Касові операції регулюються Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637.
Касові операції — операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку.
Книга обліку — касова книга, книга обліку доходів і витрат, книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей або книга обліку розрахункових операцій.
При документуванні касових операцій підприємства мають використовувати форми первинного обліку затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 № 51, а саме:
Ø КО-1 "Прибутковий касовий ордер" (документ суворої звітності). Застосовується для оформлення надходження грошей до каси при
обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і
без неї. Прибутковий касовий ордер складається з двох частин: самого прибуткового ордера та квитанції до нього. Виписується в одному
примірнику працівником бухгалтерії та підписується головним бухгалтером або особою, яка на те уповноважена. Квитанція видається
на руки особі, яка здала гроші, а ордер залишається у касі та реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Всі касові ордери після їх виконання підписуються касиром, а
на доданих до них документах ставиться штамп або напис
"Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік). Підчистки або виправлення в касових документах не дозволяються.
Ø КО-2 "Видатковий касовий ордер". Застосовується для оформлення видачі грошей з каси при обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і без неї. Виписується в одному
примірнику робітником бухгалтерії, підписується керівником підприємства (організації) та головним бухгалтером чи особою, яка на те
уповноважена. Реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.
Ø КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових
документів" (журнал відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи);
КО-4 "Касова книга" (документ суворої звітності). Застосовується для обліку руху грошей у касі.
Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства. Кожне підприємство, яке має касу, веде тільки одну Касову книгу в національній валюті та окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та опечатаною сургучною або масничною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства або вищого органу.
Записи в Касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними та є звітами касира. Перші й другі примірники нумеруються однаковими номерами. Підчистки та необумовлені виправлення у Касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира та головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює. Записи в Касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей за кожним ордером або замінюючим його документом. В кінці кожного робочого дня касир подає звіт касира під розписку до бухгалтерії з додатком прибуткових та видаткових касових документів.
Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і є відривним листком Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів.
Ø КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей". Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей застосовується для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі (роздавачу), яка виплачує заробітну плату, та повернення наявних грошей та сплачених документів. Книгу веде касир. Видача та повернення грошей сплачених документів оформлюється підписами.
Інформація з первинних касових документів переноситься до регістрів бухгалтерського обліку. При використанні журнально-ордерної форми обліку згідно із Методичними рекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 28.12.2000 № 356, кредитові обороти по касі відображаються в журналі-ордері № 1, а дебетові — у відомості № 1.1 до нього (рис. 2.2.)
Рис. 2.2. Схема документування касових операцій при застосуванні журнально-ордерної форми обліку
