Подбор офисного помещения
При подборе офисного помещения необходимо четко сформулировать ваши требования. Вполне вероятно, что офис, идеально подходящий под требования вашего руководства найти будет практически невозможно и какими-то из требований при дется поступиться. Пример описания требований по поиску помещения под офис (заявка в риэлтерскую компанию) приведен ниже.
Класс здания «B». Площадь от *** до *** кв. м.
Предпочтительно расположение офиса:
- в месте с высоким уровнем пешеходных, автомобильных и др. транспортных потоков, наличие в визуальной близости транспортных узлов, развязок и магистралей;
- вблизи станций метро *** или ***;
- на 1-ой линии домов;
- на 1-ом (или другом) этаже, с отдельным входом.
Как вариант, рассматриваются предложения по аренде помещений в крупных торговых комплексах с желательным присутствием крупных сетевых «якорных» арендаторов. В случае размещения офиса в торговом комплексе рассматриваются варианты по аренде помещений выше 1-го этажа.
Долгосрочная прямая аренда или субаренда - как правило, срок аренды 3 года и более.
Возможность размещения наружной рекламы.
Две телефонных линии.
Описание включает в себя, в первую очередь, требования к офису с точки зрения бизнеса компании и формулируя их, руководитель не будет задумываться, к примеру, о системах венти ляции. Более детальной проработкой и предварительным поиском и отбором помещений занимается офис менеджер сам или с помощью риэлторской компании.
При выборе офисного помещения рассматриваются:
- технические характеристики, противопожарные системы, безопасность, организована ли круглосуточная охрана, видеонаблюдение, система контроля доступа, тип лифтов;
- телекоммуникации: наличие оптико-волоконной линии, выделенного канала Интернет, количество телефонных линий, наличие провайдера данных услуг в здании;
- удаленность от других коммерческих учреждений города;
- удобное транспортное сообщение/доступность, близость или удаленность от основных транспортных магистралей;
- удаленность от остановок общественного транспорта;
- наличие парковки, парковка наземная охраняемая, под земная, количество предоставляемых парковочных мест из расчета на 100 кв. м;
- тип здания, возраст и внешний вид;
- внешний вид фасада, отсутствие трещин и повреждений;
- состояние холла и коридоров – внешний вид, освещение, указатели компаний, подход к лифтам;
- состояние мест общего пользования;
- качество материалов отделки, уровень естественной освещенности;
- состояние систем отопления, вентиляции и кондиционирования (хорошее, отличное или устаревшее); водоснабжения;
- состояние систем электроснабжения;
- свободная планировка в виде офисных блоков или другая планировка - возможна планировка помещений согласно первоначальному предназначению здания или изменена силами арендаторов;
- инфраструктура здания;
- службы безопасности, управления;
- служба эксплуатации;
- служба уборки.
Классификация зданий
Любые помещения под офис идут нарасхват, но на сегодня требования и ожидания большинства арендаторов изменились.
Появление на рынке современных бизнес – центров высокого уровня, предлагаемые ими высокие стандарты изменили представления об офисном помещении и повысили требовательность арендаторов к арендодателям. Это связано также и с укрупнением бизнеса и повышением уровня потребностей и самооценки предпринимателей и сотрудников. При найме на работу сотрудник обращает большое внимание на офис компании.
Сейчас в качестве деловых или бизнес-центров предлагаются и новые здания, и полностью переоборудованные (реставрированные, реконструированные) здания, или уже устаревшие административные здания (бывших госучреждений).
Вопрос об отнесении здания к той или иной классификации и право придания классификации новым зданиям находится в ведении его владельцев. Бывает, что разные агентства дают разную классификацию одного и того же здания.
Единых утвержденных государственных стандартов и утвержденной классификации зданий офисных деловых центров на сегодня в России не существует. Есть две основные классификации, широко используемые риэлторами и консалтинговыми компаниями. Одна классификация создана на Московском Исследовательском Форуме в апреле 2003 года (в рабочую группу входила «большая четверка» компаний - Jones Lang LaSalle, Colliers, Noble Gibbons, Cushman&Wakefield/Stiles&Ryabokobylko – консалтинговые компании в области рынка офисных площадей.
Согласно данной классификации зданий, офисное здание высшего класса - класса А должно соответствовать или превышать установленный минимум в 16 из 20 стандартных критериев:
1. Высококачественная стандартная отделка, современные системы инженерного оборудования здания, включая BMS.(система управления зданием)
2. Профессиональное управление зданием.
3. Хорошее расположение здания в границах офисного района, удобный подъезд и транспортное сообщение.
4. Система кондиционирования - не ниже двухтрубной, либо соответствующий ей аналог.
5. Подвесные потолки.
6. Высота от пола до подвесного потолка в среднем 2,7 м.
7. Эффективная открытая планировка этажа (конструкция с несущими колоннами).
8. Трехсекционный короб для электрического, телефонного и компьютерного кабелей, либо фальшпол (или возможность его установки).
9. Современные, высококачественные окна, их рациональное расположение.
10. Современные высокоскоростные лифты с периодом ожидания не более 30 сек.
11. Подземная парковка.
12. Качественные материалы, использованные в отделке помещений общего пользования.
13. Соотношение парковочных мест (наземных и подземных) - не менее 1 места на 100 кв.м. арендуемой площади здания.
14. Фактор потерь (соотношение используемой и арендуемой площадей) – не более 12%.
15. Качественный провайдер телекоммуникационных услуг в здании.
16. Два независимых источника электроснабжения или наличие источника бесперебойного питания; мощность электроснабжения для низковольтных сетей арендатора должна быть не менее 50 Вт/1 кв.м полезной площади + 20 Вт дополнительно выделенных для освещения.
17. Допустимая нагрузка на межэтажные перекрытия - 400-450 кг на 1 кв.м.
18. Современные системы безопасности и контроля доступа в здание.
19. Кафетерий/столовая для сотрудников и другие удобства.
20. Глубина этажа от окна до окна не более 18 - 20 м.
На рынке предлагаются:
Бизнес - центры класса «А». Это наиболее совершенные, престижные и дорогостоящие здания по месторасположению, по техническому оснащению здания, учитывают все последние нововведения в технологиях и комфорте, ориентированы на потребности клиентов, по статусу арендаторов, по уровню спроса и, что очень важно, управляемые высокопрофессиональной управляющей компанией.
Как правило, это новостройки в престижных районах с использованием новейших технологий в оснащении. Офисное здание класса А должно соответствовать не менее, чем 16 из 20 стандартных критериев.
В зданиях высшего уровня класса А обязательно наличие:
- центрального кондиционирования;
- принудительной вентиляции с предварительным обогревом или охлаждением;
- охраняемой автостоянки, из расчета минимум 1/100 м2
полезной площади;
- оптиковолоконной связи;
- общей охраны;
- окон из упроченного алюминия, ПВХ или композиционных деревянных окон с двойным стеклопакетом;
- профессионального управления;
- импортных лифтов (или лифтов, произведенных по лицензии фирмы ОТИС);
- гибко перестраиваемых этажей с несущими стенами только по периметру и лестничным колодцам;
- систем пожарной и охранной сигнализации по СниП;
- строительство должно быть осуществлено по высочайшим стандартам качества с преимущественным использованием импортных отделочных материалов.
Такие здания не должны иметь:
- деревянных перекрытий;
- нарушений СНиП.
Нижеследующие показатели не являются обязательными для зданий класса А, но их наличие рассматривается как признак стандарта самого высокого качества:
- фальшполы в офисных помещениях;
- отдельная система питания для компьютеров для защиты
от скачков напряжения и высокочастотных наводок;
- дублирующие генераторы электроэнергии;
- четырехтрубная система фанкойлов;
- компьютеризированная система контроля в здании «смартбилдинг»;
- 3,5 или более парковочных мест/100 м2 полезной офис-
ной площади;
- подземная или крытая автостоянка;
- спринклерная система пожаротушения.
Объекты, отвечающие трем и более вышеуказанным показателям, в дополнение к стандартным критериям офисных зданий класса А, классифицируются как офисные здания класса А+.
Класс А - это обеспечение стабильности в качестве услуг. В повышении престижа объекта важную роль играет известность управляющей зданием компании и решающим фактором при заключении договора с компанией является ее имя, несмотря на более высокие расценки на услуги и жесткое отношение к клиенту. Рынок компаний, управляющий чужой недвижимостью, достаточно узкий. 80-90% недвижимости класса А управляется пятью известными компаниями.
Бизнес-центры класса «В». Здания, находящиеся в менее престижных районах, которые не могут предлагать набор (пакет) услуг и удобств класса «А», как в количественном, так и в качественном измерении и претендующие на менее высокую арендную плату. Офисное здание класса В должно соответствовать не менее 10 из 20 стандартных критериев.
Отсутствие одного или более показателей, характерных для офисных зданий класса А, - признак офисных помещений класса В.
К ним относятся обьекты высокого качества, только что построенные или после капитального ремонта, с заменой окон, систем электрики и отопления.
Офисные помещения класса В должны иметь:
- лифты;
- принудительную вентиляцию по СниПам;
- воздушное кондиционирование по центральной или сплитсистеме;
- окна уплотненные, хорошего качества с двойным остеклением;
- умеренно перестраиваемые этажи с минимальным количеством несущих перегородок и правильно выбранной глубиной офисных помещений сточки зрения использования их для офисных нужд;
- современную заземленную электрическую систему адекватной мощности;
- пожарную и охранную сигнализацию по СниПам.
Такие здания не должны иметь:
- окна не уплотненные, с одинарным стеклопакетом и двойными рамами российского производства;
- не отремонтированные электрические системы и системы отопления;
- «советские» отделочные материалы образца до 1991 года.
Типичными для таких объектов является:
- здания новой постройки, более низкого качества, чем класса А, или полностью отремонтированные помещения послевоенного периода с бетонными этажными перекрытиями;
- иногда старые здания с деревянными этажными перекрытиями могут быть настолько хорошо отреставрированы и отремонтированы, что подпадают под стандарт офисных зданий класса В.
Если зданиям класса В не хватает одного или двух показателей, чтобы быть отнесенными к классу А, они могут быть классифицированы как офисные здания класса В+.
Управление объектами класса В - сегмент рынка, наиболее освоенный отечественными управляющими компаниями: и обеспечение технического состояния «почти как в классе А», и гибкая ценовая политика, и готовность к прозрачности отношений с собственниками при «серых» финансовых схемах, и умение ладить с контролирующими и надзорными органами.
Бизнес-центры класса «С». Здания старой постройки, не соответствующие в должной мере современным технологическим требованиям, располагающиеся в нереконструированных поме-
щениях и достаточно неудобные по месторасположению, взи-
мающие невысокую арендную плату. Соответствуют не менее 8
из 20 стандартных критериев. Отсутствие одного и более пока-
зателей, характерных для офисных зданий класса В, - признак
офисных помещений класса С. Такие здания должны быть в хо-
рошем рабочем состоянии, после косметического ремонта.
Офисные здания класса С должны иметь:
- лифты, если здание насчитывает более трех этажей;
- адекватную электрическую мощность.
Типичным для таких зданий является:
- состояние после косметического ремонта;
- обычные деревянные неуплотненные окна российского производства с одинарным стеклом и двойной рамой;
- разнесенные или укрепленные на окне кондиционеры в определенных помещениях;
- пассивная вентиляция;
- не перестраиваемые этажи с множеством несущих стен и коридоров.
Если зданиям класса С не хватает одного или двух показателей, чтобы быть отнесенными к классу В, они могут быть классифицированы как офисные здания класса С+.
Отсутствие одного или более показателей, характерных для офисных зданий класса С, - признак офисных помещений, не отнесенных к определенной категории.
Надо иметь в виду, что ни одна из ныне существующих классификаций не учитывает физический износ зданий и другие недостатки, создаваемые временем. Более того, в процессе эксплуатации класс здания может понизиться, но арендодатель вряд ли захочет согласиться с этим. Поэтому, а также на случай если собственник, не проводя ремонта и не улучшив качество сервиса в здании, захочет повысить стоимость аренды, офис менеджер должен быть в курсе ситуации на рынке, периодически вести мониторинг цен на офисные помещения, знать цены на помещения чуть лучше по всем характеристикам.
Змістовий модуль 3. Діловодство та корпоративна етика.
