконуються наступні завдання:
– моніторинг виконання проектів у портфелі, аналіз відхилень при реалізації проектів і їхнього впливу на пов'язані проекти й портфель у цілому;
– координація ресурсів. У ході реалізації деякі проекти можуть припинятися, а їхні ресурси перекидатися на інші, більш пріоритетні проекти.
