Вже давно стало цілком зрозумілим, що існує довідкова інформація, яку використовують користувачі при розв’язанні багатьох задач обробки або комплексів задач. Довідники містять повні атрибути підприємств, характеристики матеріалів, відомості про мешканців міст, про автомобілі, тобто про все, що може знадобитись людині в її професійний діяльності, соціальному та приватному житті. Довідники можуть мати локальний характер використання або використовуватись у державному масштабі, але принцип організації вони мають однаковий. Записи в них завжди впорядковані за певною ознакою, яка використовується для пошуку потрібної інформації. Але треба зазначити, що є можливість впорядкувати той же файл-довідник за іншою ознакою, тобто отримати так званий індексований файл. Залежно від характеру задачі до довідника можна звертатися один чи декілька разів, тому потрібно визначити, чи можна при повторному звертанні продовжувати читати довідник, чи треба повернутися до його початку (тобто закрити його, а потім знову відкрити).
Наведемо приклад використання довідника.
Приклад 6. Сформувати та надрукувати список підприємств, на яких працюють співробітники, перелічені у файлі KADR, використовуючи файл «Довідник підприємств».
Файл «Довідник підприємств» має записи такої структури:
| Код підприємства
| Назва підприємства
| Адреса
| Телефон
|
Вихідний документ має наступний формат:
