Критерії вибору програмного забезпечення для управління проектами

При виборі спеціалізованих програмних продуктів з управління проектами необхідно аналізувати не тільки програмні властивості продукту, але і доцільність його застосування з точки зору певного рівня управління.

При автоматизації процесу управління проектами вибір спеціалізованих програмних продуктів здійснюється за такими критеріями:

1) параметри інтерфейсу;

2) можливості управління даними;

3) вид механізму планування;

4) можливість забезпечення сумісної роботи користувачів.

Під параметрами інтерфейсу програмного забезпечення мається на увазі сукупність властивостей програми, які забезпечують введення та відображення даних за проектами.

Інтерфе́йс користувача – це сукупність засобів і методів, за допомогою яких користувач взаємодіє із різними, найчастіше складними, машинами, устроями й апаратами.

Оскільки інтерфейс є сукупністю, то він складається з елементів, які, самі по собі, також можуть складатися з елементів (так, екран дисплею може містити в собі інші вікна, які, у свою чергу, можуть містити панелі, кнопки та інші інтерфейсні елементи).

Особлива й окрема увага в інтерфейсі користувача традиційно приділяється його ефективності й зручності користування.

Засоби інтерфейсу:

– виведення інформації з устрою до користувача (дисплеї, проектори, лампочки, динаміки, зумери й сирени тощо);

– введення інформації/команд користувачем в устрій (кнопки, перемикачі тощо);

Методи інтерфейсу – це набір правил, закладених розроблювачем устрою, згідно до яких сукупність дій користувача повинна привести до необхідної реакції устрою й виконання необхідного завдання. Правила ці повинні бути досить ясними для розуміння й легкими для запам'ятовування.

Збільшення в устрої (при збереженні рівної функціональності) засобів введення/виведення дозволяє спростити методи управління й правила користування, але в той же час призводить до складності сприйняття інформації користувачем: інтерфейс стає перевантаженим. І навпаки – зменшення кількості засобів відображення й контролю призводить до ускладнення правил управління, оскільки кожний елемент несе на собі занадто багато функцій. Тому проектувальники інтерфейсів намагаються прийняти компромісне рішення між цими двома крайностями в кожному окремому випадку.

Інтерфейс поєднує в собі всі елементи й компоненти програми, які здатні впливати на взаємодію користувача із програмним забезпеченням, це не тільки екран, що бачить користувач.

До цих елементів належать:

– набір завдань користувача, які він вирішує за допомогою системи;

– використовувана системою метафора (наприклад, робочий стіл в MS Windows®);

– елементи управління системою;

– навігація між блоками системи;

– візуальний дизайн екранів програми;

– засоби відображення інформації;

– устрої й технології введення даних;

– діалоги, взаємодія й транзакції між користувачем і комп'ютером;

– зворотний зв'язок з користувачем;

– підтримка прийняття рішень у конкретній предметній області;

– порядок використання програми й документація на неї.

Розглянемо детальніше декілька елементів інтерфейсу: меню та вікно діалогу.

Меню зазвичай має багаторівневу структуру. Меню верхнього (першого) рівня називають головним. Інтерфейс користувача створюють так, щоб забезпечити вільний перехід між пунктами меню зверху вниз і знизу вверх. Це означає, що з головного меню можна перейти в будь-який пункт меню другого рівня, від нього до пунктів меню третього рівня і т.д. З будь-якого пункту меню найнижчого рівня можна поступово перейти в головне меню. Деякі меню допускають можливість одночасного вибору не одного, а кількох пунктів меню. Зустрічаються також меню, в яких деякі пункти в даній ситуації вибрати неможливо. Такі пункти називають недоступними. Але в інших ситуаціях вони стають доступними. Звичайно недоступні пункти позначають світлішим кольором порівняно з доступними. Якщо після назви якогось пункту меню розміщені крапки, то це означає, що після вибору цього пункту меню система зробить запит про введення додаткових даних для виконання даного пункту. Вибрати будь-який пункт меню означає виділити його іншим кольором, а потім натиснути клавішу Enter або клавішу миші. Вибравши пункт меню, виконують відповідну операцію або установлюють відповідний режим виконання операції. Пункт меню, який потребує відповіді "так" або "ні", називають перемикачем.

За способом розміщення меню на екрані дисплея розрізняють горизонтальне меню (menu bar) та спадаюче меню (pull-duwn).

У графічних системах меню – це не тільки список об'єктів. Меню може являти собою панель інструментів у вигляді картинок (піктограм).

Важливим елементом інтерфейсу користувача є вікно діалогу. Вікно діалогу видається на екран дисплея за програмою. У ньому або пропонується перелік об'єктів для вибору, наприклад перелік файлів, шрифтів, або його потрібно заповнити самому користувачу. Іноді вікно діалогу вже заповнене відповіддю, яку пропонує сама система. Користувач має або згодитися з нею, або може заповнити вікно діалогу іншими повідомленнями.

Управління даними – це властивості програмного продукту, які характеризують можливості доступу, обробки та передачі інформації за допомогою спеціальних макросів, шаблонів тощо.

Різні компанії пропонують програмне забезпечення управління даними як інструмент, який збільшує точність в управлінні і поясненні різних рівнів даних.

Програмне забезпечення управління даними дозволяє вам економити час, щоб ви змогли зосередитися на тих аспектах вашої роботи або компанії, які є більш придатними для вашої кваліфікації.

База даних (БД) – це сукупність взаємозв'язаних даних, що зберігаються разом.

На відміну від файлових систем БД зорієнтована для підтримки даних для кількох застосувань. На практиці ця властивість інколи порушується. Часом таке порушення можна пояснити тим, що проект вводиться в дію поетапно, і у певний момент дійсно функціонує тільки одне застосування. Іноді відхід від вказаної властивості зумовлений іншими важливими причинами, але, на жаль, не є рідкістю просто помилка у виборі засобів для реалізації проекту і ситуація нагадує відоме прислів'я про стрілянину з гармати по горобцям.

Взаємопов'язаність даних полягає в тому, що доступ до певної групи даних якогось застосування загалом полегшує доступ до інших груп даних цього ж застосування. В умовах орієнтації БД на велику кількість застосувань виникає необхідність у підтримці значного числа різноманітних зв'язків між даними. Саме у розумінні тісного логічного зв'язку використані слова про збереження разом даних.

База даних – це набір даних з наступними властивостями:

– дані логічно пов'язані між собою і несуть відповідну інформацію;

– структура баз даних звичайно відповідає тому специфічному набору даних, які вона містить;

– бази даних відображають тільки окремі аспекти реального світу, що дає змогу визначити їх як "мікросвіт".

Системи управління базами даних – це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, заповнювати їх та працювати з ними. У світі існує багато різноманітних систем управління базами даних. Багато з них насправді є не закінченими продуктами, а спеціалізованими мовами програмування, за допомогою яких кожний, хто вивчить дану мову, може сам створювати такі структури, які йому потрібні, і вводити в них необхідні елементи управління. До таких мов відносяться Clipper, Paradox, FoxPro та інші.

Системи управління базами даних (СУБД) є набором програмних засобів, необхідних для створення, використання і підтримки баз даних.

Система управління базами даних (СУБД) поєднує відомості з різних джерел в одній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми.

Організація єдиної бази даних стала можливою лише завдяки тому, що були створені спеціальні програмні продукти – системи управління базами даних (СУБД).

Основне призначення СУБД – створення та підтримка в актуальному стані бази даних, а також зв'язок її з програмами розв'язування економічних завдань (прикладні програми користувачів).

СУБД першого покоління характерні тим, що кожна група користувачів розробляла своє власне програмне забезпечення по управлінню даними. Наслідками такої сепаратизації стало надмірне дублювання програмних кодів і даних.

Системи управління даними другого покоління – файли взаємопов'язаних даних об'єднуються в бази даних. СУБД створюються для таких досвідчених користувачів, як програмісти.

Системи управління даними третього покоління – можливості СУБД розширились. Створені розвинуті інтерфейси, що забезпечують інтерактивний доступ звичайним користувачам.

Найпоширенішими СУБД є Visual FoxPro та Microsoft Access.

Система управління базами даних VISUAL FOX PRO (VFP).Кожна таблиця зберігається в окремому файлі з розширенням dbf. Усі інші об'єкти – форми (form), запити (query), звіти (report), програми (program), меню (menu), уявлення (view) теж зберігаються в окремих файлах з відповідними типами.

Дані поділяються на змінні бази даних (поля), змінні пам'яті (використовуються для проміжного зберігання даних) та масиви змінних пам'яті. Ім'я змінної може мати довжину до 10 символів, містити літери від А до Z, всі цифри та знак підкреслювання (_). У таблиці 1 перелічені типи даних, які можуть приймати змінні.

Таблиця 1 – Типи даних в системі управління базами даних VISUAL FOX PRO

Система управління базами даних MICROSOFT ACCESSвходить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.

Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.

Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

– система меню;

– панелі інструментів;

– контексне меню;

– укажчик миші;

– комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:

– визначення мети створення бази даних;

– визначення таблиць, які повинна містити база даних;

– визначення структури таблиць (полів та їх типів);

– призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;

– визначення зв'язків між таблицями;

– завантаження даних;

– створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

– аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць.

До механізму планування належать інструменти програмного продукту, які дозволяють дотримуватися основних вимог щодо строків та ресурсів при управлінні як окремим інноваційним проектом, так і їх портфелем.

Під методом планування розуміють конкретний спосіб (технічний прийом), за допомогою якого здійснюється вироблення та обґрунтування шляхів досягнення планових цілей і розрахунок кількісних значень показників планових документів.

Теорія планування має досить великий інструментарій методів. Ряд методів мають універсальний характер, тому крім обґрунтування планових рішень вони можуть використовуватися при вирішенні інших економіко-управлінських завдань. У практиці внутрішнього планування найчастіше має місце комплексне використання декількох методів одночасно. Вибір того чи іншого методу обґрунтування планового показника чи рішення є справою керівника. Оскільки кожна ситуація індивідуальна, то серед усіх засобів і методів обґрунтування планових рішень важливе місце займають творчість і особисті знання працівника.

До методів, що найчастіше використовуються під час планування, можна віднести:

Балансовий метод реалізує вимогу забезпечення пропорційного розвитку економічних систем. Він передбачає узгодження в планових розрахунках ресурсів і потреби в них. Розробка балансів починається з визначення потреби в ресурсах. Потім встановлюються можливості підприємства задовольнити потребу за рахунок власного виробництва, власних коштів, залучення кредитів і т. ін. Далі йде процес ув'язування балансу, тобто розглядаються заходи, що дозволяють збільшити кількість ресурсу або скоротити потребу в ньому.

Нормативний метод – один з найбільш часто використовуваних методів планування. Суть його полягає в обґрунтуванні планових показників за допомогою різноманітних норм і нормативів. Норма характеризує науково обґрунтовану максимально припустиму міру витрати ресурсу на одиницю продукції чи виду робіт (послуг) у прийнятих одиницях виміру. Нормативи являють собою досить широкий спектр показників, що, як правило, характеризують або ступінь використання ресурсу (відсоток завантаження номерного фонду готелю, фондовіддача, рентабельність і т. ін.), або регламентують взаємини між державою і підприємством чи взаємини між учасниками виробничого процесу з питань розподілу отриманих результатів, наприклад, податок на прибуток, нормативи утворення фонду оплати праці, нормативи відрахувань у пенсійний фонд і т. ін.

За характером використання в процесі планової діяльності норми й нормативи можуть бути:

• міжгалузевими, що розробляються на види робіт, які здійснюються приблизно в однакових умовах на підприємствах різних галузей (загальногалузеві нормативи), наприклад, вантажно-розвантажувальні роботи;

• галузевими, що регламентують витрати на всіх підприємствах галузі, наприклад, норматив площі, що прибирається, для працівників, зайнятих прибиранням прибудинкової території;

• нормативи, застосовувані до однотипної діяльності підприємств різних галузей чи їхніх підрозділів, наприклад, нормативи, що регламентують діяльність персоналу пралень поза залежністю від того, чи є пральні підприємствами побутового обслуговування чи підрозділами лікарняних або готельних комплексів;

• цехові (заводські), що розробляються на самому підприємстві, наприклад, норми витрати миючих засобів на прибирання номерів у готелі.

Граничний аналіз дозволяє знаходити прибуткове співвідношення витрат і доходів підприємства. Він прийнятний у тих випадках, коли є можливість підрахувати граничні витрати і зіставити їх з граничними доходами.

Забезпечення сумісної роботи – це можливість використання програмного продукту одночасно декількома користувачами незалежно від їх місцезнаходження на базі багаторівневої серверної архітектури.