Подібно до правил введення, умова на значення використовується для контролю введення в поле інформації. Відмінність полягає в тому, що маски введення управляють введенням, базуючись на структурі (такій, як кількість і тип символів, що вводяться), а умови на значення оцінюють зміст поля, куди вводиться інформація. Наприклад, можна мати таку умову на значення, що перевірятиме наявність цифри замість знака # між числами 0 і 100. Правила для перевірки є виразами, що використовуються Access для визначення того, чи буде елемент, який вводиться збережений як зміст поля. Такі вирази обмежать дати, що можуть бути введені в поле за 15 днів до або після поточної системної дати:
Between Date ()-15 And Date () +15
Повідомлення про помилки — це повідомлення, виведене в діалоговому вікні за помилкового введення даних користувачем. Якщо не ввести перевірочний текст, то у разі введення помилкових даних Access виведе в діалоговому вікні таке повідомлення: «The value you entered is prohibited by The validation rule set this field» (Введене вами значення не може бути прийняте на збереження в базу даних відповідно до встановленого правила для даного поля).
Примітка. Здійснюючи введення, керуючись установленим правилом, можна затриматися під час введення вмісту чергового поля, тому що Access не дозволить переміститися до іншого поля, закрити таблицю чи змінити режим роботи доти, доки введені дані будуть помилковими. Потрібно натиснути клавішу Еsс для відмови від введення і повернутися до останнього збереженого значення даного поля. Це допоможе вийти з халепи, в яку потрапили через уведення помилкових даних, що контролюються умовою на призначення. У разі повторного натискання клавіші Еsс ми відмовляємося від усіх змін, зроблених у поточному записі.
Обов'язкове поле (Required)
Ця властивість «змушує» користувача ввести дані в поле. Access не збереже запис доти, доки буде нульове значення хоча б одного поля, для якого встановлене значення Yes (Так) властивості Required. Нульове значення — це незаповнене поле. У числовому полі нуль не є таким і розглядається як припустиме введене значення. У текстовому полі Access розглядає прогалину як нульове значення. Ми повинні ввести принаймні один видимий символ у поле зі значенням (Так) властивості Required (Обов'язкове поле).
Потрібно пам'ятати, що Access не примушує вводити дані в поля такого типу доти, доки ми не спробуємо зберегти запис. Тільки за такої спроби виводиться вікно з повідомленням для кожного незаповненого поля. Ці вікна з повідомленнями з'являються в тому ж порядку, в якому зазначені поля з'являються в структурі таблиці. Якщо ми вимагаємо обов'язкового заповнення полів Рік народження й Місце народження, Access виведе вікно, в якому повідомлятиметься про те, що не заповнене поле Рік народження. Лише після його заповнення у вікні з'явиться наступне повідомлення про незаповнене поле Місце народження
Порожні рядки (Allow Zero Length)
Ця характеристика допоможе встановити різницю між полями, які були визначені, як поля, що не мають певного значення (для цього ставимо "" в поле), і як поле, що не було заповнене. Нехай, у нас є поле для введення номера посвідчення водія. Якщо в ньому немає інформації, то це може бути витлумачено подвійно. Порожньо:ми знаємо, що немає ніякого номера для цього запису. Невідомо або не існує:для поля типу не існує такий номер може існувати чи не існувати, тож під час введення запису це поле було поки що пропущено. У такому разі іноді можна ввести слово невідомо.
У деяких випадках може бути корисно або потрібно розуміти різницю між полями типу порожньо (коли немає інформації) і невідомо (коли дані можуть бути введені пізніше). Звичайно, якщо властивість Allow Zero Length має значення No (Немає), будь-яким записам, що залишилися незаповненими, автоматично присвоюється нульове значення. Поля обробляються при цьому як порожні. Якщо ми хочемо зазначити, що окремі поля повинні мати значення невідомо, то в поле необхідно ввести слова Unknown або None. За такого підходу складність полягає в тому, що користувачі мають завжди правильно вводити слова: Unknown або None і т. ін. Якщо для властивості Allow Zero Length установлене значення Yes, ми можемо вказати на порожнє поле введенням двох лапок (" ") і вказати на поле типу невідоме, залишивши його порожнім. Можна використовувати цей підхід для будь-якого текстового поля, не присвоюючи якоїсь спеціальної фрази порожнім записам.
Пізніше ми зможемо використати оператор IS Null для вибору невідомих записів, а для вибору записів, що містять порожнє значення, як умову вибору слід буде використати (" ")
