Документ, створений в MS Excel, називається робочою книгою. Робоча книга складається з набору робочих листів. Листів в книзі Excel може бути до 255. Кожен робочий лист має ім'я, за умовчанням Ліст1, Ліст2, Ліст3. Назви листів відображаються в нижній частині листа. За допомогою ярличків, на яких написані імена листів, можна перемикатися між робочими листами, що входять в робочу книгу. Щоб перейменувати робочий лист, треба двічі клацнути на його ярличку, або натиснути правою кнопкою миші на ярличку і вибрати пункт Перейменувати. Листам можна давати вільні імена завдовжки до 31-го символу, виключаючи символи * : / \ ? [ ], щоб перемістити робочий лист в іншу позицію в тій же робочій книзі, потрібно мишею перетягнути його ярличок у відповідне місце.
Якщо користувачеві необхідно додати новий робочий лист, він може зробити це, виконавши команду Вставка / Лист. Для видалення листа слід виконати команду Правка / Видалити лист, при цьому необхідно пам'ятати про те, що видалений лист відновити неможливо.
Простір робочого листа складається з рядків і стовпців. На перетині рядків і стовпців утворюються елементи таблиці.
Осередок – це елемент робочого листа, що мінімально адресується. Ім'я осередку (адреса) складається з імені стовпця і номера рядка, наприклад, A10 або D23. Адресація осередків використовується при записі формул. Один з осередків завжди є активним, і в ній проводяться операції введення і редагування.
Група осередків називається діапазоном. Діапазон осередків позначають, указуючи через двокрапку номера осередків, розташованих в протилежних кутах, наприклад: А5:С20.
Таблиця 1.– Виділення осередків за допомогою миші
Виділити:
| Дії користувача
|
Лист
| Клацнути мишею на сірому прямокутнику, розташованому на перетині рядка з номером 1 і стовпця з ім'ям А
|
Стовпець
| Клацнути на заголовку стовпця (на імені стовпця)
|
Рядок
| Клацнути на номері рядка
|
Осередок
| Клацнути на осередку мишею
|
Діапазон несуміжних осередків
| Виділити мишею перший діапазон. Утримуючи клавішу CTRL, виділити інший діапазон і так далі
|


Рис. 1 – Інтерфейс програми Excel.