СТВОРЕННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ФОРМ В MS ACCESS
Фільтрація даних таблиць бази даних
Під час роботи з таблицями в базі даних фільтр використовується для того, щоб бачити тільки значення, які визначені заданим критерієм.
Команда “Записи - Фильтр” має чотири види фільтрів:
1. “Изменить фильтр”,
2. “Фильтр по выделенному”,
3. “Исключить выделенное”,
4. “Расширенный фильтр”.
Розглянемо використання даних фільтрів.
Команда “Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному
Під час роботи такого фільтра критерієм фільтрації є виділена інформація в таблиці даних. Виберіть необхідну інформацію в полі та виконайте команду “Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному”.
Команда “Изменить фильтр”
В такому фільтрі можна використовувати вирази, встановлювати критерії “И” або “ИЛИ”.
Для задавання критерію фільтрації виконайте команду “Изменить фильтр”. Відкривається вікно діалогу, у верхній частині якого розташовані всі поля таблиці (рис. 12.). У нижній частині вікна знаходяться ярлики “Найти” та “Или”.
Використання критеріїв “И” та “ИЛИ”
У разі використанні критерію “И” необхідно, щоб виконувались всі задані умови порівняння. Для задавання критерію “И” необхідно, щоб усі умови порівняння розміщувались в одному і тому рядку.
При використанні критерію “ИЛИ” необхідно, щоб виконувалася хоча б одна з умов порівняння.
Для використання критеріїв фільтрації “И” та “ИЛИ” необхідно виконати наступне:
1 .Відкрийте таблицю, яка має необхідні дані.
2. Для задавання критерію фільтрації виконайте команду “Записи - Фильтр -Изменить фильтр”.
3. У вікні діалогу встановіть курсор в необхідне поле та виберіть умову критерію.
4. Натисніть ярлик “ИЛИ”. Відкривається нова сторінка фільтра. У вікні діалогу встановіть курсор у необхідне поле та виберіть умову фільтрації. Натисніть кнопку “Применить фильтр" на панелі інструментів. Команда «Расширенный фильтр». Даний фільтр дозволяє проводити не тільки фільтрацію, а й одночасне упорядкування по декількох полях.
Для задавання критерію за допомогою розширеного фільтра виконайте команду “Расширенный фильтр”. Відкривається вікно, у верхній частині якого розташований список полів таблиці, а в нижній – бланк формування умови фільтрації.
Вводити інформацію в Access можна або безпосередньо в таблицю, або в форму. Вибір того чи іншого способу залежить від того, як часто будуть змінюватись дані в майбутньому. Якщо передбачається, що дані будуть змінюватись рідко, а також якщо необхідно одержати найбільш повний огляд даних, то рекомендується використовувати перший спосіб. Але якщо дані будутьзмінюватись досить часто, краще помістити їх в форму, оскільки цей режим дозволяє зосередити увагу на даних, які відносяться до певного запису, наприклад на інформації стосовно конкретного клієнта.
Будь-яка форма створюється на основі Access-таблиці або запиту. Імена полів вибираються із специфікації таблиці, а розташування їх у формі можна за бажанням, для зручності об’єднавши логічно пов’язані поля в групи.
Форму можна створити трьома способами:
- за допомогою майстра форм;
- допомогою конструктора форм;
- використовуючи автоформу.
Використання майстрів форм
Майстри форм генерують форми на основі заданих користувачем описів. В результаті діалогу користувача і майстра форм з’являється готова форма. Існують чотири типи форм, які можна створити в такому режимі:
В один стовпець. Форма відображає один запис у вертикальному форматі - надпис для кожного поля та йогозначення розміщені в окремому рядку.
Таблична форма. Відображає одночасно декілька записів у форматі стовпець-рядок.
Підпорядкована форма. Комбінує в одній формі просту форму та табличну. Використовується для одночасною відображення даних з двох таблиць, які мають зв’язок “один-ко- многим”.
Діаграма. Відображає дані у вигляді графіка.
Для запуску майстра форм у вікні діалогу “Новая форма" виберіть опцію “Мастер форм“ та натисніть кнопку “ОК“,
Після запуску майстра форм відкривається вікно діалогу (рис. 15), в якому необхідно визначити поля форми.
У вікні діалогу натисніть кнопку “Таблицы/Запрос“ та з переліку таблиць бази даних виберіть необхідну таблицю, а з переліку “Доступные поля“ перенесіть до переліку “Выбранные поля“ ті поля, які розміщуються у формі.
Наступні вікна майстра форм дозволяють створити зовнішній вигляд форми та задати стиль форми. В останньому вікні діалогу введіть ім’я форми та варіант подальшої роботи.
Після встановлення необхідних опцій натисніть кнопку ‘Готово“ для завершення створення форми (рис. 16).
Використання автоформи
Автоформа на основі обраної таблиці автоматично створює форму одного з наступних типів:
- в стовпець;
- стрічкову;
- табличну.
Для створення простої форми в MS Access виконайте наступні дії:
- відкрийте вікно бази даних;
- у вікні бази даних перейдіть на вкладнику “Таблицы“ та виберіть ту, для якої створюється форма.
- виконайте команду “Вставка/Автоформа“ або натисніть па кнопку “Создать”; з розгорнутого переліку виберіть “Автоформа", На екрані з’явиться готова до використання форма (рис. 17).
Створения форми в режимі конструктора
Режим конструктора форми призначений для створення та зміни вигляду форми.
Для відкриття вікна конструктора форм виконайте наступне:
1. У вікні бази даних перейдіть па вкладку “Формы”.
2. Натисніть кнопку “Создать”.
3. У вікні діалогу “Новая форма” виберіть опцію “Конструктор“ та натисніть кнопку ОК.
Вікно конструктора має одну область - область даних (рис. 18).
Форма може мати додаткові області:
- “Заголовок формы“;
- “Верхний/Нижний колонтитулы“;
- “Примечание формы“.
Панель елементів конструктора форм
Панель елементів конструктора форм має необхідні елементи - поля, текст, прямокутні командні кнопки, які ви можете використовувати у формі. Елементи, які розміщують у формі, називають елементами управління.
Кожний елемент управління призначений для виконання визначених функцій. Такі функції мають наступні призначення.
Оформлення. Для того, щоб надрукувати текст у формі, використовується елемент “Подпись“. Для малювання ліній, прямокутників використовується елемент “Линия", “Прямоугольник“. Елемент “Конец страницы“ дозволяє створювати багатосторінкові форми.
Введення та відображення даних. Елемент “Поле‘ використовується для введення або відображення даних. Для розміщення у формі перемикачів та кнопок використовується елемент групування “Группа“. Елемент “Список“ дозволяє створювати перелік значень для введення в поле. Інструмент “Поле со списком“ має перелік, який можна доповнювати.
Побудова діаграм. Елемент “Диаграмма“ запускає майстер діаграм та програму Microsoft Graph, які допомагають створити графічні елементи форми.
Вбудування форм. Для відображення зв’язків між таблицями типу “один-ко- многим“ використовується елемент. Для того, щоб вставити одну форму в іншу, використовується елемент “Подчиненная форма-отчет“ в головній формі. Перед цим необхідно створити підпорядковану форму.
OLE (Вбудовані та зв’язані об’єкти). Для відображення вбудованих та зв’язаних об’єктів OLE використовуються елементи “Рамка объекта“ та “Связанная рамка объекта“.
Автоматизація задач. Елемент “Кнопка“ створює у формі кнопку-елемент управління. Командні кнопки використовуються для запуску макросів або виклику функцій Access Basic.
Створення нових елементів управління
Елементи управління розподіляються на три головні категорії.
- Зв’язані елементи управління. Елементи управління, які зв’язані з полем таблиці або запиту.
- Незв’язані елементи управління. Елементи управління, які і не зв’язані з полем таблиці або запиту.
- Обчислювальні елементи управління. Незв’язані елементи управління, які використовують дані полів для виконання обчислень.
Усі об’єкти MS Access характеризуються властивостями, які налагоджуються відповідно до визначених вимог. Для кожного об’єкта існують вбудовані події, які виконуються разом зі звязаними діями.
Дли одержання доступу до властивостей та подій об’єкта необхідно виділити потрібний об’єкт та виконати наступні дії:
1. Викопайте команду “Свойства” з меню “Вид”.
2. Натисніть кнопку “Свойства” на панелі інструментів.
3. Створення форми за допомогою конструктора форм починається з визначення властивостей форми - розміру, заголовку, стилю, наявності кнопок управління.
Для визначення стилю форми виконайте команду «Форма/Автоформат» та виберіть необхідний стиль. Розмір форми встановлюється за допомогою миші у правому нижньому куті форми.
Для налагодження інших параметрів форми відкрийте вікно її властивостей, виконавши команду “Вид/Свойства”. На зявиться вікно властивостей зі стандартними значеннями властивостей форми (рис.20.).
Для зв’язування форми з таблицею використовуйте властивість “Источник записей” вкладки “Данные”. Натисніть на кнопку “Раскрытие списка” та виберіть джерело записів форми.
Розміщення тексту у формі відбувається за допомогою інструменту “Надпись” на панелі інструментів.
Для задавання типу шрифта, розміру та кольору шрифта, типу фону, текстової інформації використовуйте панель інструментів "Формат” або вікно властивостей створеного об’єкта.
Для розміщення поля введення у формі виконайте наступні дії:
1. Виберіть інструмент “Поле” на панелі інструментів. Визначте мишкою місце, де буде розташовано поле. З’явиться зв’язаний об’єкт, який включає поле введення та його надпис.
2. Виділіть поле введення та відкрийте для нього вікно властивостей.
3. Для зв’язування створеного поля з полем таблиці виберіть властивість “Данные” вкладки “Данные”. В полі введення властивостей скористайтеся кнопкою “Раскрытие списка” та виберіть поле, яке перекоситься з таблиці.
4. Для зв’язування поля з математичним виразом натисніть кнопку “Построить”. Відкривається вікно діалогу “Построитель выражений” (рис. 21).
5.Задайте вираз для поля, використовуючи поля, функції, кнопки арифметичних виразів та логічних операторів вікна діалогу.
5. Виділіть надпис поля введення та відкрийте для нього вікно властивостей.
6. На вкладці “Макет” виберіть властивість “Подпись” та введіть текст підпису до поля.
