В процесі проектування організаційної структури управління підприємством, як правило, вирішуються наступні задачі: визначення типу структури управління; уточнення складу і кількості підрозділів за рівнями управління; чисельність адміністративно-управлінського персоналу; характер співпідпорядкованості між ланками підприємства; розрахунок витрат на утримання апарату управління. В результаті встановлюють управлінські функції для кожного структурного підрозділу, потоки інформації, взаємозв’язки і документообіг, повноваження, права, відповідальність підрозділів і працівників.
Етапи проектування структури управління:
1. Визначення місії, цілей, складу об’єкту управління, особливостей діяльності та взаємозв’язків.
2. Визначення задач і функцій управління.
3. Ранжування вимог до організаційної структури з метою вибору пріоритетних.
4. Розробка ієрархії структури, тобто визначається кількість можливих рівнів управління (зараз спостерігається тенденція до створення „плоских” структур).
5. Попереднє визначення загального складу функціональних ланок управління з урахуванням закріплених за ними функцій і задач; визначаються повноваження цих ланок.
6. Розподіл функціональної та адміністративної відповідальності між робітниками кожного підрозділу.
7. Визначення послідовності і тривалості робіт за кожною функцією управління, встановлення строків виконання.
8. Розподіл всіх видів ресурсів між підрозділами підприємства.
9. Документальне оформлення розробленого проекту структури управління.
Проект структури управління включає в себе наступні документи:
1. Організаційно-логічна схема апарату управління;
2. Штатний розклад.
3. Положення про структурні підрозділи.
4. Посадові інструкції виконавців.
Організаційно-логічна схема апарату управління (блок-схема) – графічне зображення структури апарату управління, з відображенням рівнів ієрархії, підпорядкування, зв’язків між рівнями.
Штатний розклад – документ, в якому реєструється чисельність, професійний склад, оклади та фонд оплати праці кожного робітника у відповідності із структурними підрозділами (табл. 8.2). Він складається у відповідності з нормативами, затвердженими на конкретному підприємстві.
Таблиця 8.2 – Штатний розклад підприємства
| Найменування підрозділу
| Посада
| Кількість осіб
| Оклад
| Фонд оплати праці
|
| місяць
| рік
|
|
|
|
|
|
|
|
Положення про структурні підрозділи - відображає правові питання взаємодії підрозділів між собою та іншими ланками організаційної структури, визначає цілі, задачі, функції, права, повноваження і відповідальність. Включає такі розділи:
1) Загальні положення: містять назву підрозділу та якісний склад спеціалістів, визначається місце підрозділу у загальній структурі управління, вказується його безпосередня підпорядкованість.
2) Цілі та задачі – встановлюються цілі і задачі підрозділу.
3) Функції – визначають функції, закріплені за підрозділом.
4) Права – обумовлюються закріпленими за підрозділом функціями й умовами їх виконання, що дозволяє приймати рішення за точно сформульованими питаннями.
5) Організаційні роботи – регламентується порядок проведення робіт всередині кожного підрозділу у відповідності з функціями і задачами. Тут вказується посадові положення осіб, що очолюють підрозділ, порядок призначення і звільнення з посади.
6) Взаємовідносини з іншими підрозділами – визначають взаємовідносини підрозділу з іншими підрозділами, а саме, встановлюють порядок отримання і видання інформації, регламентується, яким чином і якими особами розглядаються розбіжності.
7) Відповідальність – передбачається адміністративна, матеріальна, дисциплінарна відповідальність для керівників і виконавців.
Посадові інструкції виконавців – розробляються на основі кваліфікаційного довідника службовців, а також внутрішніх розпорядків роботи, встановлених на даному підприємстві. Містить такі розділи:
1) Загальні положення: повне найменування посади, визначається, кому ця посада підпорядковується, від кого може отримати додаткові розпорядження, кому дана посада може давати розпорядження; визначаються основні задачі, що випливають з даної посади, рівень кваліфікаційних вимог.
2) Посадові обов’язки.
3) Права.
4) Відповідальність.
5) Взаємовідносини з іншими робітниками та підрозділами.
6) Доповнення та зміни.
Нова організаційна структура апарата управління повинна дати можливість більш якісно підходити до вирішення питань, що встають перед підприємством у процесі його діяльності.
