Облік розрахунків за дебіторською заборгованістю з розрахунків ведеться на рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами”. За дебетом рахунка відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом – її погашення або списання.
Рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами» має такі субрахунки:
371 «Розрахунки за виданими авансами»;
372 «Розрахунки з підзвітними особами»;
373 «Розрахунки по нарахованих доходах»;
374 «Розрахунки за претензіями»;
375 «Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків»;
376 «Розрахунки за позиками членам кредитних спілок»;
377 «Розрахунки з іншими дебіторами».
Дебіторська заборгованість за розрахунками виникає у випадках:
1. Уразі переплати податків
У такому випадку в державного бюджету та соціальних фондів виникає заборгованість перед підприємствами в сумі переплачених податків або платежів. Вона може бути повернута на рахунок підприємства або зарахована в майбутніх періодах за борги, що будуть нараховані.
2. За авансами виданими
Якщо підприємство виплатило аванс постачальнику, то в постачальника виникають зобов'язання з відвантаження матеріалів, товарів тощо.
1. З нарахованих доходів
Дебіторська заборгованість з нарахованих доходів виникає, якщо підприємство нараховує доходи від використання його активів іншими сторонами, імовірність отримання яких ним визнається. Це можуть бути відсотки, дивіденди, роялті.
Відсотки — плата за використання грошових коштів, їх еквівалентів або сум, що заборговані підприємству. Нарахування відсотків здійснюється в тому звітному періоді, до якого вони належать, виходячи з бази їх нарахування та строку користування активами. Підприємство повинно нараховувати відсотки щомісяця.
Дивіденди нараховуються підприємством, якщо воно утримує на балансі довгострокові інвестиції — акції.
Дивіденди — частина чистого прибутку, розподілена між учасниками (власниками) відповідно до частки їхньої участі у власному капіталі підприємства. Нарахування дивідендів здійснюється на дату прийняття загальними зборами рішення при виплату дивідендів у сумі, пропорційній розміру його частки у статутному капіталі об'єкта інвестування.
Роялті— це платежі за використання нематеріальних активів підприємства (патентів, торговельних марок, авторського права, програмних продуктів та ін.). Дебіторська заборгованість за платежами з роялті визнається за принципом нарахування згідно з економічним змістом укладеної угоди.
2. Із внутрішніх розрахунків
Дебіторська заборгованість із внутрішніх розрахунків виникає за умови, якщо підрозділи об'єднання або філії без права юридичної особи, включаючи адмінуправління, мають заборгованість перед даним підприємством. Така заборгованість може виникати у разі внутрішньої передачі цінностей чи іншого майна. При виникненні дебіторської заборгованості з внутрішніх розрахунків складаються такі облікові записи:
3. З підзвітними особами
Підзвітні особи — працівники або власники підприємства, які отримали кошти з каси підприємства для забезпечення потреб, пов'язаних з його господарською діяльністю. НБУ накладає обмеження на розмір та час використання отриманих коштів.
Кошти підзвітним особам видаються:
— для придбання товарів і послуг;
— покриття витрат у відрядженні.
Аванс на придбання товарів і послугповинен бути використаний не пізніше від наступного дня з дня їх отримання з банку. Сума, за якою здійснюються розрахунки з однією юридичною особою за один день, не повинна перевищувати 10 000 грн.
Аванс на відрядженнямає підтверджуватися звітом в 3-денний термін з дня повернення з відрядження.
Видача коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером на основі розпорядження керівника підприємства за умови браку попередньої заборгованості за отриманими авансами.
Сума авансу на відрядження визначається, з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на готель та кількості днів відрядження.
Порядок оплати і норми видатків за відрядженнями визначаються постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.1999 № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 зі змінами).
Працівники підприємства направляються у відрядження за наказом керівника,в якому визначено місце та мета відрядження. Відповідно до наказу керівника працівникові виписується посвідчення про відрядження, у якому вказується прізвище, ім'я, по батькові відрядженої особи; її посада; місце і мета відрядження; номер та дата наказу, відповідно до якого працівник направляється у відрядження, а також відмітка про вибуття у відрядження з підприємства. Видане працівникові відрядне посвідчення реєструється у журналі реєстрації посвідчень про відрядження.При прибутті у кожний пункт відрядження, передбачений його завданням, та вибутті з нього працівник повинен зробити відмітку у посвідченні про відрядження. Кількість фактичних днів перебування у відрядженні визначається за посвідченням про відрядження. Підприємства повинні також вести журнал обліку працівників, що прибули у відрядження з інших підприємств та організацій.
Якщо працівник направляється у закордонне відрядження в країни, з якими встановлено повний прикордонний контроль, то кількість днів перебування у відрядженні визначають за відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.
Максимальний термін перебування в безперервному відрядженні в Україні — 30 календарних днів, за кордоном — 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, що направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати період будівництва об'єктів. Мінімальний термін відрядження — 1 день. За одноденного відрядження добові виплачуються в повному обсязі. Днем вибуття у відрядження вважається день відправки транспортного засобу від місця роботи відрядженого працівника, днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника.
Протягом усього терміну перебування у відрядженні за працівником за основним місцем роботи зберігається середній заробіток або оклад з усіма доплатами.
Після повернення з відрядження працівник складає в 3 денний термін авансовий звітпро здійснені документально підтверджені (окрім добових) витрати. Працівникові компенсуються обумовлені підприємством витрати на проживання в готелі, витрати на бронювання готелю, витрати на побутові послуги, що надаються в готелі, витрати на проїзд до місця відрядження і назад, витрати на постіль — за умови надання відповідних чеків та рахунків, які підтверджують факт здійснення витрат. Добові нараховуються за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду. Невикористана сума авансу повертається в касу підприємства.
Якщо підзвітною особою здійснювалось придбання товарів і послуг, то вона на підставі первинних документів, які підтверджують здійснені господарські витрати, також складає авансовий звіт.
Рахунки з підзвітними особами відображаються в обліку на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (додат. 3:В.3 та додат. 3:В.4). Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. У балансі воно відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі поточних зобов'язань.
Невикористані суми авансу повертаються в касу підприємства. Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кожною підзвітною особою.
4. До іншої поточної дебіторської заборгованості відносять:
• заборгованість працівників за іншими операціями, крім довгострокової;
• за товари, придбані в кредит або за позиками;
• заборгованість за розрахунками за претензіями;
• заборгованість за розрахунками з відшкодування матеріальних збитків;
• заборгованість за розрахунками з оплати праці;
• заборгованість за розрахунками з постачальниками;
• іншу поточну дебіторську заборгованість.
Розрахунки за претензіями виникають при пред'явленні претензій постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за визнаними ними штрафами, пенею, неустойками.
Претензії постачальникам пред'являються в разі невиконання або неповного виконання ними умов укладених договорів:
— постачання матеріалів, товарів, робіт, послуг неналежної якості;
— постачання матеріалів, товарів, робіт, послуг у неповному обсязі;
— невідповідність цін та тарифів на матеріали, товари, роботи, послуги;
— несвоєчасна поставка матеріалів, товарів, робіт, послуг;
— порушення інших умов, передбачених договором.
Підставою для визнання в обліку претензій є акти приймання вантажів, комерційні акти, рішення арбітражних судів та інші.
Якщо банком помилково була списана сума коштів з рахунка підприємства або помилково зарахована на рахунок, то він зобов'язаний уже наступного дня після виявлення помилки виправити її.
Аналітичний облік розрахунків за претензіями ведеться окремо за кожним випадком визнання претензій та кожним постачальником.
Матеріальні збитки можуть здаватись підприємству через недостачі та втрати товарно-матеріальних цінностей.
Недостачі і втрати можуть бути в межах норм природних втрат (які визначаються чинним законодавством за окремими видами цінностей) і наднормативні.
Недостачі в межах норм природних втрат, виявлені при оприбуткуванні цінностей, включаються до первісної вартості запасів. При цьому складається така кореспонденція рахунків:
Дебет 20 «Виробничі запаси»;
Дебет 28 «Товари»
Кредит 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».
Якщо недостача в межах норм природних втрат виявлена під час інвентаризації цінностей, то вона списується на собівартість реалізованої продукції (товарів). При цьому складається обліковий запис:
Дебет 90 «Собівартість реалізації»; Кредит 20 «Виробничі запаси».
