Діаграми використовуються для графічного відображення та аналізу даних робочого листа.
Діаграму можна впровадити як об'єкт у робочий лист, що містить вихідні дані. У такий спосіб дані, на основі яких побудована діаграма, та сама діаграма будуть відображені поруч і в такому вигляді можуть бути роздрукованими. Впроваджені діаграми зберігаються як об'єкти робочого листа у робочій книзі.
Діаграму можна також створити на окремому листі — листі діаграм. При цьому лист діаграм буде вставлений у робочу книгу та збережений разом з іншими листами робочої книги.
Діаграма, незалежно від місця її розміщення, буде пов'язана з вихідними даними робочого листа (на основі яких вона побудована). Зміна даних у листі автоматично призведе до змін у діаграмі.
Для побудови нової діаграми Excel надає у допомогу користувачу майстра діаграм, що робить цей процес максимально інтуїтивно зрозумілим. Створення діаграми зводиться до виділення діапазону чарунок, що містять вихідні дані, та активізації майстра діаграм. Далі, у виведених послідовно на екран вікнах майстра діаграм, варто задати потрібні параметри створюваної діаграми, що визначають її вид, оформлення, специфіку розгляду вихідних даних.
При роботі з діаграмами зручно використовувати панель інструментів «Диаграммы», що дозволяє, наприклад, легко змінити тип діаграми. За допомогою панелі інструментів «Диаграммы» можна створити діаграму відразу без допомоги майстра діаграм. Для відображення вказаної панелі на екрані виконайте команду «Вид\Панели инструментов» та вкажіть її ім’я. Можна також вибрати ім'я панелі з контекстного меню будь-якої відображеної панелі інструментів.
При активізації діаграми Excel переходить у режим роботи з нею, змінюючи відповідним чином головне меню, максимально пристосовуючи його до можливостей зміни та оформлення діаграми. Зокрема, пункт меню «Данные» замінюється на пункт «Диаграмма», змінюються підменю пунктів «Вставка», «Формат» та ін.
При створенні та роботі з діаграмами Excel часто використовує поняття: ряди даних та категорії.
Ряди даних — це набори значень, що потрібно відобразити на діаграмі. Наприклад, при побудові прибутку компанії за минуле десятиріччя рядом даних є набір значень прибутку за кожний рік.
Категорії служать для упорядкування значень у рядах даних. При розгляді прибутку за минулі десять років категоріями є роки.
Іншими словами, ряди даних — це ті значення, які потрібно вивести на діаграмі, а категорії — це “заголовки”, над якими ці значення відкладаються. Можливо, корисною виявиться природна математична аналогія: категорії являють собою значення аргументу, а ряди даних — відповідні значення функції.
