Access дає змогу сортувати й фільтрувати дані в режимі таблиці. Ця можливість може стати у пригоді для формування списку записів на основі кількох умов сортування або фільтрації. Кнопка Фильтр по выделенному або команда Записи/Фильтр/Фильтр по виделенному добирає записи на базі поточного виділеного блоку. Для застосування фільтра потрібно виділити поле або частину поля в режимі таблиці або у формі, після чого натиснути на кнопку Фильтр по выделенному.
Кнопка Изменить фильтр відкриває вікно фільтра, в якому виводиться порожня активна форма або таблиця, яка використовується для визначення фільтра. Вкажіть потрібне поле (поля) і умову відбору. Умова вказує Access, які записи необхідно відобразити. Умова відбору може бути виразом, що містить оператори (наприклад = і >), а також символи (наприклад * і ?). Ви можете вибрати команду Построить із контекстного меню для того, щоб використати діалогове вікно Построитель выражений. Щоб скористатися фільтром, виберіть команду Записи/Применить фільтр. Відфільтровані дані (вибірка) з’являться на екрані у вигляді таблиці. Щоб побачити знову всі записи, виберіть команду Записи/Удалить фильтр або клацніть по кнопці Удалить фильтр.
Відфільтрувати дані можна також виконавши команди:
1. Виберіть команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. На екрані з’явиться діалогове вікно фільтра.
2. Перейдіть у рядок Поле. У списку виберіть поле, в якому вам потрібно провести фільтрацію, або двічі клацніть на потрібному імені поля у списку полів.
3. Перейдіть у рядок Сортировка. У списку виберіть потрібний порядок сортування: По возрастанию, По убыванию або Отсутсутвует
4. Перейдіть в рядок Условие отбора і введіть умови пошуку.
5. Повторіть пп.2-4 для кожного поля, в якому вам потрібно провести фільтрацію.
6. Виберіть кнопку Применить фильтр панелі інструментів для перегляду обраної підмножини даних.
7. Щоб зберегти фільтр, виберіть команду Файл/сохранить как запрос.
8. Щоб завантажити збережений фільтр, виберіть команду Файл/Загрузить из запроса і відкрийте файл фільтра як запит.
