Є багато підходів до визначення груп, і майже всі автори зауважують, що учасники групи мають насамперед психологічно усвідомлювати існування один одного і виконувати конкретні функції. Наприклад, група — це:
1) дві особи або більше, які взаємодіють одна з одною так, що кожна особа впливає на інших й одночасно перебуває під їх впливом;
2) певна чисельність працівників, котрі дотримуються певних норм і прагнуть задовольняти свої потреби шляхом досягнення мети групи.
Характерними ознаками будьяких груп є:
— наявність спільної мети;
— взаємний вплив членів групи один на одного та поведінку групи в цілому, наявність певних норм поведінки.
Л.Р. Сейлс запропонував чотири групи:
1) директивна, як правило, характеризується формальною організаційною схемою та ланцюгом команд, наприклад, армія. Директивність існує внаслідок рангових відносин між членами групи;
2) цільова, що створюється для певного проекту або завдання. Члени такої групи мають можливість спілкуватися і співпрацювати;
3) група за інтересами, де акцент ставиться на власне групу; має ланцюг команд, спільне завдання, яке розуміють і поділяють усі члени групи;
4) дружна — функціонує тому, що її члени хочуть бути разом. Вони можуть зустрічатися за роботою або в групах різних типів, але в їх діяльності немає мотивацій, окрім задоволення від спілкування.
Причини виникнення груп поділяються на:
— економічні. У низці випадків люди вважають, що зможуть отримати вищий економічний результат, більшу вигоду, об'єднавшись у групу;
— фізичні (природні). В організації групи формуються за родом занять, спорідненістю і специфікою робіт;
— соціально-психологічні, до яких належать: потреби в безпеці, незалежності, повазі та самовираженні.
На діяльність групи впливають такі чинники:
— мотивація членів групи;
— структура влади в групі;
— труднощі в комунікації;
— рівень приналежності;
— достатня чіткість у формуванні мети;
— чіткість відповідальності.
У моделі Дж. Хоманса під сутністю видів діяльності розуміють реалізацію персоналом певних завдань, у процесі виконання яких між людьми виникають відносини, що сприяє певним позитивним і негативним почуттям, емоцій у стосунках один з одним і з керівництвом.
Дуже важливо, щоб керівники розуміли, що інформаційні організації динамічно взаємодіють із формальними. Одним із перших, хто приділяв увагу цьому фактору, а також створенню інформаційних організацій, був Дж. Хоманс — теоретик у галузі дослідницьких груп.
Модель демонструє, як з процесу управління (делегування завдань, що викликають взаємодію) виникають інформаційні організації, вона свідчить про потребу управління інформаційною організацією. Оскільки групові емоції впливають як на завдання, так і на взаємодію, вони можуть також впливати і на ефективність формальних організацій. Залежно від характеру емоцій (позитивних або негативних) вони спричинюватимуть або підвищення, або зменшення ефективності, призводитимуть до відпливу кадрів, скарг та інших явищ, що дуже важливі для оцінювання діяльності. Тому, навіть якщо формальна організація створена не за волею керівництва та не перебуває під його повним контролем, нею завжди необхідно ефективно управляти, щоб вона могла досягти поставлених цілей.
Ефективність діяльності групи залежить від етапу її розвитку На початкових стадіях розвитку, коли в групі немає єдності, спостерігаються часті помилки в роботі. Потім група зосереджує увагу на взаємодопомозі та підтримці у досягненні мети; може повністю виявити майстерність і здібності своїх членів. Б. Басе визначив чотири етапи процесу розвитку групи:
1) взаємне визнання. Члени групи відчувають недовіру та відчуження; відбувається активний пошук місії та основних завдань групи;
2) прийняття остаточного рішення. Відкрите спілкування стає нормою поведінки, докладаються зусилля, щоб розв'язати проблеми і виробити рішення, працівники підтримують думки один одного;
3) мотивація. Група досягає зрілості, відомі проблеми всіх її членів, учасники порозуміння, що ліпше взаємодіяти, ніж конфліктувати, наголошується на солідарності групи;
4) контроль. Група, що досягла цієї стадії, прекрасно організувалася, її члени роблять внесок у виконання поставлених завдань в міру своїх здібностей.
Інші автори підходять до періодизації розвитку груп детальніше і виокремлюють такі стадії їх розвитку:
1) формування нової групи. Першим етапом є утворення єдиного цілого з майже чужих один одному людей. Люди поводяться обережно, ніяково. Кожен прагне знайти собі роль, яка забезпечила б збереження його індивідуальності і підходила до єдиного цілого. Люди прагнуть діяти, не дратуючи інших. Звичайним фактором, що об'єднує групи, є задана робота, а виконання її здійснюється "як у всіх";
2) набуття навичок. Група працює над ширшими завданнями, виконання яких передбачає внесок усіх членів групи. З'являються конкретні проблеми; перепонами може бути поділ праці, зовнішні умови, техніка. Рішення приймаються на основі голосування, а кінцевий результат визначається усередненою думкою;
3) зміцнення. Люди є сформованою групою. Члени групи вже мають певні враження про інших працівників і методи їх роботи. Кожен знає свою роль і прагне її здійснити. Активні та пасивні члени чітко розмежовуються. Відпрацьовано власні
способи роботи;
4) поділ на клани. Члени групи підтримують один одного. Бажання членів групи працювати один з одним різко падає. Між кланами виникає конкуренція та ведеться боротьба за владу. Розподілові на клани можна перешкодити, а вплив кланів можна зменшити, обговорюючи проблеми та шукаючи причини їх виникнення;
5) внутрішня гармонія. Відбувається постійний пошук згоди будь-яким чином. Атмосфера в групі досить тепла, дружна та безпечна, її члени пишаються приналежністю до неї. Проблемою може бути самозадоволення, а стабільність може стати перешкодою для роботи нових членів групи. Група має свої звичаї, члени — робочі місця;
6) подрібнення. Удавана рівновага починає порушуватися. З'являються розсудливі люди, які зауважують, що одних дружніх стосунків недостатньо;
7) ідеальна група. Відкрита і всередину, і назовні. Співробітництво і комунікації здійснюються гнучко та цілеспрямовано. Ролі та норми не мають чітких контурів. Діяльність групи спирається на особистий внесок кожного, її члени здатні виявляти ініціативу, спрямовані на нове, прагнуть постійно розвиватися і погоджуються працювати на благо групи; завдання виконують за спільної відповідальності. Діяльність заснована не тільки на справах, а й на почуттях.
