1. Microsoft Excel берілгендері (тізім) список форматында екендігіне көз жеткізіңіз: әр бағанның бірінші қатары жазбаны қамтыса, өзге қатарлар – біртипті берілгендерді қамтиды, тізімде бос қатарлар не бағандар кездеспейді.
2. Microsoft Excel кітапшасын жабыңыз, ондағы берілгендерді Microsoft Access – те қолдану керек.
3. Microsoft Access – те берілгендер базасын ашыңыз, оған Microsoft Excel берілгендерін көшіру қажет.
4. Microsoft Access – тің Файл менюінде Внешние данныепунктін таңдаңыз, және Импорткомандасын орындаңыз.
5. Импорт диалогтық терезесінде Тип файлов тізімінде Microsoft Excel элементін таңдаңыз.
6. Папка тізімінде импорттық (енгізілетін) файлды қамтитын папканы тңдап, оны екі рет басыңыз.
7. Кестелер ипортының инструкцияларын орындаңыз.
Осы мастер және Microsoft Access жайлы қосымша мәліметтер алу үшін Вывести справку после завершения работы мастера жалаушасын орнатыңыз.
Диапазонды сорттау.Қатарларды өспелі түрде сорттау (A-дан Я-ға дейін немесе 0-ден 9-ға дейін) немесе кемімелі түрде ( Я-дан A-ға дейін немесе 9-дан 0-ге дейін)
1. сортталатын тізімде ұяшықты көрсетіңіз.
2. Сортировать по возрастанию немес Сортировать по убываниюкнопкасын басыңыз.
Ескерту.Microsoft Excel нәтижелік кестесінде сорттау белгіленген аймақта ғана орындалады.
Екі не үш баған бойынша қатарларды сорттау
Ең дұрысы, сортталатын диапазонда бағандар басы болғаны дұрыс.
1. Сортталатын диапазондағы ұяшықты белгілеп алыңыз.
2. Данные менюінде Сортировкакомандасын таңдаңыз.
3. Сортировать по және Затем поаймақтарында сортталатын бағандарды көрсетіңіз.
4. Өзге сорттау параметрлерін көрсетіңіз және OKкнопкасын басыңыз.
Төрт баған бойынша сорттау
1. Диапазондағы сортталу қажет ұяшықты белгілеп алыңыз.
2. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.
3. Сортировать по терезесінде алдымен ең маңызы аз бағанды таңдаңыз.
4. OKкнопкасын басыңыз.
5. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.
6. Сортировать по және Затем по аймақтарында өзге үш бағанды ең маңызы азынан бастай отырып көрсетіңіз.
7. Өзге де сорттау параметрлерін таңдаңыз және OK кнопкасын басыңыз.
Қатарларды ай бойынша және апта күндері бойынша сорттау.
1. Сортталуы керек ұяшықты не диапазды таңдаңыз.
2. Данные менюінде Сортировкакомандасын таңдаңыз.
3. Сортировать по аймағында сортталатын бағанды көрсетіңіз.
4. Параметрыкнопкасын басыңыз.
5. Порядок сортировки по первому ключу аймағында қажетті тәртіпті таңдаңыз және OK түймешесін басыңыз.
6. Сорттаудың өзге де параметрлерін таңдаңыз және OK түймешесін басыңыз.
Сорттау тәртібі ретінде өз берілгендеріңді пайдалану.
1. Ұяшықтар диапазонында кемімелі ретпен сортталуы керек мәндерді енгізіңіз. Мысалы:
| Берілгендер
|
| Жоғарғы дәреже
|
| Орта дәреже
|
| Төменгі
|
1. Диапазонды белгілеп алыңыз.
2. Сервис менюінде Параметры командасын таңдаңыз және Списки қосымшалығын ашыңыз.
3. Импортировать командасын таңдаңыз және OK түймешесін басыңыз.
4. Сортталатын диапазонда ұяшықты көрсетіңіз.
5. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.
6. Сортировать по терезесінде бағанды таңдаңыз.
7. Параметры кнопкасын басыңыз.
8. Сортировка по первому ключу терезесінде құрылған тізімді басыңыз. Мысалы, мына варианттардың бірін таңдаңыз: Высокое, Среднее, Низкое.
9. OKкнопкасын басыңыз.
10. Сорттаудың өзге параметрлерін таңдаңыз да OKкнопкасын басыңыз.
Ескертпе. Затем потерезесінде стандартты емес ретті пайдалануға болмайды. Сорттаудың берілген реті Сортировать по аймағындағы тек баған үшін қолданылады. Бірнеше бағандарды сорттаудың стандартты емес ретін пайдалану үшін әр баған үшін жеке сорттау әрекеттерін орындау керек.
Фильтрациялау (Сүзгіден өткізу).
Фильтр (сүзгі) — берілгендер жиынын тез және жеңіл іздеу әдісі. Сүзгіден өткен тізімде баған үшін берілген шартты қанағаттандыратын қатарлар ғана орын алады. Microsoft Excel – де сүзгіден өткізудің тек екі командасы кездеседі:
· Автофильтр, сүзгінің қарапайым шарттарын қамтиды;
· Кеңейтілген фильтр сүзгінің күрделі шарттарын қамтиды.
Сүзгінің сорттаудан өзгешелігі тізімдегі жазбалар ретін өзгеріссіз қалдырады. Сүзгілеуде бейнеленуі қажет емес қатарлар уақытша жасырынады.
Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel – сүзгіден өткен қатарларды олардың ретін өзгертпей-ақ өңдеуге, форматтауға, оларға диаграмма құруға, баспаға жіберуге т.б. болады.
Автофильтр. Автофильтр командасын пайдаланғанда баған атының оң жағында стрелкалы кнопкалар пайда болады.
Сүзгіден өтпеген тізім
Сүзгіден өткен тізім
Microsoft Excel сүзгіден өткен элементтерді көгілдір түспен белгілейді.
Пайдаланушы автосүзгісі қажетті мәнді қамтитын қатарларды шығару үшін пайдаланылады.
Кеңейтілген фильтр.Кеңейтілген фильтр командасының көмегімен де тізімді Автофильтр қызметіндей етіп сүзгіден өткізуге болады, бірақ, бұл жерде бағандарға арналған қажетті тізімдер бейнеленбейді. Бұның орнына жеке шарттар диапазонында шарт енгізіледі. Шарттар диапазоны сүзгінің күрделі функцияларын да орындай алады.
Енгізілген объектілерді пайдалану. Егер, жаңарған берілгендердің бастапқы файл үшін қажет емес болса ғана пайдаланылады. Бастапқы версия кітапқа толығымен енгізіледі.
Файлды өзге компьютерде ашқанда енгізілген объектіні бастапқы файлсыз – ақ көруге болады. Себебі, енгізілген объекті бастапқы файлмен байланыспайды. Енгізілген объектіні өзгерту үшін оны бастапқы программада ашу үшін екі рет басса жеткілікті. Бастапқы программа компьютерде орнатылған болуы керек.
№10 лекция. Берілгендер қоры: Берілгендер қорының түсінігі, қолдану облысы. Берілгендер қорының құрылымы. Берілгендер қорын құру кезеңдері. Берілгендер қорын пайдаланып амалдар орындау және одан ақпараттарды шығару.
Информацияны сақтау- компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Оның ең көп тараған құралы берілгендер қоры болып табылады. БҚ-берілген құрылымдағы информациялардан тұратын арнайы форматтағы файл.
Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым. Қазіргі кездегі көптеген мәліметтер базасын басқару жүйелері өздерінің құрылымдарында тек мәліметтерді ғана емес, сонымен қатар олардың тұтынушымен және басқа да ақпараттық-программалық кешендермен қарым-қатынасының әдістерін де қамтиды.
Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалаық құралдар кешені.
Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқару жүйелерінің түрлері өте көп. Олардың әрбіреуінің түрлі объектілермен жұмыс істеу ерекшеліктеріне, қолданушыға ұсынатын қызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Солардың ішінен Microsoft Office программасының құрамыне енетін Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесін таңдап алдық.
Көптеген БҚ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымда берілгендердің адрестері жол мен бағананың қиылысуымен анықталады. БҚ-да бағандарды өрістер (поля) деп, ал жолдарды жазбалар (записи) деп атайды. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы.Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Әр түрлі кестедегі берілгендерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс не өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс не өрістер жиынтығын негізгі кілт деп атайды.
Мәліметтер базасыдегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым.
Мәліметтер базасын басқару жүйесідегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалық құралдар кешені. Ағылшынша оларды DBMS (database management system ) деп атайды.
Кесте –мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі обьект, мәліметтер қоймасы. Ол өрістер мен жазбалардан тұрады.
Жазба –кестенің бір қатары, яғни жолы.
Өріс –кестедегі бағана немесе тік жол. Access-те өріс мәліметтерін сипаттайтын оның бірсыпыра қасиеттері болады. Енгізу өрісі деп басқару элементі ретінде мәлімет енгізілетін қатарды айтады, оған пернелер арқылы мәндер енізіледі.
Сұраныс –жұмыс істеуші адамның керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгілеген шартарға байланысты таңдап алу тәсілі. Таңдап алуға сұраныс беру арқылы есептелетін өрістерден немесе басқа кестеден алынған өрістерден тұратын виртуалды кестелер құруға болады. Access-те сұраныстардың бірнеше түрі бар.
Форма –мәліметтерді экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері.
Басылым (отчет)–мәліметтерді баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.
Түйінді өріс(ключевое поле)–кестедегі жазбаларды таңдап алу мақсатында мәндері қолданылатын негізгі өріс.
Кілт(ключ)–кесте жазбаларын анықтайтын немесе екстелер арасындағы байланыстарды ұйымдастыратын бір немесе бірнеше түйінді өрістер.
Индекс –индектелетін өріс мәні арқылы кесте жазбаларын автоматты түрде сұрыптау тәсілі.
Жазбаны белгілеу аймағы –кесте жолын белгілеуге мүмкіндік беретін оның сол жақ шетіндегі тік төртбұрышты аймақ.
Өрісті белгілеу аймағы –өріс тақырыбы аймағы. Оны шерту сол өрісті түгел белгілеу мүмкіндігін береді.
Конструктор –мәліметер базасы обьектілерінің (кестелер, сұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерін анықтау режимі.
SQL – құрылымды сұраныстар тілі (structured query language). Көптеген программалық жабдықтардың стандарты болып саналады.
Гиперсілтеме –белгілі бір файлғасілтеме көрсеткіш. Гиперсілтемелер Access мәліметер базасын Internet файлдарымен не басқа файлдармен байланыстыру үшін қолданылады.
Берілгендер қорын пайдаланып амалдар орындау және одан ақпараттарды шығару.
Access - ті іске қосу үшін Windows жұмыс үстелі арқылы
Іске қосу → Программалар→Microsoft Access командасын беру жеткілікті.
Мәліметтер базасымен жұмыс істеудің екі режимі бар: біріншісі мәліметтер базасын құрып, оның құрылымын өзгертіп, объектілерін құруға арналған болса, екіншісі дайын мәліметтер базасын құруға арналған. Енді мәліметтер базасының негізгі объектілерін құру құралдарын қарастырайық:
· Конструктор режімі (қолмен енгізу құралы);
· Шебердің көмегі (автоматтандыру құралы);
· Қарапайым объектілерді жасаудың жеделдетілген құралдары.
Кестелер мен сұраныстарды дайындағанда Конструктор режімінде жұмыс істеген дұрыс, ал қалыптарды, есептерді және беттерді Шебер ұсынған автоматтандырылған құралдармен дайындағанқолайлы.
Оқып үйрену мақсатында обьектілерді құрғанда барлық құралдарды пайдаланған жөн. Бірақ оқу кестелері мен сұраныстарды дайындаған да конструктор режімінде жұмыс істеген дұрыс, өйткені шеберді қолдану жұмысты жеделдетіп алғашқы ұғымдар мен әдістерді меңгеруге кедергі келтіреді. Ал қалыптарды, есептерді және беттерді шебер ұсынған автомттандырылған құралдармен дайындалған қолайлы. Өйткені бұл обьектілер үшін олардың сыртқы дизайны басты рөл атқарады.
Мәліметтер базасының объектілері
Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесі жеті түрлі объектілерді құруға және қолдануға мүмкіндік береді.
Кестелер. Бұл кез – келген мәліметтер базасының негізгі объектісі. Кестелерде мәліметтер базасындағы барлық ақпарат сақталады және кестелер мәліметтер базасының құрылымын анықтайды.
Сұраныс. Бұл объекті кестедегі мәліметтерді қолданушыға ыңғайлы түрде шығарып береді. Сұраныстың көмегімен мәліметтерді сұрыптау, сүзгілеу амалдары орындалады және бұрыннан бар кестенің негізінде жаңа кесте құрылады, басқа мәліметтер көзінен импортталады, кестелерде қарапайым есептеулер жүргізіледі. Сұраныстың ерекшелігі – олар негізгі кестелердегі мәліметтердің негізінде уақытша қорытынды кесте құрады. Негізгі кестемен жұмыс істегенде біз қатқыл дискімен жұмыс істейміз, ал оған кез – келген кезде қатынау көп уақытты алады.Ал сұраныстың
көмегімен алынған уақытша кестеде біз тек экрандағы бейнемен жұмыс істейміз, ал оған қатынау тез жүзеге асырылады.
Қалыптар. Қалыптар мәліметтерді енгізу құралы болып табылады. Оның мәні – ол тек қолданушыға рұқсат етілген өрістерді толтыру құралдарын ұсынады. Қалыптардың көмегімен мәліметтерді экранға шығарып, безендіруге болады. Ол үшін мәліметтерді енгізу кезінде арнаулы безендіру құралдарын қолдану қажет.
Есептер. Қасиеттері мен құрылымы жағынан есептер қалыптарға ұқсас болғанымен, ол мәліметтерді тек баспаға шығаруға арналған. Сондықтан есептерде баспа құжаттарына арналған арнаулы безендіру элементтері бар.
Беттер. Осы объекті тек Microsoft Access 2000 –да ғана жүзеге асырылады. Бұл – Web бетте орналастырылатын және қолданушыға сол Web - беттен берілетін, HTML кодында жазылатын ерекше объект.
Макростар мен модульдер. Бұл категориядағы объектілер МББЖ – мен жұмыс істеу кезінде қайталанатын операцияларды автоматтандыруға және бағдарламалау арқылы жаға функцияларды құруға арналған. Макростар МББЖ – нің ішкі командадар тізбегінен тұрады және мәліметтер базасымен жұмыс істеуді автоматтандыру құралы болып табылады. Модульдер сыртқы бағдарламалау құралдарының көмегімен құрылады.
№11 лекция. Мәліметтер қорын басқару жүйесі. Мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ): мүмкіндіктері, жұмыс істеу принциптері, берілгендер базасын құру әдістері; берілгендерді іздеу және ондағы файлдарды шақыру әдістері.
Access, бұл - мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ). Access берілгендерді сақтау және қабылдау үшін және көрнекті түрге келтіруге және жиі орындалатын амалдарды автоматизациялауға арналған. Access пайдалана отырып мәліметтерді толық өңдеуге және күрделі есептер құруға мүмкіндік бар.
Access реляциондық МҚБЖ. Access-тің көмегімен кез-келген типтегі мәліметтерге жетуге болады және бірнеше функцияларды бір мезгілде орындауға болады. МҚБЖ-сін пайдалану мәліметтер құрылымын ыңғайластыруға, яғни, жұмысты жеңілдетуге мүмкіндік береді.
Базаға ешқандай мәліметтер енгізілмеген жағдайда да ол мәліметтер базасы болып қала береді. Өйткені онда мәліметтер болмаған күннің өзінде де, қандай да бір ақпарат бар–бұл мәліметтер базасының құрлымы. Ол мәліметтерді енгізудің және сақтаудың әдістерін анықтап береді. Мәліметтер базасы көптеген обьектілерден тұрады, бірақ солардың ең негізгісі кесте болып табылады. Ең қарапайым мәліметтер базасының құрлымы сол кестенің құрлымымен анықталады.
Біз білеміз, екі өлшемді кестенің құрлымы жолдар мен бағандардан тұрады. Олардың аналогы ретінде қарапайым мәліметтер базасында өрістер мен жазбаларды аламыз. Өрістердің құрамы мен қасиеттерін өзгерту арқылы, мәліметтер базасының құрлымын өзгертеміз.
Сандық типті өріс қасиеттерін орнату.Сандық өрістер бүтін не нақты сандар енгізілетін өрістер болып екіге бөлінеді. Жаңа құрылған кестеде сандық өріс құру не өрісті бапқа келтіру үшін қондырмадан өріс өлшемін, өріс форматын орнатып қою керек. Қондырмада типке сәйкес тізімді экранға шығару үшін көрінген сәйкес қатардың таңдалуы тиіс.
МЕМО өрісі.Өріс мәтіндік өріс сияқты, бірақ ол ұяшыққа [257...65535] аралығындағы символдар тізбегінен тұратын ұзын типті мәтіндік деректерді сыйдыр үшін таңдалады. МЕМО өрісінің ерекшелігі-деректер басқа жерде сақтауға жіберіледі де, ол орналастырылған орында сілтеме көрсеткіш қана сақталады.
Логикалық және Есептегіштипті өріс форматтарын Access автоматты түрде өзі орнатады. Логикалық өріс ұяшығына ауыстырып қосқыш белгісі енгізулі тұрады. Оны орнату ұяшықта логикалық Иә(ақиқат), орнатуды алып тастау Жоқ(жалған) мәнін енгізу деп қабылданады.
Алмастыру шебері –өріс типтерінің соңғысы етіп енгізілген элемент.Ол тип атауы емес, кестелерн байланысын орнатуға арналған ішкі программа.
Кестелермен жұмыс істеу.Microsoft Access-те кез-келген обьектімен жұмыс істеу мәліметтер обьектілері орналасқан. Кестені құру үшін сол жақ панельден кестені басқару элементін таңдап аламыз. Оң жақ панельде жаңа кестені құруға арналған басқару элементтері мен мәліметтер базасын бұрыннан бар кестелер тізімі келтірілген. Шебердің көмегімен кестені құру жұмыстыжеделдетуге арналғандықтан мұнда Microsoft Access-тің негізгі құрылымдары мен әдістерін игеру қиын. Бұл режім Access-те жұмыс істеп үйренген профессионалдарға арналған.
Кестеге мәліметтер енгізілгеннен кейін оны сақтаудың қажеті жоқ. Барлық мәліметтер автоматты түрде сақталады. Кестенің құрылымын қажеттілігі туған жағдайда оны Конструктор режімінде ашу қажет.
Егер байланыс өрістерді каскадты түрде жаңарту (каскадное обновление связанных полей) және байланысқан жазбалардыкаскадты түрде өшіру (каскадное удаление связанных записей) жалаушалары қойылған болса, онда сәйкесінше негізгі кестенің түйінді өрісінде жүргізілген өзгерістер автоматты түрде онымен байланысқан кестелерде де жүргізіледі.
Байланысты кестелер жөнінде. Кілттік өріс.Мәндері бірегей болатын өрісті бірегей өріс деп атайды. Мысалы, жазбалар нөмірлері енгізілетін өріс – бірегей. Егер кетенің бірде-бір өрісі бірегей болмаса, қажет кезінде қосымша етіп, ондай өрісті қолдан құру қиын емес.
Кестелерді байланыстыру үшін тағайындалған өрістерді кілттік өрістер деп атайды. Олардың кемінде біреуінің кілттік өрісі бірегей, екіншісінің өрісі осы типті болуы тиіс. Қолдан бірнеше өрістерді кілттік етіп қою да қиын емес.
Сұраныстармен жұмыс істеу.Деректер қоры кестесінен не байланысты кестелерден белгілі шарттарды қанағаттандыратын нәтижелік кесте құруға болады. Негіздік кестемен жаңылыстырмау үшін оны сұраныс обьектісі не жай ғана сұранысдеп атайды.
Мәліметтер қандай да бір сұрыптауды қамтамасыз етудің қосымша келетін жол үлгі бойынша сұраныс бланкісінің ең төменгі жағында орналасқан. Әрбір өріс үшін осы жолда жеке дара шарт беруге болады.
Есептеулері бар сұраныс.Бұл сұраныс берілген өрістерде, қандай да бір кестелер жүргізу қажет болады ұрылады. Ол үшін мәліметтер базасы ашқан соң пайда болған негізгі терезеден сұранысты таңдап, оны конструктор режімінде құрамыз
Сұраныс құрудың түрлі тәсілдері бар: фильтрлеу, «Қарпайым сұраныс шебері» программасын не сұраныстар конструкторын пайдалану.
Фильтрлеу.Excel-дегі сияқты, кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу (сүзгілеу)делінеді.
Фильтрлеудің үш түрі бар:
Таңдама фильтр
Әдеттегідей фильтр
Кеңейтілген фильтр
Фильтр дайындау сұраныс құру сияқты орындалады, бірақ олардың айырмашылығы : сұраныс объект (онымен түрлі редакциялау жұмысын жүргізе беруге болады), ал фильтр – тек сурет сияқты кескін.
Қарапайым сұраныс шебері. Қарапайым сұраныс– кестеден не байланысты кестелерден таңдалған өрістер бойынша құрылатын нәтижелік кесте.
Қарапайым сұраныс құру үшін сұхбаттық терезесі бар «Сұраныс шебері» процедурасын пайдалануға болады:
Сұраныстар конструкторы. Конструктор– күрделі шарттарды қанағатандыратын сұраныс құруға арналған арнайы терезесі бар негізгі құрал.
Конструктор режімі терезесінде «Топтық операция» қатары көрінбеуі де мүмкін. Бұл кезде аспаптар панелінің сәйкес түймесін шертіп не Көрініс - Топтық операциякомандасын беріп, оны енгізіп қоюға болады.
Формалар. Форма –берілгендерді экраннан енгізуді жеңілдету үшін дайындалған бланк.
Форманы кесте негізінде құрып, оған өзнгерісті енгізуге болады. Бұл кезде өзгерістер автомпатты түрде кестеге де енгізіліп қойылады. Форма құрудың үш тәсілі бар:
1. Автоформа – форманы автоматты түрде құру.
2. Формалар шебері – форманы жартылай автоматты түрде құру.
3. Қолдан құру конструктор режімі арқылы құру.
Автоформа –кестені автоматты түрде, форма түрінде көрсетудің қарапайым түрі. Автоформа жазуларын түзетуге және оған жаңа жазулар қосуға болады. Автоформа құрудың үш тәсілі бар:
1. Әр жазуды бөлек-бөлек бір бағанда көрсету (бағандық автоформа);
2. Әр жазуды қалпын сақтап көрсету (таспалық автоформа);
3. Әдеттегідей кесте түрінде көрсету (кестелік автоформа);
Олар Жаңа форматерезесі арқылы таңдалады. Терезені ашу үшін ДҚ терезесінен Формалар - Құру командасының берілуі тиіс. Оның «Автоформа» қатарларының бірін және кестелер тізімі енгізілген өрістен кесте атауын таңдау керек. Мысалы, Бағандық автоформа және Сессиякестесі таңдалып, ОК түймесі шертілген кезде әр өрісі жеке қатарда жазылған автоформаның бірінші жазуы көрнеді. Келесі жазуларын экранға шығару үшін ерезенің Жазуға өту түймелерін пайдалану жеткілікті. Формаға жаңа жазу қосы үшін соңғы түймені («Жазуға өту» түймесін) шету керек. Бос жазу бланкісі көрінеді. Оны толтыру әдеттегідей. Курсорды өріс ішіне орналастырып, берілгендерді редакциялап шығу да мүмкін.
Формалар шебері.Автоматты түрде форма құрудың екінші тәсілі – Формалар шебері программасын пайдалану. Онымен жұмыс істеу тәсілі:
1. «Жаңа форма» терезесін экранға шығару
2. Терезенің «Форма шебері» қатарын және кестелер тізімінен кесте атауын таңдап, ОК түймесін шерту.Төрт қадамдық сұхбаттық терезесі бар Форма шебері іске қосылады.
3. Бірінші қадам терезесінде өрістерді «Таңдалған өрістер» бөліміне көшіру.
4. Екінші қадам терезесінде Бір бағанға, Таспалық, Кестелік, Тураланған, атаулы ауыстырып қосқыштар көрінеді.
5. Үшінші қадам терезесінде форманың сырт көрінісін безендіруге арналған Глобус, Шырша, Бұлттар, Кеш, т.б. Фондық сурет атауларының бірін (Access 2000-да басқа атаулар көрінеді) таңдау.
6. Соңғы терезеде жаңа формаға ат беріп, «Көріп шығу не берілгендерді енгізіп шығу үшін форманы ашу» ауыстырып қосқышын орнату Дайын түймесін шерту.
Дайындалған форманы көріп шығу үшін алынған түрін редакциялауға және оған жаңа жазулар енгізуге болады.
Форманы қолдан құру. Форма конструкторы.Автоформа не Форма шебері арқылы құрылған форма құрлымы түрлі бөлімдерден тұрады. Олармен танысу үшін дайын форманы Конструктор режімінде ашып, көріп шығу жеткілікті. Құрлымды Форма тақырыбы, Деректер облысы және Форма ескертпесі бөлімдері бар.
Есептер. Есеп(есеп беру, отчет) – кесте не сұраныстың басып шығаруға дайындалған түрі. Есепті құру тәсілі форма құру тәсіліне ұқсас, бірақ формадан айырмашылығы – ол деректерді енгізу үшін емес, тек шығару үшін және экрандық емес, басылып шығатын құжатты дайындау форматында құрылады.
Автоесеп –есепті автоматты түрде құрудың қарапайым тәсілі. Оны екі типте құру мүмкін: бағандықжәне таспалық. Олар форма типтеріне ұқсас. Автоесеп құру үшін ДҚ терезесін ашып, Есеп – Құру командасын беру керек. Жаңа форма терезесіне ұқсас Жаңа есеп сұхбаттық терезесі көрінеді. Одан әрі автоесепті іске қосу тәсілі сияқты.
№12 лекция. MS Power Point қолданбалы программасында презентация құру. Шаблон мен автосодержания мастері түсінігі. Авторазметкалар. Түрлер. Слайдтарды ауыстыру. Гиперсілтеме. Презентациялар құру.
Мақсаты: Кез-келген тақырыпта презентация құра білу.
Презентация дегеніміз қандай да бір тақырыптың көрінісі.
Барлық презентациялар слайдтардан тұрады, оларда тексттік аймақтар, графикалық аймақтар, гиперсілтемелер (кнопкалар), видеоқойылымдар, дыбыстық және анимациондық эффектілер жатады.
Презентацияны көру үшін, оны құру және ыңғайға келтіру керек. Презентациялар Power Point - Office 97, 98 және т.б. қосымшасында құрылады және реттелінеді.
Файл.“Файл” менюі презентациялар сақталатын файлдармен жұмыс істеуге арналған. Презентациялар жеке слайдтардан тұрады.
Презентацияны бір ғана слайдпен құруға да болады. Ал, өзге слайдтар құрылмайды (Слайды не создаются) ,ал, “Вставка” менюі арқылы қойылады. Презентациясы бар файлды ашуға болады. Және слайдтарды өзгерте және оған жаңа слайдтарды енгізе отырып, презентацияның мазмұнын өзгертуге болады. Бұдан соң, Презентациясы бар файлды жабуға да болады. Презентацияны файлда бірнеше форматта сақтауға болады.
Формат .ppt – презентацияны Power Point қосымшасында ашуға және ол жерде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Бұл формат файлды Power Point қосымшасынсыз аша алмайды.
Формат .pps –файлды Power Point қосымшасынсыз, демонстрациялау режимінде ашуға мүмкіндік береді. Бұл файлға өзгеріс енгізу үшін Power Point қосымшасын ашу керек және “Файл” менюіндег “Открыть” (ашу) командасы арқылы файлды демонстрациялау режиміндеашады.
Power Point қосымшасының “Файл” менюінде жаңа “Упаковать” (жинастыру) командасы енгізілген.
Power Point –презентация жасаудың орта жүйесінің лидері. Бұл программаның көмегімен мәтіндік, сандық ақпараттарды жеңіл түрде өңделген слайдтар және диаграммалар түріне айналдыруға болады. Бұл сабақта сіздер өздеріңіздің презентацияларыңызды, слайдтарыңызды жасай аласыздар. Сонымен қатар презентация құрудың жолдарын, программа режимін, документ жасаудың жылдам жолдарын үйренесіздер. Бұл сабақта келесі тақырыптар қаралады:
- презентация жасау шебері;
- слайдтар қосу;
- слайдтар режимі;
- презентация құрылымы;
- слайдтар таңдау;
- дизайндар шаблоны;
Кәдімгі көру режиміндегі титульдік слайд құру терезесі. Бос презентация құру бөлімін таңдау барысында слайд құру терезесі шығады. Осы терезеден үлгінің бірін таңдауға болады.
Слайдтар режимі.Слайдтар режимінде жеке слайдтар презентациясы барлық терезені қамтиды. Бұл белгіленген слайдтың үлкейтіліп көрсетілген жай көрудің кестесі. Слайдтар кестесіне жекеленген обьектілерді көркемдеу суреттер қосу және мәтіндік жарнама қосу.
Автомазмұн шебері көмегімен:
· Жалпы мәселелер бойынша баяндамалар;
· Қызмет бабы бойынша баяндамалар;
· Жобаларды суреттеу;
· Маркетинг және сауда туралы есептер;
· Карнеги стилі бойынша хабарлар
№13 лекция. Желілер жайлы жалпы мәліметтер. Жалпы желі мен жергілікті желілер
Компьютерлік желі дегеніміз - бір-бірімен мәлімет алмаса алатын кем дегенде екі компьютердің байланыс құралдары көмегімен қарым-қатынас жасауына арналған ақпарат еңдеудің тармақталған жүйесі.
Басқаша айтқанда желі деп дербес компьютерлердің және де принтер, модем, факсимильдік аппарат тәрізді есептеу құрылғыларының бір-бірімен байланысқан жиынын айтады. Желілер әрбір қызметкерге басқалармен мәлімет алмасып құрылғыларды ортақ пайдалануға. қашықта орналасқан қуатты компьютерлердегі мәліметтер базасымен қатынас құруға және тұтынушылармен тұрақты байланыс жасауға мүмкіндік береді.
Желі құрамына кіретін компьютерлер мынадай жұмыстар атқарады:
- желімен қатынас кұруды үйымдастыру;
- олардың арасында мәлімет алмасуды басқару;
- желі тұтынушыларьша есептеу құрылғьшарьш пайдалануға беріп, оларға әртүрлі қызмет көрсету.
Компьютерлік желілердін турлері
Жергілікті және аймактық-таратылған желілер.
Жергілікті желі (LAN) бір ғимарат ішіндегі немесе қатар орналасқан ғимараттардағы дербес компьютерлер мен принтерлерді бір-бірімен байланыстырады. Аймақтық-таратылған желілер (WAN) гeoграфиялық тұрғыдан алғанда бір-бірінен қашықта орналасқан, бірақ бір компанияға немесе фирмаға, мекемеге қатысты бірнеше жергілікті желілерді байланыстырады.
Жергілікті желілер - дербес компьютерлерді бір-бірімен немесе оларды желі сервері рөлін атқаратын куатты компьютермен байланыстырып тұратын желінің ең қарапайым түрі.
Жергілікті желінің барлық компьютерлері серверде жазылған қолданбалы программаларды және принтер, факс тәрізді шеткері қүрылғыларды ортақ пайдалана алады. Желідегі әрбір дербес компьютер жұмыс станциясы немесе желі түйіні деп аталады.
Жергілікті жері әрбір тұтынушыға бір-бірімен өте жылдам қатынасуға мүмкіндік жасайды. Оның мынадай ерекшеліктерін атап етуге болады:
- құжаттарды бірге пайдалану;
- құжат айналымын жеңілдету: тұтынушы жұмыс орнынан тұрмай-ақ, жиналыс жасамай-ақ ортүрлі құжаттарды оқуға, түзетуге, түсініктеме беруге мүмкіндік алады;
- компьютер дискісіндегі орынды тиімді пайдаланып, оз жұмыс нәтижелерін серверде сақтау және архивтеу;
- сервердегі Қолданбалы программалармен оңай байланысу;
- қымбат тұратын қорларды - принтерлерді, СD-RОМ мәлімет жинақтауыштарын, қатты дискілерді және ортақ пайдалануға болатын көлемді қолданбалы программаларды (мысалы, мәтіндік процессорларды немесе мәліметтер базасын) бірігіп пайдалануды жеңілдету, т.б.
Аймақтық-таратылған желілер жергілікті желілер жасай алатын барлық жұмыстарды өте қашықта орналасқан бір компания компьютерлері арасында атқара алады. Әдетте ол үшін модем немесе жоғары жылдамдықты цифрлы желі арналарын ортақ пайдалануға арналған кешендік қызмет (ISDN, Integrated Services Digital Network) көрсете алатын байланыстық телефон арналары қолданылады. Мұнда ISDN арналары графикалық бейнелер жазылған үлкен көлемді файлдары тасымалдау үшін жиі қолданылады.
Модем немесе алыста орналасқан север кемегімен жүзеге асатын аймақтық тармақталған желілер функциясьш жергілікті желілер құрамына енгізе отырып, сыртқы коммуникация технологияларының төміндегідей мүмкіндіктерін пайдалануға болады:
- электрондық пошта арқылы мәліметтерді қабылдау және жөнелту;
- Интернетпан байланысу.
Интернет дегініміз - дүниенің әр түішіріндегі тұтынушыларды бір-бірімен мәліметтер қоймасы, бейнелер және дыбыстар жазбалары арқылы жеңіл байланыстыратын ен ауқымды желі түрі. Өз көлемін жылдам ұлғайта отырып (шамамен жылына 200%), ол біздің емірімізде күннен күнге өте елеулі рөл атқарып келеді.
Қазіргі кезде Интершттің ең негізгі функцияларына электрондық пошта қызметі мен мамандықтары бір немесе ортақ мәселемш айналысатын топтардың немесе зертеушілердің бір-бірімен жылдам мәлімет алмасуы жатады.
Интернет күнші-күнге куатты екпін алып, оған көптегін компаниялар мен фирмалар және қарапайым тұтынушылар үздіксіз қосылуда. Компаниялар мен олардың жабдықтаушылары және тұтынушылары арасындағы байланыс дәшкері релін атқаратын осы Интернет желісі болып табылады. Қазіргі кезде мекемелер және әрбір жеке отбасы үшін атқарылатын алыстан оқыту жүйелері, алыстан кеңес беру, емдеу жұмыстары тәрізді мәліметті, сөзді, бейнені, қозғалысты қашықтан жылдам жеткізу жұмыстары осы Интеренет арқылы жүзеге асырылады.
Кез келген компьютерлік желі жұмысы топология, хаттама (протокол), интерфейс, желілік программалық және техникалық құралдар тәрізді сипаттамалармен көрсетіледі.
Желі топологиясы оның негізгі функциональдық элементтерінің бір-бірімен байланысу құрылымын анықтайды.
Желілік техникалық кұралдар - компьютерлерді бір желіге ұйымдастыруды қамтамасыз ететін әртүрлі құрылғылар жиыны.
Желілік программалық құралдар - компьютерлік желі жұмысын басқарып, әрбір тұтынушыны қажетті интерфейспет қамтамасыз етеді.
Интерфейстер - желінің функциональдық элемшттерін бір-бірімен үйлестіру құралдары.
Протоколдар - желінің функциональдық элементтерінің бір-бірімен қатынас жасау ережелері. Функиональдық элементтер рөлін әртүрлі құрылғылар және де программалық модульдер атқара алады. Сол себепті ақпараттық және программалық интерфейстер қарастырылады.
Негізгі желілік топологиялар
Желінің атқаратын қызметіне байланысты топологиялардың үш түрі болуы мүмкін.
Шиналық топология. Мұнда жұмыс станциялары желі адаптерлері арқылы жалпы шинаға немесе магистральға (кабельге) қосылады. Дәл осындай тәсілмен магистральға басқа да желілік құрылғылар қосыла береді. Желінің жұмыс жасау процесінде тасымалданатын ақпарат жөнелтуші станциядан жұмыс станцияларының барлық адаптерлеріне жеткізіледі, бірақ оны тек адресте көрсетілген жұмыс станциясы қабылдайды.
Жұлдыз тәрізді топология. Мұнда ортақтандырылған коммутациялық түйін - желілік сервер болуы тиіс, ол барлық мәліметтерді жеткізуді жүзеге асырады. Бұл топологияның артықшылығы - кез-келген бір жұмыс станциясының істен шығуы жалпы байланысқа әсер етпейді.
Сақиналық топология. Мұнда байланысу арналары тұйықталған сақина бойында орналасады. Жәнелтілген мәлімет біртіндеп барлық жұмыс станцияларын аралап шығады да, оны керекті компьютер қабылдаған соң жұмыс тоқтатылады. Бүл топологияның кемшілігі - кез-келген бір жұмыс станциясьшың істен шығуы жалпы байланысты бұзады.
Желілік техникалық кұралдар
Жергілікті немесе аймақты тармақталған желілер архитектурасына байланысты негізгі компоненттер мен технологиялар мынадай бөлітерден тұрады:
Аппараттық құралдар:
- кабельдер;
- серверлер;
- желілік интерфейс тақшалары (NIC, Network Interface Card);
- концапраторлар;
- коммутаторлар;
- аймақтық тармақталаған желілер үшін бағдарлауыштар (маршуртизаторлар);
- аймақтық тармақталаған желілер үшін қашытқтан қатынас құру серверлері;
- аймақтық тармақталаған желілер үшін модемдер;
Серверлер. Клиент/сервер желісіндегі сервер дегеніміз осы желіге қосылған басқа компьютерлер пайдалана алатын файлдар мен қолданбалы программаларды сақтауға арналған жоғары көлемді қатты дискісі бар дербес компьютер болып табылады. Бұған қоса серверде желілік операциялық жүйе (NOS, Network Operating system) орнатылып, ол шеткері құрылғыларды (принтерлер тәрізді) да басқара алады.
Желілік интерфейс тақшалары (NIC, Network Operating System) үстелге қойылатын және портативті алып жұруге ыңғайлы компьютерлерге орнатылады. Олар жергілікті желідегі басқа құрылғылармен қатынас құру үшін қажет. Компьютер жұмыс өнімділігіне бірсыпыра талаптар қоятын әртүрлі дербес компьютерлерге арналған желі тақшаларының көптеген түрлері бар. Олар мәліметтерді тасымалдау жылдамдығының езгеруі мен желіге қосылу тәсілдеріне байланысты әртүрлі болып келеді.
Модемдер жай телефон арналары арқылы Интернетке қосылып, онымен мәлімет алмасу мүмкіндігін береді. "Модем" деген соз осы кұрылғының қызметіне байланысты шыққан, ол "модулятор/ демодулятор" сөздерінің кысқаша түрі. Модем дербес компьютерден шыккан цифрлық сигналдарды жалпы телефон арналары арқылы тасымалданатын аналогтық сигналдарға түрлендіреді. Ал екінші модем қабылданған сигналдарды қайтадан цифрлық формаға ауыстырады.
Желілік программалық кұралдар
Жергілікті және аймақтық тармақталған желілер архитектурасына байланысты программалық құралдар:
- желілік операциялық жүйеден,
- желіні басқару программалық құралдарынан тұрады.
Желілік операциялық жүйе (NOS, Network Operating system) - желіге қосылған әрбір дербес компьютерде пайдаланылатын программалық құрал. Ол желілік ресурстарды басқарып, олармен қатынас жасауды қадағалап отырады. Желілік операциялық жүйе тасымалданатын мәліметтерді баратын бағыттары бойынша бағдарлауды (маршруттауды), желілік құрылғылар үшін бәсекелік қайшылықтарды шешуді және дербес компьютердің операциялық жүйесімен, мысалы Windows 95, Windows NT, UNIX, Масіntоsh немесе ОS/2 жүйелерімен жұмыс істеуді ұйымдастырады.
Желілік операциялық жұйе файлдар мен қолданбалы программалардың үйлесімді жұмыс жасауын қамтамасыз етеді. Осындай бір жұмыс станциясында орналасқан ресурстар бірге пайдаланыла отырып, керекті мәліметтер алушыларға жонелтіліп және олар басқа компьютерлерден езгертіле алады. Желілік операциялық жүйенің негізгі белігі серверде орналасады да, қалған боліктері барлық жұмыс станцияларында қызмет етеді.
Желілік операциялық жүйе қосылған барлық құрылғыларды анықтап, ортақ пайдаланылатын шеткері құрылғыларға жұмыс станцияларының қатынасу приоритетін (егер бірнеше станция қатар сұраныс берсе) айқындап отырады. Бүған қоса операциялық жүйе трафикті реттеу релін атқарып, каталогтармен жұмыс істеуді басқарады және ақпаратты сақтау жүйесін бақылау өкілеттігін жүргізіп, желіні басқару функциясын жүзеге асырады. Кең тараған желілік операциялық жүйелерге Windows Server, Novell Netware, Ваnуаn VINES тәрізділер жатады.
Internet негізінде құрылған корпоративті желілер Intranet деп аталады. .
Internet не Интернет сөзбе-сөз аударғанда – аралық желі деп аударылады, ал, мағынасы – бірлескен желі.
Интернет Бүкіләлемдік желіні білдіреді, оның ақпараттары серверлерде сақталады. Серверлердің өз адрестері болады және олар арнайы программалармен басқарылады.
Ақпараттарды компьютердің көмегімен беру және қабылдау тәжірибелері 50-ші жылдарда басталды. Тек, 60-ыншы жылдардың аяғында АҚШ-тың Министрліктің Өндірістік Жұмыстар Агенттігі (DARPA ¾ Defense Advanced Research Project Agency) ұлттық масштабта алғашқы желіні құрды. Агенттік атына байланысты ол - ARPANET атын иемденді.
Интернет 1983 жылы пайда болды деп есептелінеді. Осы жылы компьютерлік байланыстың төңкерісі болды. Интернеттің туылған күнін қазіргі күні маңызды болып саналатын TCP/IP (Алмасуларды басқару хаттамасы/InternetПротокол) стандарттық байланыс хаттамасының пайда болуымен сәйкестендіреді.
Желі жұмысы: клиенттер мен серверлер.Желідегі ке-келген әрекет клиент және сервертүсінігіне негізделген.
Компьютер-сервер клиенттерге қажетті мәліметтерді қамтиды, ал, клиент, бұл – серверде сақталатын мәліметті алу үшін байланыс орнататын компьютер (дұрысы, компьютерлік программа). Мысалы, Web – те саяхаттап жүріп, Сіз клиент- программаны пайдаланасыз, бұл - Web-браузер деп аталады. Бұл арқылы Web-беттер орналасқан компьютермен байланыс орнатуға болады, ал, ол - Web-сервер деп аталады.
Интернет қызметтері.Интернетті қажетті мәліметтер үшін желіні не серверді пайдалану деп түсінуге де болады.
Глобальді желілерде ақпарат алмасудың екі режимі бар: диалогтік режим (нақты уақыт режимі), онда, пайдаланушы ақпарат бөлігін ғана алады, ол - on-linе деп аталады; пакеттік режим: ол - off-linе деп аталады, онда, пайдаланушы ақпаратты аз мерзімде береді (не қабылдайды) және кішігірім уақыт желіден шығып кетеді. Бұл уақыт ұзақ болуы да мүмкін, ол сұраныс іске асырылуына байланысты, не бірнеше уақыт, не бірнеше тәулік болады. On-linе -телефонмен сөйлескенге ұқсайды, ал, off-linе – почтадағы хат алмасуға ұқсайды.
Бұл электрондық хаттарды оқу үшін сіз желіні пайдаланбасаңыз да болады. Internet тек почтаны жіберу және қабылдау үшін ғана керек.
Почталық қызмет екі қолданбалы хаттамаға негізделген: SMTP и POP3. Біріншісі бойынша, хабарды компьютерден серверге жіберу, ал, екіншісі бойынша, келген хабарларды қабылдау іске асрылады. Клиенттік программалардың бірнеше түрлері бар: Windows98 ОЖ-не стандартты программа ретінде кіретін Microsoft Outlook Express программасы және бұдан да қуатты программа – атақты Microsoft Office2000 пакетіне кіретін Microsoft Outlook 2000 күрделі қызметтерді де қамтиды. Арнайы почталық программалардың ішіндегі ең атақтысы The Bat! және Eudora Pro программалары.
№14 лекция. Базалық технологиялар, хаттамалар және жергілікті желілер стандарттары. Байланыс жолының аппаратурасы мен ерекшеліктері. Берілгендерді алмастыру әдістері. INTERNET, электрондық почта.
Интернеттен файлдар қабылдау.Интернеттегі керекті файлды дискіге жазып алу керек пе, әлде тек көріп шығамыз ба- алғашқыда Internet Explorer 5.0 программасы арқылы осыны көрсетіп, файлды жүктеу шеберін іске қосамыз.
Файлдың жүктеліп жатқаны арнайы терезеде көрсетіліп тұрады. Файлдың жүктелу процесі осы мезетте Web-парақтарды көруге немесе Интернеттегі басқа операцияларды қатар орындауға еш кедергісін тигізбейді.
Кез келген тұтынушыға қажет болатын файлдар көбінесе FTР-топтарында сақталады.
FTР-торабымен байланысу үшін оның URL адресін браузердің Адрес өрісінде көрсетсе болғаны. Internet Explorer 5.0 программасы келісім бойынша FTР-торабына анонимді түрде тікелей қосылуды қамтамасыз етеді.
Мәліметтерді жөнелту және қабылдау.Электрондық пошта адресі екі бөліктен тұрады. Домендік адрес шартты түрде URL адресіндегі сщңғы екі бөлікке сәйкес келеді, олар негізінде осы компьютер кіретін жергілікті желі адресін көрсетеді. Адрестің екінші бөлігі (адрестегі бірінші жазу,ол «@» символының алдында тұрады) осы жергілікті желідегі нақты тұтынушыны (компьютерді) көрсетіп тұрады. Осы тұтынушыға арналған мәліметтер пошталық серверде жиналып тұрады да, сол тұтынушы компьютерінен келіп түскен сұраныс бойынша жіберіледі.
Телеконференция (немесе жаңалық топтары) нақты тұтынушыға бағытталмай, көпшілікке таратылатын мәліметтер болып табылады.
Есепке алу жазбасын құру.Электрондық пошта мен телеконференциялар мәліметтері пошталық серверде және жаңалықтар серверлерінде жинақталып сақталып тұрады, олармен жұмыс істеу үшін Microsoft Outlook Exspress программасы қолданылады.Ол Internet Explorer 5.0 броузерінен Сервис› Пошта мен жаңалықтар (Почта и новости) командасы арқылыбірден іске қосыла алады.
Outlook Express программасында есепке алу жазбасы Сервис›Есепке алу жазбасы (Учетные записи)командалары арқылы жасалады.
Электрондық пошта мәліметтерін даярлау.Жіберілетін мәліметті,яғни хатты жөнелтуден бұрын жазып даярлап алу керек.Оны даярлап түзету кезінде пошталық сервермен байланысудың қажеті жоқ.Электронды поштаның даярланған мәліметтері Outlook Express программасының ішкі бумаларында орналасады.
Хаттарға жауап әзірлеуі.Келіп түскен хабарды жеке терезеде ашып, оған төмендегі түрде жылдам жауап әзірлеуге болады:
· Хат иесіне жауап беру (Ответить отправителю) батырмасы келген хат авторына жауап дайындау үшін керек.
· Барлығына жауап беру (Отправить всем) батырмасы келген хат авторына және осындай хат алған жандардың барлығына жауап дайындау үшін керек.
· Жөнелту (Переслать) батырмасы келіп түскен хабарды басқа біреулерге (корреспондентке) жіберу үшін пайдаланылады.
Телеконференция мәліметтерін оқу. Телеконференция мәліметтерін оқу механизмі де электрондық поштадағы келген хаттарды оқу тәрізді орындалады.
Адрестік кітаппен жұмыс істеу.Адрестік кітап көмегімен мынадай істерді атқаруға болады:
- мәліметтерді жіберген адамдардың адрестерін есте сақтау;
- олардың адрестерін хатқа қайта жазу жұмысын автоматтандыру;
- енгізілген адрестердің дұрыстығын тексеруді ұйымдастыру;
- хатты бірнеше адамдарға жіберуді жеңілдету.
