Проектування бази даних
Перш ніж створити електронну базу даних, необхідно детально розробити її структуру. Цей процес включає наступні етапи:
· Визначення мети створення бази даних.
· Визначення таблиць, які повинна містити база даних.
· Визначення для кожної таблиці списку полів і призначення імен кожному полю.
· Визначення полів з унікальними значеннями у кожному записі.
· Визначення зв’язків між таблицями.
· Удосконалення структури бази даних.
· Введення даних і створення інших об’єктів бази даних.
· Використання засобів аналізу бази даних.
База даних повинна задовольняти вимогам тих користувачів, які будуть з нею працювати. Тому на першому етапі необхідно визначити, які функції буде виконувати база даних, яка інформація буде міститись в її таблицях. Визначити, яку результативну інформацію необхідно отримувати у звітах. Після визначення мети створення бази даних, стане зрозумілим, які дані повинні міститися в її таблицях.
Добре продумана структура таблиць є запорукою ефективної роботи з даними. Необхідно детально продумати структуру таблиць, враховуючи наступні вимоги:
· Інформація в таблиці не повинна повторюватись.
· Таблиці не повинні містити одну й ту ж інформацію.
Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на визначену тему. Щоб не відбувалось дублювання даних, необхідно розподілити різнорідні дані по окремих таблицях. Для кожного типу відомостей необхідно створювати окреме поле.
Якщо таблиці містять значну кількість даних, можна використати майстер аналізу таблиць (меню Сервис /Анализ /Таблица), який допоможе розділити їх на зв’язані таблиці, тим самим підвищивши ефективність збереження даних.
Для кожного поля таблиці необхідно задати тип даних і вибрати найменший розмір, який дозволяє зберігати потрібні дані.
Для утворення зв’язків між таблицями необхідно визначити для кожної таблиці первинний ключ, який являє собою одне або декілька полів, що однозначно ідентифікують кожен запис таблиці.
Після даного етапу необхідно остаточно проаналізувати утворену структуру і зв’язки між таблицями і усунути існуючі недоліки. Для цього вводиться необхідний для перевірки структури набір даних і створюються запити, які показують чи вдається отримати необхідні відомості.
Якщо структура таблиць відповідає поставленим вимогам, то вводяться дані і створюються всі інші об’єкти – форми, запити, макроси, модулі, звіти.
Для взаємодії користувача з базою даних використовуються програмні комплекси – системи керування базами даних (СКБД).
Сучасні СКБД забезпечують:
· набір засобів для підтримки таблиць і співвідношень між зв’язаними таблицями;
· введення, модифікацію інформації, пошук і представлення інформації в текстовому або графічному вигляді;
· засоби програмування, за допомогою яких ви можете створювати власні додатки.
Отже, для створення бази даних і роботи з нею крім комп’ютера потрібно мати відповідний програмний продукт – СКБД.
Робота з базами даних має такі етапи:
· створення структури бази даних;
· введення даних;
· редагування структури і даних;
· пошук інформації в базі даних;
· оформлення звітів.
В ACCESS база даних – це файл розширення назви якого .mdb (його можна не зазначати).
Файл MS ACCESS складається з окремих об’єктів, які використовуються для збереження і представлення інформації.
1.4. Об’єкти бази даних
До об’єктів баз даних належать:
1. Таблиці – це набір даних по одній визначеній темі. Наприклад, дані про студентів, їх прізвища, адреси, телефони.
2. Форми – використовуються для введення нових даних і перегляду існуючих у вказаному форматі. Можна використовувати кнопочну форму, для відкриття інших форм або звітів.
3. Запити – вимоги на відбір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними. За допомогою запитів дані упорядковують, фільтрують, об’єднують, аналізують.
4. Звіти – об'єкти бази даних Microsoft Access, призначені для відображення даних, організованих і відформатованих відповідно до вимог користувача. За допомогою звітів складаються комерційні відомості, списки телефонів або списки розсилки. Звіти використовуються для відображення інформації у друкованому вигляді.
5. Макроси – містять одну або декілька макрокоманд, які використовуються для автоматичного виконання деяких операцій.
6. Модулі – містять програми, на VISUAL BASIC. Дозволяють розширити можливості системи, якщо написати для цього необхідні програми.
