В процесі розв’язування будь-якої задачі на комп’ютері програма обробляє деяку сукупність даних за заданим алгоритмом. Серед цих даних можуть бути: числа, літери, слова, прізвища та номера телефонів, показники роботи підприємства та ін.
Довгий час для вирішення кожної задачі використовувалася тільки своя сукупність даних, яка не могла бути використана в інших задачах. Тому, скільки розв’язувалось задач, стільки ж було й сукупностей даних.
Ці сукупності даних оформляли у вигляді файлів даних. Така робота призводила до надмірності і дублювання даних, оскільки для багатьох різних задач можна використовувати одні і ті ж набори даних. Наприклад, як для програми нарахування заробітної платні для вчителів, так і для програми складання розкладу необхідно знати прізвища вчителів і їх навчальне навантаження.
Чому ж дублювання даних відносять до недоліків? Це обумовлено двома факторами: 1) дублювання даних призводить до зайвих витрат пам’яті комп’ютера; 2) зміна даних в одній задачі зумовлює необхідність їх зміни в інших задачах. Наприклад, в разі зміни навчального навантаження вчителя необхідно внести відповідні зміни і в набір даних для програми складання розкладу, і в набір даних для програми нарахування заробітної платні. Ці обставини і були основною причиною появи в кінці 60-х років баз даних (БД).
База даних — це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області (наприклад, школа, підприємство та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних бази за допомогою спеціальних програм, які одержали назву систем управління базами даних.
Прикладами баз даних є: бібліотечні каталоги, класні журнали, журнали обліку майна, телефонні книги, прайс-листи та ін.
Кожна програма вибирає із бази лише ті дані, які потрібні тільки для даної задачі. Наприклад, для нарахування заробітної платні учителям будуть вибрані прізвища учителів, їх кваліфікація, педагогічний стаж, навчальне навантаження, а для програми складання розкладу – прізвища учителів, їх навчальне навантаження, кількість предметів, груп і т.д.
Перевагою використання баз даних є те, що зміни в даних не викликають за собою необхідність змін у програмі. Функцію забезпечення незалежності даних від програм реалізує система управління базами даних.
Кожен рядок бази даних називають записом, а кожний стовпчик – полем.
Вносити зміни в базу даних має право лише адміністратор БД. Кінцевими користувачами БД можуть бути люди, які не мають хорошої комп’ютерної підготовки, але вони користуються БД у своїй повсякденній роботі. Це, наприклад, працівники бібліотек, бухгалтерій, відділів кадрів та ін.
За допомогою СУБД забезпечується вирішення таких основних завдань:
1) створення бази даних
2) введення, коректування і вилучення даних;
3) упорядкування даних;
4) вибір сукупності даних, що відповідають заданим критеріям;
5) перевірка правильності даних (наприклад – за типом);
6) забезпечення цілісності бази (наприклад, при вимкненні електроенергії та ін.);
7) пошук потрібного запису і т. д.
Розглянемо роботу однієї з найбільш популярних на ПК систем управління базами даних – Microsoft Access.
