Вибір постачальника

Однією із основних передумов успішного здійснення закупі­вель матеріальних ресурсів є вибір постачальника. Це поясню­ється не тільки функціонуванням їх великої кількості, а й необхідністю вибору надійних партнерів, співробітництво з якими не принесе додаткових витрат.

Основні етапи вибору постачальників

1-й етап. Пошук потенційних постачальників. При цьому можуть бути використані такі методи:

— оголошення конкурсних торгів (тендера);

— вивчення рекламних матеріалів: фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації і т. ін.;

— відвідування виставок і ярмарків;

— листування і особисті контакти з можливими постачаль­никами;

— письмові переговори між постачальником і споживачем.

Найбільш перспективними є перший і останній методи.

Конкурсні торги (тендери) — форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, комплектуючі на велику суму або передбачається налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як по­стачальникові, так і споживачеві.

Проведення тендера включає такі етапи:

1. Реклама.

2. Розробка тендерної документації.

3. Публікація тендерної документації.

4. Приймання і розкриття тендерних пропозицій.

5. Оцінка тендерних пропозицій.

6. Підтвердження кваліфікації учасників торгів.

7. Пропозиція і присудження контракту.

Пояснимо деякі етапи проведення конкурсних торгів.

Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:

— інструктує учасників торгів про процедуру торгів;

— дає опис закуповуваних товарів або послуг;

— установлює критерії для оцінки пропозицій;

— визначає умови майбутнього контракту.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться в суворій відповід­ності з критеріями, наведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

— попереднє призначення членів тендерного комітету, які будуть здійснювати оцінку пропозицій;

— розгляд тільки тих пропозицій, що відповідають вимо­гам, викладеним у тендерній документації;

— відсутність будь-яких переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому показано, як оцінювалися тендерні пропози­ції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції та дані реко­мендації щодо присудження контракту.

Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну пропозицію.

Письмові переговори між постачальником і споживачем. У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на постачання товарів від потенційного постачаль­ника. Це може бути організовано двома способами.

Перший, коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції свої пропозиції (або оферти). Ці документи аналогіч­ні пропозиціям, одержуваним від постачальників при прове­денні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій суворо визначені, оферти у випадку письмо­вих переговорів можуть мати різну форму і зміст. Звичайно вони включають такі реквізити:

— найменування товару;

— кількість і якість товару;

— ціну;

— умови і термін постачання;

— умови платежу;

— характеристику тари й упакування;

— порядок приймання-здачі.

Оферти можуть бути твердими і вільними (ініціативними).

Тверда оферта направляється тільки одному покупцеві з вказівкою терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді протягом цього терміну рівноцінно відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції.

Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє про­давцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прий­няття пропозиції. Тверді оферти висилаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта не містить ніяких зобов'язань продавця сто­совно покупця. Вона може висилатися у необмеженій кількос­ті потенційним споживачам і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). У запиті указуються всі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і терміни постачання, платежу й ін.), крім ціни, що з'явиться у відповідній пропозиції.

2-й етап. Аналіз потенційних постачальників.

Складений перелік потенційних постачальників аналізується за спеціальними критеріями, які дають змогу здійснити відбір прийнятних постачальників. Критерії оцінки і відбору постачальників:

— вартість придбання продукції або послуг;

— якість обслуговування;

— надійність постачання;

— віддаленість постачальника від споживача;

— терміни виконання замовлень;

— періодичність постачань;

— умови оплати;

— мінімальний розмір партії товару;

— можливість одержання знижки;

— частка постачальника у покритті витрат;

— повнота асортименту;

— умови розподілу ризиків;

— наявність сервісного обслуговування;

— рекламна підтримка;

— репутація постачальника;

— фінансове становище постачальника, його кредитоспроможність та ін.

Перші два критерії вважають основними. Вартість придбання містить ціну продукції або послуг. Якість обслугову­вання містить якість продукції або послуги і надійність обслуговування. Надійність можна оцінити через імовірність від сутності відмови в задоволенні заявки споживача.

Підприємство визначає для себе найбільш значимі критерії залежно від специфіки своєї діяльності.

Внаслідок аналізу потенційних постачальників формується перелік конкретних постачальників, з якими проводиться ро­бота зі встановлення договірних відносин. Список постачаль­ників зазвичай складається за кожним конкретним видом ма­теріальних ресурсів, які постачаються.

3-й етап. Оцінка результатів роботи з постачальниками.

Оцінку постачальників потрібно проводити не тільки на стадії пошуку, але й у процесі роботи з уже відібраними поста­чальниками.

Для оцінки вже відомих постачальників часто використо­вують:

1) методику ранжування;

2) АВС-аналіз.

За допомогою методики ранжування розробляється спеці­альна шкала оцінок, що дає змогу розрахувати рейтинг поста­чальника.

Методика ранжування полягає в таких діях, як:

1) оцінка значимості окремих критеріїв, за якими плану­ється вибрати постачальника. Для цього обирають експер­тів (це можуть бути керівники підприємства або спеціалісти із постачання, виробництва). Кожному експерту пропонують (незалежно і таємно від інших експертів) встановити коефіці­єнт значимості кожного критерію в межах від 0 до 1 (можуть бути встановлені межі значень коефіцієнтів від 1 до 5, чи від 1 до 10 тощо). Коефіцієнти значимості критеріїв, установлені експертами, проставляють у таблицю визначеної форми (табл. 7.2) і потім в останньому стовпчику підраховують комп­лексну оцінку як суму коефіцієнтів значимості за кожним критерієм;

2) оцінка постачальників відповідно до значимості вста­новлених критеріїв. На основі історії роботи з постачальником виставляється оцінка за кожним критерієм (за десятибальною шкалою), після чого шляхом множення отриманих оцінок на значимість відповідних критеріїв і наступного додавання отри­маних результатів розраховується рейтинг постачальника (табл. 7.3).

Таблиця 7.3.

Розрахунок рейтингу постачальника

Таблиця 7.2.

Приклад застосування методу експертних оцінок для ранжування критеріїв оцінки постачальників

Для вибору найкращого постачальника порівнюють їх рей­тингові оцінки. Якщо рейтинг нижчий від припустимої вели­чини, то договір постачання за рішенням відповідальних осіб може бути розірваний.

АВС-аналіз. В основі використання цього методу щодо ана­лізу постачальників лежить припущення, що не всі постачаль­ники характеризуються однаковим впливом на ефективність, через що доцільно інтенсивніше займатися постачальниками, які мають великий обіг.

Методика АВС-аналізу розглянута в розділі 6. Приклад АВС-аналізу наведено в табл. 7.4.

Таблиця7.4

АВС-аналіз даних про постачальників

На основі цього аналізу можна зробити висновок про пере­вагу роботи з певними постачальниками для цього підприємс­тва. Так, якщо витрати на заходи у сфері закупівель потрібно скоротити, то доцільно приділити увагу насамперед А-постачальникам, оскільки більш інтенсивна робота з ними може вплинути на загальний обіг підприємства.

АВС-класифікація постачальників, на думку Ю.В. Пономарьової може бути проведена і в розрізі товарів, що закуплюються.

Для А-товарів можна провести такі заходи: точніший аналіз цін закупівель, детальний аналіз структури витрат, всеохоплюючий аналіз ринку, отримання декількох пропозицій від постачальників, більш жорсткі переговори щодо закупівельних ретельніша підготовка замовлень на постачання, регулярні контроль запасів, точніше визначення страхових запасів і т. ін.

В-товари — це такі товари, які характеризуються середньо-вартісними величинами. Залежно від їх значення з ними працювати або як з А-товарами, або як із С-товарами.

С-товари — головна задача раціоналізації полягає у зниженні витрат на оформлення замовлень і складування. З цією метою можна проводити такі заходи: спрощення оформлення замовлень, зведені замовлення, застосування простих формулювань замовлень, телефонні замовлення, спрощений складський об­лік, великі партії замовлень, спрощений контроль замовлень, установлення більш високого рівня страхових запасів і т. ін.

4-й етап. Розвиток постачальника. Високорозвинені вза­ємини із постачальниками мають включати ще один ступінь — це розвиток постачальника, тобто інтеграцію його в систему своїх інтересів.

Розвиток постачальника застосовується у випадках, коли прийнятного постачальника ще не обрано, і його слід переко­нати у перевагах співпраці. У більш загальному плані розвиток постачальника означає виявлення позицій постачальника, за якими необхідно досягнути покращень у цей момент чи у перспективі для потреб наявного підприємства, а також визначення комплексу заходів, необхідних для поліпшення взаємної співпраці.