Створення нової реляційної бази даних здійснюється згідно з її структурою, одержаною в результаті проектування.
При створенні БД важливо задати параметри, відповідно до яких Access буде автоматично підтримувати цілісність бази даних. Для цього при визначенні структури таблиць мають бути вказані обмеження на допустимі значення даних, а при створенні схеми даних на основі нормалізованих даних мають бути задані параметри підтримки цілісності зв'язків бази даних.
Завершується створення бази даних процедурою заповнення таблиць конкретною інформацією. Особливе значення має технологія заповнення взаємопов'язаних даних. Зручним інструментом в Access є форми введення-виведення. Форми дозволяють створити екранний аналог документа, через який можна вводити дані одночасно в декілька взаємопов'язаних таблиць.
У MS ACCESS використовується два способи створення бази даних:
1. Створюється порожня база даних. Потім вручну створюється кожний об’єкт бази даних.
2. Вибирається одна із стандартних баз MS ACCESS, усі об’єкти якої створюються одночасно. Цей спосіб прискорює створення бази даних. Майстри дозволяють повністю створювати одну з типових баз даних. Набір майстрів Access 2000 допомагає користувачеві виконати роботи без конструювання.
Створення бази даних першим способом:
· Вибрати командуФАЙЛ – СОЗДАТЬ... .
· У діалоговому вікні на вкладціОБЩИЕвибирається НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ.
· У наступному вікні надається ім’я базі даних і вибирається папка для її збереження, а далі натиснути кнопку СОЗДАТЬ.
· Після відкриття вікна бази даних можна створити необхідні об’єкти.
Створення бази даних за допомогою майстра:
· Обрати командуФАЙЛ – СОЗДАТЬ... .
· У діалоговому вікні на вкладціБАЗА ДАННЫХвибирається один із стандартних шаблонів, запропонованих MS ACCESS.
· У наступному вікні надається ім’я базі даних і вибирається папка для її збереження, а далі натиснути кнопку СОЗДАТЬ.
· Далі необхідно виконувати інструкції майстра.
Відкриття існуючої бази даних
1. Вибрати меню ФАЙЛ – ОТКРЫТЬ.
2. У вікні ОТКРЫТИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ вибрати папку, в якій міститься необхідна база даних.
3. Двічі клацніть на значку потрібної бази даних.
Зауваження: відкрити одну із декількох баз даних, які відкривались раніше останніми, можна вибором необхідного імені бази у нижній частині меню ФАЙЛ. (Для відображення списку останніх файлів, з якими працювали, необхідно вибрати команду ПАРАМЕТРЫ в меню СЕРВИС, перейти на вкладку ОБЩИЕ, і встановити перемикач ПОМНИТЬ СПИСОК ФАЙЛОВ.)
1.6. Головне вікно MS Access 2000 та вікно бази даних. Елементи головного вікна Access
· Рядок заголовка містить назву програми, назву відкритої бази даних, кнопки управління представленням вікна (мінімізоване до піктограми на панелі задач, нормальне, повно-екранне), кнопка закрити, кнопка системного меню.
· Рядок менюрозміщений під рядком заголовка, містить імена команд, які відкривають список команд, доступних з даного пункту меню. Кожне підменю відкривається, якщо виділити відповідну команду або натиснути одночасно комбінацію клавішAlt і підкреслену в назві команди літеру. Наприклад, меню ФАЙЛ відкривається за допомогою комбінації клавіш Alt+Ф. Перехід від одного елемента рядка меню до іншого здійснюється за допомогою клавіш керування курсором або клавіші ТАВ. Щоб відкрити вибране меню, потрібно натиснути клавішуEnter.Склад команд меню змінюється залежно від ситуації (тобто він контекстно залежний). Залежно від ситуації команди можуть бути активними (написи контрастного кольору) або пасивними (написи світлого кольору).
· Панелі інструментів містять кнопки, які є альтернативою для команд у рядку меню.
· Рядок стану розташований у нижній частині екрана і призначений для розміщення повідомлень про поточний стан програми.
При створенні або відкритті файла бази даних у головному вікні програми MS ACCESS відкривається вікно бази даних, яке дозволяє користувачам створювати або використовувати будь-які об’єкти бази даних.
Ім’я відкритої бази та її формат відображаються у рядку заголовка. У рядку нижче розміщені кнопки. Кнопка ОТКРЫТЬвикористовується для роботи з існуючими об’єктами, кнопкаКОНСТРУКТОРвикористовується для модифікації об’єктів, які створені раніше, кнопкаСОЗДАТЬдля створення нових об’єктів.
У лівій частині вікна відображається список об’єктів бази даних. Для роботи з обраним об’єктом, необхідно вибрати відповідну вкладку.
Роботу з програмою ACCESS розпочинають у вікні бази даних на вкладці ТАБЛИЦІ.
1.7. Питання до лекції 1
1. Що таке база даних?
2. Що таке реляційна база даних?
3. Назвіть основні етапи проектування бази даних.
4. Яке призначення системи управління базами даних?
5. Які основні етапи роботи з базами даних?
6. Які об’єкти містяться у базі даних?
7. Які є способи створення бази даних?
8. Назвіть основні елементи головного вікна Access.
Лекція 2
Тема: Поняття та створення структури таблиці. Типи даних та властивості полів. Основні способи створення таблиць
План лекції:
2.1. Основні поняття про таблиці.
2.2. Типи даних.
2.3. Властивості полів.
2.4. Способи створення таблиці.
2.5. Поняття первинного ключа.
2.6. Збереження таблиць.
2.7. Питання до лекції 2.
Рекомендована література: [1,2,3]
2.1. Основні поняття про таблиці
Таблицімістять всю інформацію бази даних. На основі таблиць створюють усі інші об’єкти форми, запити, звіти. БД в ACCESS може містити не більше ніж 32 768 таблиць, причому одночасно може бути відкрито 255 таблиць. Таблиця має унікальне ім’я в БД. В кожній з таблиць міститься інформація про які-небудь об’єкти одного типу. Дані таблиць можна доповнювати, вилучати, редагувати, сортувати або фільтрувати за деякими критеріями. Кожна таблиця складається з рядків і стовпчиків, які називаються записами і полями відповідно.
Поля утворюють структуру таблиці. Для кожного поля необхідно визначити його ім’я, тип даних, які будуть у ньому міститися, а також залежно від типу даних задати властивості для кожного поля.
При виборі імен полів, необхідно враховувати такі правила:
· ім’я містить не більше 64 знаків;
· ім’я може включати будь-яку комбінацію букв, цифр, пробілів и спеціальних знаків за виключенням крапки (.), знаку оклику (!), квадратних дужок ([,]);
· не повинне починатись пробілом.
Всередині імен полів пробіли допустимі, але не бажані, оскільки при деяких обставинах можуть викликати конфлікти у програмах.
